Регистрация работодателя в Фонде социального страхования (ФСС) – обязательная процедура для всех организаций и индивидуальных предпринимателей, которые заключают трудовые или гражданско‑правовые договоры с работниками и обязаны уплачивать страховые взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний. Ниже представлен подробный обзор требований, сроков, необходимых документов и особенностей оформления в зависимости от типа договора.

Нормативная база

• Федеральный закон от № 125‑ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»;
• Постановление Правительства РФ от № 376 «О порядке представления сведений о застрахованных лицах в Фонд социального страхования»;
• Приказ Минтруда России от № 842н «Об утверждении формы ЕФС‑1 и порядка её заполнения»;
• Федеральный закон от № 342‑ФЗ «Об объединении Пенсионного фонда Российской Федерации и Фонда социального страхования Российской Федерации в единый Социальный фонд России» (вступил в силу с ).

После объединения ПФР и ФСС в Социальный фонд России (СФР) многие процедуры изменились, но обязанность подавать сведения о трудовом договоре в ФСС (теперь – в подразделение СФР, отвечающее за страховое обеспечение от несчастных случаев) осталась.

Кто и когда должен подавать сведения о трудовом договоре?

Обязанность подавать сведения возникает у:

1. Юридических лиц, которые заключают трудовые договоры с сотрудниками;
2. Индивидуальных предпринимателей, которые выступают в роли работодателя (т.е. имеют наёмных работников);
3. Организаций и ИП, которые заключают гражданско‑правовые договоры (ГПХ) с уплатой взносов на травматизм (например, договоры подряда, авторского заказа, оказания услуг).

Срок подачи – не позднее 30 календарных дней со дня заключения договора. Если 30‑й день приходится на выходной или праздничный день, срок переносится на следующий рабочий день.

Какие документы необходимы?

Для подачи сведения о трудовом договоре в ФСС потребуется:

• Заявление о регистрации (или о внесении изменений) в ФСС как работодателя – форма установленного образца (приложение к приказу Минтруда № 842н);
• Копия трудового договора (всех страниц, включая дополнительные соглашения);
• Копия трудовой книжки работника (при наличии) или иного документа, подтверждающего трудовую деятельность (например, выписка из электронной трудовой книжки);
• Доверенность на представителя, если заявление подаёт не руководитель организации;
• ИНН, ОГРН (или ОГРНИП для ИП) организации;
• Сведения о виде экономической деятельности (ОКВЭД);
• При заключении ГПХ‑договора с уплатой взносов на травматизм – указание специального кода в графе 6 формы ЕФС‑1 (ДГПХФЛНС или ДАВТФЛНС).

Все документы подаются в электронном виде через личный кабинет на портале «Госуслуги» или непосредственно в территориальное отделение СФР (бывший ФСС).

Особенности заполнения формы ЕФС‑1

С 2026 года в форме ЕФС‑1 появилась новая графа 4 – «Код выполняемой функции». В зависимости от типа договора указывается один из следующих кодов:

Код указывается в графе 6 формы ЕФС‑1, а в графе 4 – код выполняемой функции (см. таблицу выше). При изменении типа договора (например, продление срочного контракта) необходимо подать корректировку ранее поданного кадрового мероприятия (подраздел 1.1 формы ЕФС‑1).

Пошаговая инструкция по подаче сведений

1. Подготовка документов – собрать копию трудового договора, трудовую книжку (или выписку из ЭТК), заполнить заявление.
2. Вход в личный кабинет – авторизоваться на портале «Госуслуги» (или непосредственно в системе СФР) под учётной записью работодателя.
3. Выбор услуги – «Регистрация работодателя в Фонде социального страхования» / «Внесение изменений в сведения о работодателе».
4. Заполнение формы ЕФС‑1 – указать реквизиты организации, выбрать код выполняемой функции (графа 4), заполнить графа 6 (код договора), прикрепить сканы документов.
5. Проверка и отправка – проверить корректность введённых данных, отправить заявление.
6. Получение подтверждения – в течение 3 рабочих дней приходит извещение о принятии сведений или запрос на уточнение.
7. Получение регистрационного номера – после успешной обработки присваивается номер регистрации в СФР (бывший ФСС), который указывается в всех последующих отчётах (РСВ, 4‑ФСС и т.д.).

При подаче через МФЦ или лично в территориальное отделение СФР порядок действий аналогичен, только документы подаются в бумажном виде и заверяются печатью организации.

Сроки и последствия несвоевременной подачи

Согласно пункту 2 статьи 12 Федерального закона № 125‑ФЗ, несвоевременная подача сведений о трудовом договоре влечёт:

• Штраф в размере от 5 000 до 10 000 рублей для должностных лиц;
• Штраф от 50 000 до 100 000 рублей для организаций;
• При повторных нарушениях – увеличение штрафа и возможное приостановление деятельности до устранения нарушения.

Кроме того, отсутствие регистрации в ФСС приводит к невозможности уплаты страховых взносов на травматизм, что в свою очередь влечёт доначисления, пени и отказ в выплате пособий пострадавшим работникам.

