Увольнение сотрудника — это не только процесс передачи дел и расчета, но и важный этап документального оформления, от которого зависит будущее бывшего работника. Самое главное помнить, что по закону работодатель обязан выдать ряд документов в последний день работы. Однако часто возникают ситуации, когда требуются дополнительные справки или копии документов, не входящие в обязательный перечень, выдаваемый автоматически. В этом случае необходимо грамотно составленное заявление о выдаче справок.
В данной статье мы подробно разберем, какие справки можно запросить, как правильно оформить заявление, чтобы оно имело юридическую силу, и какие сроки установлены для ответа работодателя.
Согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 84.1 и ст. 62), в день увольнения работнику обязательно выдаются:
- Трудовая книжка (или сведения о трудовой деятельности в электронном виде);
- Медицинская книжка (если она хранится у работодателя);
- Справка о сумме заработка за два календарных года, предшествующих году прекращения работы (форма 182н);
- Справка о страховых взносах (форма ЕФС-1, раздел 1);
- Копия приказа об увольнении (по письменному заявлению работника, но часто выдается автоматически).
Однако для оформления пособий в центре занятости, получения визы, подтверждения опыта работы или оформления ипотеки могут потребоваться и другие документы. Очень важно понимать, что любые документы, связанные с работой, работодатель обязан выдать в течение 3 рабочих дней после подачи письменного заявления (ст. 62 ТК РФ).
Список дополнительных справок, которые можно запросить:
- Копии приказов о приеме на работу, переводах и поощрениях;
- Справки о периоде работы в конкретной должности;
- Копии должностных инструкций;
- Справки о среднем заработке за последние 3, 6 или 12 месяцев (для биржи труда);
- Характеристика с места работы (хотя это право, а не обязанность работодателя, запросить её можно).
Как правильно составить заявление: Структура и правила
Законодательство не утверждает строгой унифицированной формы для заявления о выдаче копий документов или справок. Форма заявления свободная, но документ должен соответствовать общим правилам делопроизводства, чтобы быть принятым в работу.
Основные элементы документа:
Как правило, документ составляется на обычном листе бумаги формата А4. Структура должна быть следующей:
Шапка документа
В правом верхнем углу указывается:
- Кому: Должность руководителя организации (например, Генеральному директору ООО «Вектор»), ФИО руководителя в дательном падеже.
- От кого: Должность и ФИО сотрудника, который подает заявление (в родительном падеже). Если сотрудник уже уволен, указывается «бывшего сотрудника».
По центру листа пишется слово ЗАЯВЛЕНИЕ. Точка в конце не ставится.
Основная часть (Текст)
Здесь необходимо четко и лаконично изложить просьбу. Следует указать:
- Основание для запроса (ссылка на ст. 62 ТК РФ);
- Перечень запрашиваемых документов (максимально подробно: названия, периоды);
- Цель запроса (не обязательно, но желательно, например, «для предоставления в органы социальной защиты»);
- Предпочтительный способ получения (лично в руки или почтой).
Подвал документа
Внизу слева ставится дата составления, справа, личная подпись заявителя и ее расшифровка.
Образец заявления о выдаче справок
Ниже представлен актуальный шаблон, который можно использовать в 2026 году. Вы можете скопировать его и заполнить своими данными.
Генеральному директору ООО «СтройМаш»
Иванову Петру Сергеевичу
от бывшего инженера отдела проектирования
Сидорова Алексея Ивановича
ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу Вас, руководствуясь частью 1 статьи 62 Трудового кодекса Российской Федерации, выдать мне копии следующих документов, связанных с моей работой в ООО «СтройМаш» в период с по :
- Копию приказа о приеме на работу № 45-к от .
- Копию приказа о переводе на должность ведущего инженера № 112-к от .
- Справку о периоде работы и занимаемой должности для предоставления в Центр занятости населения.
- Копию приказа о премировании по итогам 2025 года № 20-п от .
Запрашиваемые документы прошу выдать мне лично в руки в установленный законом трехдневный срок.
26 мая 2026 г. _______________ /А.И. Сидоров/
Пошаговая инструкция по подаче заявления
Чтобы ваш запрос был обработан быстро и без ошибок, следуйте этому алгоритму:
- Подготовка: Составьте заявление в двух экземплярах. Один отдадите работодателю, второй останется у вас.
- Подача:
- Лично: Принесите оба экземпляра в отдел кадров или секретарю. На вашем экземпляре должны поставить входящий номер, дату приема, подпись и печать организации.
- Почтой: Если вы уже уволились и не можете прийти лично, отправьте заявление заказным письмом с уведомлением о вручении и описью вложения.
- Электронно: Если в организации принят электронный документооборот (ЭДО) и у вас есть действующая электронная подпись, можно отправить заявление через корпоративную систему.
- Ожидание: По закону у работодателя есть 3 рабочих дня на подготовку и выдачу документов. Срок исчисляется со следующего дня после регистрации заявления.
- Получение: При получении документов проверьте наличие всех запрошенных бумаг, правильность написания ФИО и дат. На копии приказа или справке должна стоять печать организации и подпись уполномоченного лица.
Что делать, если работодатель отказывает или затягивает сроки?
Отказ в выдаче документов, связанных с работой, или нарушение 3-дневного срока является нарушением трудового законодательства.
Если работодатель игнорирует заявление:
- Составьте жалобу в Государственную инспекцию труда (ГИТ). Это можно сделать онлайн через портал «Онлайнинспекция.рф».
- Обратитесь в суд с исковым заявлением об обязании выдать документы и взыскании компенсации морального вреда.
- Для должностных лиц организации предусмотрена административная ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ (штрафы).
Важно: Даже если сотрудник уволился несколько лет назад, он сохраняет право запросить копии документов, связанных с его работой. Срок обращения за такими документами не ограничен.
Грамотно составленное заявление о выдаче справок при увольнении — это гарантия того, что вы получите необходимые бумаги вовремя. Помните, что форма заявления свободна, но наличие ссылок на закон (ст. 62 ТК РФ), четкий перечень документов и правильная регистрация заявления у работодателя значительно ускоряют процесс. Не бойтесь отстаивать свои права на получение полной информации о своей трудовой деятельности.
Используя приведенные выше образцы и рекомендации, вы сможете быстро и правильно оформить все необходимые документы без ошибок и задержек.