Одной из ключевых задач отдела кадров при увольнении сотрудника является корректное оформление и подготовка его документов к архивному хранению. Центральным элементом этого процесса является составление внутренней описи — систематизированного перечня документов, входящих в дело уволенного работника. Эта статья подробно разберет, что такое внутренняя опись, зачем она нужна, как её правильно составить и какие документы должны в неё входить.
Что такое внутренняя опись и зачем она нужна?
Внутренняя опись, это документ-список, который составляется в самом деле (или на отдельный том, если дело сформировано в нескольких папках) и содержит полную информацию о всех документах, подшитых в это дело. Она служит:
- Справочным инструментом для архивариуса и сотрудников кадровой службы. По описи можно быстро найти нужный документ, не перебирая все бумаги.
- Контрольным перечнем при передаче дел в архив. Архив принимает дело только при наличии полной и правильно оформленной описи.
- Доказательством комплектности дела на момент передачи на хранение.
- Гарантией сохранности документов. При отсутствии описи или её неполноте могут возникнуть проблемы с поиском и проверкой.
Состав личного дела уволенного сотрудника
Прежде чем составлять опись, необходимо собрать полный комплект документов. Состав личного дела определяется локальным нормативным актом организации (например, Положением о кадровом делопроизводстве), но в обязательный минимум обычно входят:
- Трудовой договор (все его экземпляры и дополнительные соглашения к нему).
- Заявления работника (о приеме, об увольнении, о переводе и т.д.).
- Приказы (распоряжения) по личному составу: о приеме на работу, об увольнении, о переводе, о поощрении, об отпуске и др.
- Трудовая книжка (если ведется в организации) или сведения о трудовой деятельности (СТД-Р).
- Документы, связанные с увольнением: заявление об увольнении по собственному желанию, соглашение о расторжении договора, акт о несчастном случае (если был), акт о передаче дел и материальных ценностей.
- Копии паспорта, документов об образовании, воинского учета.
- Справки: о доходах, о семейном положении (при необходимости), о наличии (отсутствии) судимости.
- Договоры о материальной ответственности, о неразглашении коммерческой тайны.
- Протоколы собраний, комиссий, связанные с работником.
- Переписка с работником по вопросам трудовых отношений.
Порядок оформления внутренней описи
Опись составляется на отдельном листе (или на первом листе дела, если дело небольшое) по установленной форме. Вот пошаговая инструкция:
Заголовочная часть описи
В верхней части листа указывается:
- Наименование документа: «Внутренняя опись документов личного дела уволенного работника».
- ФИО работника полностью.
- Номер личного дела (если нумерация ведется).
- Дата увольнения (число, месяц, год).
Основная часть (таблица)
Составляется таблица со следующими графами:
- № п/п, порядковый номер документа в деле.
- Индекс документа (если используется в организации).
- Наименование документа — точное название (например, «Трудовой договор № 45-К от », «Заявление об увольнении по собственному желанию от »).
- Дата документа.
- Количество листов в данном документе.
- Примечание (если нужно: «оригинал», «копия», «доп. соглашение»).
Заверяющая часть описи
Внизу таблицы указывается:
- Общее количество документов в деле (итог по столбцу «№ п/п»).
- Общее количество листов в деле (итог по столбцу «Количество листов»).
- Дата составления описи.
- Подпись ответственного лица (обычно специалиста отдела кадров, готовившего дело).
- Расшифровка подписи (ФИО).
Особенности формирования дел и описей для больших организаций
Если в организации высокая текучесть кадров, документы уволенных за один календарный год часто формируют в отдельное дело (или тома). В этом случае:
- Все документы одного уволенного сотрудника подшиваются в одну отдельную папку (или конверт) в алфавитном порядке фамилий.
- На каждую такую папку составляется своя внутренняя опись.
- Все папки (дела) за год собираются в общую папку (том), на которую также составляется общая опись дел за год (с указанием номеров дел и ФИО работников).
- Каждый том нумеруется, на его обложке делается отметка о количестве дел в томе.
Для малых организаций с небольшой текучестью можно формировать одно накопительное дело на несколько лет, разделяя документы по годам с помощью листов-разделителей. В этом случае в описи обязательно указывать год документа.
Пример оформления внутренней описи (упрощенный)
Внутренняя опись документов личного дела уволенного работника ФИО: Иванов Петр Сергеевич Номер дела: 45-2026 Дата увольнения: № п/п | Наименование документа | Дата | Кол-во листов | Примечание ------|------------------------------------------|------------|---------------|----------- 1 | Трудовой договор № 45-К | | 4 | оригинал 2 | Доп. соглашение к трудовому договору №1 | | 1 | 3 | Заявление об увольнении по собственному | | 1 | | желанию | | | 4 | Приказ об увольнении № 125-к | | 1 | копия 5 | Трудовая книжка (с отметкой об увольн.) | | 10 | 6 | Заявление о выдаче трудовой книжки | | 1 | Дата составления описи: ____________________ / Петрова А.В. / (подпись) (расшифровка)
Сроки хранения
Сроки хранения документов, входящих в личное дело, регулируются Перечнем типовых управленческих архивных документов и локальными нормативными актами. Общие правила:
- Трудовые договоры и приказы по личному составу (включая приказы об увольнении) хранятся 75 лет.
- Трудовая книжка (или СТД-Р) хранится в архиве организации 75 лет после увольнения работника.
- Остальные документы (заявления, справки, копии паспорта) обычно хранятся 50-75 лет в зависимости от их характера и требований конкретного локального акта.
Важно: Срок хранения исчисляется с 1 января года, следующего за годом увольнения работника.
Типичные ошибки при составлении описи
- Неполный перечень документов в описи (например, забыли приложить акт о передаче дел).
- Неточность в наименованиях (не указан номер или дата документа).
- Отсутствие нумерации документов в самом деле (номера в описи должны соответствовать порядку подшивки).
- Несоответствие количества листов в описи и фактическому.
- Отсутствие даты и подписи составителя описи.
- Хранение копий вместо оригиналов там, где требуется оригинал (например, трудовой договор).
Правильное оформление внутренней описи — это не формальность, а важнейший элемент кадрового делопроизводства, обеспечивающий юридическую безопасность организации и упорядоченный архивный учет. Ответственный специалист отдела кадров должен четко знать состав личного дела уволенного сотрудника, уметь грамотно его систематизировать и составлять исчерпывающую опись. Регулярное обучение персонала и использование типовых форм (образцов) помогут избежать ошибок и обеспечат сохранность кадровых документов на весь установленный законом срок.