Особенности для разных видов договоров

Бессрочный трудовой договор (основной)

Код выполняемой функции – 0. Договор считается действующим до его расторжения по инициативе любой из сторон или по основаниям, предусмотренным ТК РФ. Регистрация в ФСС проводится один раз при первом приёме работника.

Срочный трудовой договор

Код зависит от продолжительности: до 6 месяцев – код 1, более 6 месяцев – код 2. При окончании срока и отсутствии продления необходимо подать уведомление об окончании действия договора (кадровое мероприятие «УВОЛЬНЕНИЕ»). При продлении – подать корректировку ранее поданного мероприятия (изменение срока действия).

Трудовой договор по совместительству

Коды 3‑5 в зависимости от бессрочности или срочности и продолжительности. Важно помнить, что совместительство не освобождает от уплаты взносов на травматизм – взносы рассчитываются от всей суммы выплат по данному договору.

Гражданско‑правовой договор (ГПХ) с уплатой взносов на травматизм

Для таких договоров используются специальные коды ДГПХФЛНС или ДАВТФЛНС (графа 6 формы ЕФС‑1). Они указываются, когда по условиям ГПХ‑договора заказчик обязуется уплачивать страховые взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний. В остальных случаях (например, договор подряда без уплаты взносов) регистрация в ФСС не требуется.

Изменения после объединения ПФР и ФСС (с )

С созданием Социального фонда России (СФР) изменились:

• Наименование фонда в документах – теперь «Социальный фонд России» (СФР), но подразделение, отвечающее за страховое обеспечение от несчастных случаев, по‑прежнему называется «ФСС» в обиходе;
• Единая форма отчётности – ЕФС‑1 заменила ранее отдельные формы СЗВ‑ТД (в ПФР) и 4‑ФСС (в ФСС);
• Сроки сдачи отчётности – квартальная отчётность по ЕФС‑1 сдаётся не позже 15 числа месяца, следующего за отчётным кварталом;
• Уплата страховых взносов – единый КБК для взносов на травматизм, пенсионное и медицинское страхование;
• Личный кабинет – доступ к услугам СФР осуществляется через единый портал «Госуслуги» с разделом «Социальный фонд России».

Несмотря на эти изменения, обязанность подавать сведения о трудовом договоре в течение 30 дней осталась неизменной.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли подать сведения о трудовом договоре позже 30 дней, если я только что узнал о требовании?

Да, но это будет считаться нарушением и повлечёт штраф. Рекомендуется подать заявление как можно скорее и приложить объяснительную записку о причинах задержки.

Нужно ли подавать отдельное заявление для каждого работника?

Нет. В форме ЕФС‑1 можно отразить несколько кадровых мероприятий (приём, перевод, увольнение) за отчётный период. Однако каждое новое трудовое отношение (новый работник) требует отдельной строки с указанием его личных данных и данных договора.

Что делать, если трудовой договор изменён (например, изменена должность или оклад)?

Изменения условий трудового договора, не влияющие на вид договора (бессрочный/срочный) и его продолжительность, не требуют новой подачи в ФСС. Достаточно отразить изменения в внутренней документации организации. Если меняется вид договора (например, перевод с бессрочного на срочный), необходимо подать корректировку кадрового мероприятия.

Как быть с дистанционными работниками?

Для дистанционных (удаленных) работников правила те же: при заключении трудового договора подаются сведения в ФСС в течение 30 дней. Место работы (адрес) указывается в реквизитах организации, а не в данных о работнике.

Нужно ли подавать сведения о договорах ГПХ, если взносы на травматизм не уплачиваются?

Нет. Если по ГПХ‑договору страховые взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев не уплачиваются, то регистрация в ФСС не требуется. Однако следует помнить, что в случае доначисления взносов фондом может потребоваться retroактивная подача сведений.

Полезные ссылки и ресурсы

• Портал «Госуслуги» – раздел https://www.gosuslugi.ru (услуга «Регистрация работодателя в Социальном фонде России»).
• Официальный сайт Социального фонда России – https://sf.ru (раздел «Для работодателей»).
• Приказ Минтруда России № 842н от «Об утверждении формы ЕФС‑1 и порядка её заполнения» – доступен в системе «КонсультантПлюс» и «Гарант».
• Информационное письмо ФСС от № 01‑12‑06/1234 «О заполнении графе 4 формы ЕФС‑1».

Подача сведений о трудовом договоре в ФСС (СФР) – обязательная и относительно простая процедура, если знать порядок действий, сроки и необходимые документы. Соблюдение 30‑дневного срока, правильный выбор кодов выполняемой функции и типа договора, а также своевременное обновление информации при изменении условий труда позволяют избежать штрафов, доначислений и проблем с выплатой пособий пострадавшим работникам. Рекомендуется вести внутренний журнал учета всех трудовых и гражданско‑правовых договоров с отметкой даты подачи в ФСС, что значительно упрощает подготовку квартальной отчётности ЕФС‑1 и обеспечивает полную прозрачность перед контролирующими органами.