В условиях, когда работодатель обязуется возмещать сотрудникам расходы на проезд от места жительства до места работы, важным документом становится приказ о компенсации проезда. Такой приказ регламентирует порядок, условия и размер возмещения, а также фиксирует обязательства сторон.

Правовая основа

В Трудовом кодексе РФ нет прямого обязательства работодателя компенсировать транспортные расходы, однако:

• Ст. 325 ТК РФ предусматривает компенсацию расходов на проезд к месту отпуска и обратно.
• Постановление Правительства РФ от 15 февраля 2025 г. № 164 уточняет порядок компенсации расходов на проезд и провоз багажа для работников государственных органов.
• Согласно практике бухгалтерии (Бухгалтерия.ru), компенсацию расходов на проезд можно отразить в трудовом или коллективном договоре, что позволяет включать её в состав себестоимости и уменьшать налогооблагаемую прибыль.

Когда компания обязана компенсировать проезд?

Компенсацию проезда обычно вводят в следующих случаях:

1. Работа в удалённом регионе или в условиях вахтового графика.
2. Технологические особенности производства, требующие ежедневного присутствия сотрудника на предприятии.
3. Соглашение сторон (трудовой/коллективный договор, локальный нормативный акт).

Как оформить приказ о компенсации проезда?

Приказ должен содержать:

• Наименование организации и номер приказа.
• Дата издания.
• Основание (ссылка на ТК РФ, договор или локальный акт).
• Порядок расчёта компенсации (расчётный лист, формулы).
• Перечень подтверждающих документов, которые необходимо предоставить сотруднику.
• Сроки и условия выплаты.
• Ответственное лицо за контроль и ведение бухгалтерии.

Образец приказа

Приказ № 15
от «__» ______ 2026 г.
«О компенсации расходов на проезд к месту работы»

В соответствии с п. 325 Трудового кодекса Российской Федерации, 
постановлением Правительства РФ от 15 февраля 2025 г. № 164 
и локальным нормативным актом «О компенсации транспортных расходов», 
решаю:

Ввести с  г. компенсацию расходов на проезд 
 сотрудников, осуществляющих работу в удалённом офисе 
 по адресу: г. Москва, ул. Ленина, д. 10.

Размер компенсации определяется в размере фактически 
 произведенных расходов, подтверждённых кассовым чеком, 
 билетом или договором с перевозчиком. Максимальный лимит 
 составляет 5 000 руб. за один проезд.

Сотрудник обязан в течение 5 (пять) рабочих дней с 
 даты возвращения предоставить оригиналы подтверждающих 
 документов в бухгалтерию.

Компенсация выплачивается в рамках начисления зарплаты 
 в следующем месячном рас расчёте.

Ответственным за контроль и ведение бухгалтерии назначен 
 ______________________ (ФИО, должность).

Приказ вступает в силу с момента его подписания.

_______________________ /____________________
(подпись руководителя) (подпись бухгалтера)

Приложения к приказу

Для полноты оформления к приказу рекомендуется приложить:

• Приложение 1 – Формулу расчёта компенсации (пример: Компенсация = Сумма_чека × 100 %).
• Приложение 2 – Список требуемых документов (кассовый чек, электронный билет, договор с перевозчиком).
• Приложение 3 – Форма заявления сотрудника о компенсации (см. Приложение N 2 КонсультантПлюс).

Часто задаваемые вопросы

1. Можно ли включить расходы на проезд в состав себестоимости?
   Да. При наличии обоснованного основания (трудовой договор, локальный акт) такие расходы отражаются в бухгалтерском учёте и могут уменьшить налогооблагаемую прибыль.
2. Нужно ли удерживать НДФЛ с компенсации проезда?
   Нет. При условии, что компенсация выплачивается в полном размере фактических расходов и подтверждается документами, она освобождается от удержания НДФЛ.
3. Как оформить компенсацию для вахтовиков?
   При вахтовом характере деятельности работодатель обязан оплачивать проезд от места сбора до места работы без территориальных ограничений (см. пункт 2 информационного материала).

Приказ на компенсацию проезда к месту работы – обязательный нормативный документ, который позволяет:

• Чётко регламентировать порядок возмещения расходов.
• Обеспечить законность и прозрачность расходов.
• Сократить налоговую нагрузку за счёт учёта расходов в бухгалтерском учёте.

При правильном оформлении приказа и соблюдении всех требований трудового законодательства компания сможет эффективно управлять транспортными расходами и поддерживать мотивацию сотрудников.

Автор: Бухгалтерский консультант, 24 мая 2026 г.