Договор на оказание услуг по ведению делопроизводства — это юридически обязывающий документ, который фиксирует права и обязанности сторон, а также условия работы делопроизводителя. В статье мы разберём, какие пункты обязательно должны присутствовать в договоре, как правильно оформить его, а также предложим готовый образец, который можно адаптировать под конкретные требования.

Что такое договор на делопроизводителя?

Делопроизводитель (или специалист по документообороту) отвечает за:

• систематизацию и хранение корпоративных документов;
• обеспечение доступа к документам сотрудникам и внешним партнёрам;
• соблюдение требований законодательства о хранении и уничтожении документов;
• подготовку отчётности и протоколов.

Договор может быть заключён как в форме трудового договора (если работник официально трудоустроен), так и в форме договоров оказания услуг (аутсорсинг). Выбор зависит от организационной модели компании.

Ключевые пункты договора

Ниже перечислены обязательные разделы, которые должны присутствовать в любом договоре с делопроизводителем.

1. Предмет договора – чёткое описание услуг, которые будет оказывать делопроизводитель.
2. Обязанности сторон – список конкретных задач и обязанностей.
3. Сроки исполнения – дата начала и окончания договора, а также условия продления.
4. Оплата услуг – размер и порядок расчётов, сроки платежей.
5. Ответственность сторон – штрафы, компенсации, порядок урегулирования споров.
6. Конфиденциальность – обязательства по защите корпоративной информации.
7. Права на документы – кто владеет копиями и оригиналами.
8. Порядок расторжения – условия и сроки уведомления.
9. Приложения – должностная инструкция, перечень документов, которые подлежат ведению.

Как оформить договор?

1. Выберите тип договора: трудовой или договор оказания услуг.
2. Заполните реквизиты сторон: название компании, ИНН, КПП, адреса, ФИО руководителей.
3. Определите конкретные обязанности делопроизводителя.
4. Установите размер оплаты и график платежей.
5. Добавьте пункты о конфиденциальности и защите данных.
6. Подпишите договор обеими сторонами и поставьте печати (если применимо).

Образец договора (договор оказания услуг)

Ниже приведён готовый шаблон, который можно адаптировать под конкретные условия. Замените все поля в квадратных скобках на актуальные данные.

ДОГОВОР ОКАЗАНИЯ УСЛУГ ПО ВЕДЕНИЮ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

г. [Город] «[Дата]»

ООО «[Наименование Заказчика]», в лице Генерального директора [ФИО], действующего на основании Устава, именуемое в дальнейшем «Заказчик», с одной стороны, и
Индивидуальный предприниматель [ФИО], ИНН [ИНН], ОГРНИП [ОГРНИП], именуемый в дальнейшем «Исполнитель», с другой стороны, заключили настоящий договор о нижеследующем:


 
Предмет договора 
 1.1. Исполнитель обязуется по заданию Заказчика оказать услуги по ведению делопроизводства, включая, но не ограничиваясь, хранением, классификацией, архивированием и предоставлением доступа к документам. 
 1.2. Список конкретных услуг: 
 

 
Классификация и систематизация документов;
 
Создание и ведение электронного архива;
 
Подготовка протоколов и отчётов;
 
Соблюдение требований законодательства о хранении и уничтожении документов.
 
 

 
Обязанности сторон 
 2.1. Заказчик обязуется: 
 

 
Предоставить доступ к необходимым документам;
 
Оплатить услуги в соответствии с пунктом 3;
 
Соблюдать требования конфиденциальности.
 
 2.2. Исполнитель обязуется: 
 

 
Выполнять услуги с должной профессиональной компетентностью;
 
Соблюдать сроки, указанные в пункте 3;
 
Сохранять конфиденциальность информации.
 
 


 
Сроки исполнения 
 3.1. Договор вступает в силу с момента подписания и действует до «[Дата окончания]» (или бессрочно). 
 3.2. Сроки выполнения конкретных задач уточняются в приложении №1 к договору.
 

 
Оплата услуг 
 4.1. Заказчик выплачивает Исполнителю сумму в размере [Сумма] рублей за месяц работы. 
 4.2. Платёж производится до 5 числа каждого месяца на банковский счёт Исполнителя: 
 

 
Банк: [Наименование банка];
 
Расчётный счёт: [Номер счёта];
 
БИК: [БИК];
 
Корреспондентский счёт: [Номер счёта].
 
 

 
Ответственность сторон 
 5.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение обязательств стороны несут ответственность в соответствии с законодательством РФ. 
 5.2. При нарушении конфиденциальности Исполнитель обязан возместить убытки Заказчика.
 

 
Конфиденциальность 
 6.1. Исполнитель обязуется не разглашать сведения, полученные в ходе исполнения договора, без письменного согласия Заказчика. 
 6.2. Конфиденциальность сохраняется в течение 5 лет после окончания договора.
 

 
Права на документы 
 7.1. Все документы, созданные Исполнителем в рамках договора, являются собственностью Заказчика. 
 7.2. Исполнитель имеет право использовать шаблоны и методики, но не может передавать их третьим лицам без согласия Заказчика.
 

 
Расторжение договора 
 8.1. Договор может быть расторгнут по соглашению сторон или в одностороннем порядке с уведомлением за 30 дней. 
 8.2. При расторжении Исполнитель обязан передать Заказчику все документы в оригинальном и копированном виде;
 
 
Приложения 
 9.1. Приложение №1 – перечень услуг и график выполнения. 
 9.2. Приложение №2 – должностная инструкция делопроизводителя.
 


Подписи сторон:

______________________________

[ФИО], Генеральный директор ООО «[Наименование Заказчика]»

______________________________

[ФИО], ИП, Исполнитель

Как использовать образец?

• Скопируйте шаблон в текстовый редактор (Word, LibreOffice).
• Замените все поля в квадратных скобках на актуальные данные.
• Добавьте или удалите пункты в соответствии с вашими требованиями.
• Проверьте договор на соответствие законодательству (особенно разделы о хранении и уничтожении документов).
• Подпишите и распечатайте договор, при необходимости поставьте печати.

Где можно скачать готовые бланки?

Существует множество ресурсов, где можно бесплатно скачать шаблоны договоров:

• Договор-Юрист.ру – бланки в форматах DOC, PDF, RTF.
• Моё Дело – сервис с готовыми договорами и инструкциями.
• Консультант Плюс – официальные формы для юридической практики.
• Сайты государственных органов (например, Госуслуги) – шаблоны для госучреждений.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли заключать договор с частным специалистом?

Да, но в таком случае это будет договор оказания услуг, а не трудовой договор. Важно учесть налоговые последствия и порядок расчётов.

Нужна ли печать у договора?

Для юридической силы печать не обязательна, но наличие печати повышает надёжность документа.

Как защитить конфиденциальность?

Включите в договор пункт о конфиденциальности и подпишите соглашение о неразглашении (NDA).

Договор на делопроизводителя – это ключевой документ, который обеспечивает порядок работы с корпоративными документами и защищает интересы обеих сторон. Соблюдение всех пунктов, указанных выше, поможет избежать конфликтов и юридических рисков. Используйте готовые шаблоны как основу, но всегда адаптируйте их под конкретные условия вашего бизнеса.

Удачной работы с документами и успешного ведения делопроизводства!