Внимание! Данная статья носит информационно-справочный характер. Для составления официальных документов необходимо руководствоваться актуальными редакциями нормативных правовых актов, в первую очередь Приказом ФАПСИ от № 152 «Об утверждении Требований по обеспечению безопасности при использовании средств криптографической защиты информации…» и внутренними регламентами вашей организации.

Зачем нужен журнал учёта ЭЦП? Нормативная база

Ведение журнала выдачи и учёта средств криптографической защиты информации (СКЗИ), к которым относится и ключ электронной подписи (ЭЦП/ЭП), — это не просто внутренняя формальность, а обязательное требование законодательства РФ.

• Приказ ФАПСИ № 152 предписывает вести поэкземплярный учёт всех СКЗИ и ключевых документов.
• Учёт должен документировать полный цикл движения: получение, хранение, выдача сотрудникам, установка, передача, возврат, уничтожение.
• Ведение журнала является доказательством соблюдения организацией требований по защите конфиденциальной информации и может потребоваться при проверках (в т.ч. Роскомнадзором, ФСТЭК).

Кто и какие журналы ведёт?

Система учёта предполагает разделение ответственности:

1. Журнал обладателя конфиденциальной информации (организации). Веётся в отделе, который является владельцем информации (например, в бухгалтерии, отделе кадров, документооборота). Фиксирует движение внутри организации: кому, когда и какой ключ/сертификат выдан, когда возвращён.
2. Журнал органа криптографической защиты (Удостоверяющего центра или подразделения, ответственного за СКЗИ). Веётся тем подразделением или сотрудником, которые непосредственно работают с носителями ключей (например, системный администратор, ответственный за КЭП). Фиксирует технические операции: создание ключей, их активация, блокировка, архивация.

Важно: Эти журналы ведутся параллельно и независимо. Их данные должны быть согласованы.

Структура и содержание журнала выдачи ЭЦП (образец для организации)

Ниже представлен типовой образец (шаблон) журнала поэкземплярного учёта ключевых документов ЭЦП для обладателя информации (внутри организации). Журнал ведётся в бумажном или электронном виде (с усиленной квалифицированной электронной подписью ответственного лица).

Образец заголовка и шапки журнала:

УТВЕРЖДАЮ
Руководитель [Название вашего подразделения/организации]
_____________________ / [ФИО] /
«___» ___________ 20__ г.

ЖУРНАЛ № ____

поэкземплярного учёта ключевых документов электронной подписи
(для обладателя конфиденциальной информации)

Наименование организации: [Полное наименование ЮЛ или ФИО ИП]
Подразделение: [Например, Бухгалтерия, Отдел кадров, Главный архив]
Период ведения: с «___» ___________ 20__ г. по «___» ___________ 20__ г.

Таблица (основная часть журнала):

Рекомендуемая структура таблицы (колонки):

• № п/п — Порядковый номер записи.
• Дата операции — Дата выдачи, возврата, уничтожения.
• ФИО сотрудника — Фамилия Имя Отчество сотрудника, которому выдаётся/у которого изымается ЭЦП.
• Должность — Должность сотрудника.
• Серийный (идентификационный) номер носителя ключа — Номер токена (eToken, Рутокен), смарт-карты или файлового контейнера.
• Серийный номер сертификата ключа проверки ЭП — Серийный номер из сертификата (обычно в формате X.509).
• