Справка о среднесписочной численности (ССЧ) персонала — это важный показатель, который отражает среднее количество сотрудников, работающих у работодателя за определенный период. Долгое время этот документ подавался в налоговые органы как самостоятельный отчет по форме КНД 1110018. Однако налоговое законодательство не стоит на месте, и сегодня порядок предоставления этих сведений существенно изменился.

В этой статье мы подробно разберем, актуальна ли справка о среднесписочной численности в 2026 году, куда теперь нужно сдавать показатели, как правильно их рассчитывать и что делать, если контролирующие органы все же запрашивают такую справку.

Отмена справки КНД 1110018: главное изменение

Форма справки о среднесписочной численности работников по форме КНД 1110018 отменена. Начиная с 2026 года, подавать отдельный документ о ССЧ в налоговую инспекцию больше не нужно. Теперь эти сведения интегрированы в другие обязательные отчеты.

Где же теперь показывают сведения о численности сотрудников? Согласно актуальным требованиям ФНС и Социального фонда, показатель ССЧ необходимо указывать:

• В составе Расчета по страховым взносам (РСВ) — показатель отражается на ьном листе.
• В составе формы ЕФС-1, сведения о численности включаются в раздел 1 (персонифицированные сведения о физических лицах).

Таким образом, необходимость в отдельной справке отпала: налоговики и фонд получают нужную им информацию в рамках стандартной квартальной отчетности.

Для чего нужен показатель ССЧ?

Несмотря на отмену отдельной справки, сам показатель среднесписочной численности не утратил своей значимости. Он по-прежнему используется для:

1. Определения способа сдачи отчетности. Если численность сотрудников для отчета превышает 100 человек, сведения должны сдаваться исключительно в электронной форме (по ТКС). При численности до 100 человек допускается сдача на бумаге.
2. Проверки права на льготы. Малые предприятия, IT-компании и другие категории налогоплательщиков могут претендовать на пониженные тарифы взносов или налоговые каникулы только при соблюдении определенных лимитов по численности;
3. Внутренних и внешних запросов. Данные о ССЧ могут понадобиться для подтверждения квот на рабочие места для инвалидов, при участии в тендерах, для получения субсидий или по запросу банков.

Что делать, если контролирующие органы запрашивают справку?

На практике иногда возникают ситуации, когда различные ведомства (например, соцзащита, центр занятости или даже местная налоговая при камеральной проверке) по старинке запрашивают именно «справку о среднесписочной численности».

Что делать в таком случае?

• Не паниковать. Отдельный бланк КНД 1110018 вы сдавать не обязаны, и оштрафовать за его непредоставление вас не могут.
• Предоставить выписку из отчетов. Вы можете распечатать ьный лист сданного РСВ или ЕФС-1, где указана численность.
• Составить справку в свободной форме. Если орган категорически настаивает на справке, можно подготовить документ на бланке организации. В нем следует указать: «На основании п. ___ Налогового кодекса РФ, отдельная справка о ССЧ не представляется. Сведения о среднесписочной численности за [указать период] составили [указать цифру] человек и отражены в Расчете по страховым взносам (или ЕФС-1)».

Порядок расчета среднесписочной численности

Поскольку показатель все равно нужно считать для включения в РСВ и ЕФС-1, важно знать правила его расчета. Они установлены Приказом Росстата.

Базовые правила расчета

Справка о среднесписочной численности работников показывает количество сотрудников за конкретный период (месяц, квартал, год). Расчет строится на данных ежедневного учета списочной численности.

Кто включается в списочную численность:

• Работники, фактически присутствующие на рабочем месте;
• Сотрудники, находящиеся на больничном или в отпуске;
• Лица, работающие по трудовым договорам (в т.ч. испытательный срок);
• Сотрудники, направленные в служебные командировки.

Кто НЕ включается в ССЧ:

• Внешние совместители (они учитываются отдельно);
• Лица, выполняющие работы по договорам ГПХ (гражданско-правового характера);
• Женщины, находящиеся в отпуске по беременности и родам;
• Лица, находящиеся в отпуске по уходу за ребенком;
• Учредители, не получающие заработную плату.

Пошаговая инструкция расчета

1. Шаг 1. Рассчитайте списочную численность полностью занятых работников за каждый календарный день месяца. В выходные и праздничные дни она принимается равной показателю за предшествующий рабочий день.
2. Шаг 2. Сложите списочную численность за все дни месяца и разделите на количество календарных дней в месяце. Это будет ССЧ полностью занятых работников.
3. Шаг 3. Рассчитайте ССЧ не полностью занятых работников (работающих на неполный день). Для этого общее количество отработанных ими человеко-часов за месяц разделите на продолжительность рабочего дня и на число рабочих дней в месяце.
4. Шаг 4. Сложите результаты Шага 2 и Шага 3. Это и есть ССЧ за месяц.
5. Шаг 5. Для расчета ССЧ за квартал или год, сложите ССЧ за все месяцы периода и разделите на количество месяцев в этом периоде (3 для квартала, 12 для года). Полученный результат округляется до целого числа.

Формирование отчета в программах 1С

Для автоматизации процесса существует пошаговая инструкция по формированию отчета о списочной и среднесписочной численности работников в 1С:ЗУП 8 (редакция 3.0). В программе расчет происходит автоматически на основании введенных кадровых документов (прием на работу, увольнение, отпуска по уходу за ребенком и т.д.).

Чтобы проверить или выгрузить данные для РСВ и ЕФС-1 в 1С, достаточно:

• Перейти в раздел «Отчетность, справки»;
• Сформировать соответствующий регламентированный отчет (РСВ или ЕФС-1);
• На ьном листе программа автоматически подтянет рассчитанный показатель ССЧ.

Также для внутреннего пользования или для ответа на запросы контролирующих органов можно воспользоваться справкой «Списочная и среднесписочная численность», которая формируется через меню «Кадровые отчеты».