Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

Изменение персональных данных работника — это распространённая ситуация в кадровой практике. Смена фамилии после брака, замена паспорта, переезд на новое место жительства, изменение номера телефона или СНИЛС — всё это требует корректировки информации в трудовом договоре и сопутствующих кадровых документах. Несмотря на кажущуюся простоту, процесс имеет важные юридические и организационные нюансы, которые необходимо соблюдать, чтобы избежать нарушений трудового законодательства и рисков в области защиты персональных данных.

Обязан ли работник уведомлять работодателя об изменениях?

Согласно Трудовому кодексу Российской Федерации (ТК РФ), закон не устанавливает прямой обязанности работника сообщать работодателю об изменении персональных данных. Это означает, что работник не нарушает закон, если не уведомит работодателя о смене фамилии, адреса или паспортных данных.

Однако, как подчёркивают эксперты и практика, отсутствие обязанности не означает отсутствие необходимости. Работодатель обязан вести точную и актуальную информацию о сотруднике для:

начисления заработной платы;
уплаты налогов и страховых взносов;
оформления отпусков и больничных;
соблюдения требований Федерального закона № 152-ФЗ «О персональных данных»;
взаимодействия с государственными органами (ФСС, ПФР, ФНС).

Поэтому, чтобы избежать ошибок и санкций, рекомендуется закрепить обязанность работника уведомлять о смене данных в локальных нормативных актах (ЛНА):

Положение о персональных данных работников;
Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР);
Трудовой договор (в отдельном пункте).

Пример формулировки в ПВТР:

«Работник обязан в течение 5 рабочих дней с момента изменения персональных данных (ФИО, паспорт, адрес регистрации, СНИЛС, номер телефона и др.), указанных в трудовом договоре, предоставить работодателю подтверждающие документы и письменное уведомление об изменениях».

Такая формулировка создаёт правовую основу для применения дисциплинарных мер в случае умышленного уклонения от уведомления.

Какие сведения подлежат изменению в трудовом договоре?

В трудовом договоре (ст. 57 ТК РФ) указываются следующие персональные данные работника:

Фамилия, имя, отчество;
Дата и место рождения;
Адрес регистрации (по месту жительства или пребывания);
Номер и серия паспорта, дата выдачи, кем выдан;
СНИЛС;
Номер телефона и электронная почта (если указаны).

Важно! Изменения касаются только тех сведений, которые были указаны в самом трудовом договоре. Если в договоре не было прописано, например, номер телефона — менять его не обязательно, но рекомендуется обновить в личном деле и в учётных системах (1С, кадровой базе).

Порядок внесения изменений в трудовой договор

Изменение персональных данных работника оформляется в соответствии с статьёй 72 ТК РФ, как изменение условий трудового договора по соглашению сторон.

Пошаговый алгоритм:

Работник подаёт письменное заявление о необходимости внесения изменений в трудовой договор. В заявлении указываются:

ФИО, должность, табельный номер;
старые и новые данные;
причина изменения (например, «смена фамилии в связи с заключением брака»);
перечень прилагаемых документов.

Работник предоставляет подтверждающие документы:

новый паспорт;
свидетельство о браке/разводе;
свидетельство о смене имени;
выписка из ЕГРН (при смене адреса регистрации);
новый СНИЛС (если выдан).

Составляется дополнительное соглашение к трудовому договору (форма утверждена Минтрудом России). В соглашении указываются:

дата и номер трудового договора;
какие именно пункты изменяются (например, п. 3.1, ФИО, п. 3.2 — адрес и т.д.);
новые данные;
дата вступления изменений в силу (обычно, день подписания соглашения);
подписи сторон.

Издается приказ работодателя (форма № Т-2 или произвольная) об изменении персональных данных работника. Приказ оформляется на основании заявления и дополнительного соглашения.
Вносятся изменения в кадровые документы:

личное дело работника;
табель учёта рабочего времени;
учётные системы (1С:Зарплата и управление персоналом, Бухгалтерия предприятия и др.);
документы по учёту персональных данных (в соответствии с ФЗ-152).

Ознакомление работника с изменениями, работник подписывает копию дополнительного соглашения и приказа.

Пример дополнительного соглашения к трудовому договору

ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ СОГЛАШЕНИЕ № ___

к трудовому договору № ___ от «___» __________ 20___ г.

«___» __________ 20___ г. г. __________

Работодатель: ________________________________________________________

Работник: ___________________________________________________________

В соответствии со статьёй 72 Трудового кодекса Российской Федерации, стороны договорились о следующем:

В пункт 3.1 трудового договора внести изменения: вместо «Фамилия Имя Отчество: Иванов Иван Иванович» — «Фамилия Имя Отчество: Петрова Анна Петровна».

В пункт 3.2 трудового договора внести изменения: вместо «Адрес регистрации: г. Москва, ул. Ленина, д. 10, кв. 5», «Адрес регистрации: г. Москва, ул. Садовая, д. 25, кв. 12».

В пункт 3.3 трудового договора внести изменения: вместо «Паспорт: серия 45 08, № 123456, выдан УФМС России по г. Москве », «Паспорт: серия 45 09, № 789012, выдан УМВД России по г. Москве ».

Все остальные условия трудового договора остаются без изменений.

Настоящее дополнительное соглашение вступает в силу с «___» __________ 20___ г.

Работодатель: ___________________ /____________________/

Работник: ______________________ /____________________/

Электронные документы и цифровая подпись

Согласно статье 67 ТК РФ и ФЗ-63 «Об электронной подписи», трудовой договор, согласия на обработку персональных данных и приказы могут быть подписаны электронной подписью (ЭП) — как простой, так и усиленной.

Это означает, что:

Дополнительное соглашение может быть оформлено в электронном виде;
Работник может отправить заявление и документы через корпоративный портал или электронную почту с ЭП;
Изменения вносятся в цифровые кадровые системы (например, 1С, СБИС, Контур.Персонал).

Важно: при использовании электронных документов необходимо соблюдать требования ФЗ-152 и иметь внутренний регламент работы с электронными кадровыми документами.

Чем грозит несвоевременное обновление данных?

Несмотря на отсутствие прямой ответственности работника за несвоевременное уведомление, работодатель может столкнуться с серьёзными последствиями:

Ошибки в начислении зарплаты — выплата на старый счёт или ФИО;
Проблемы с налоговой и ПФР — несовпадение ФИО в отчётности и базе данных;
Нарушение ФЗ-152, хранение устаревших персональных данных без обновления — может быть расценено как нарушение принципа достоверности и актуальности данных;
Сложности при оформлении больничных, отпусков, командировок, несовпадение данных в системах ФСС и Роструда;
Риск штрафов, до 75 000 рублей за нарушение требований ФЗ-152 (ст. 13.11 КоАП РФ);

Изменение персональных данных работника: что нужно знать работодателю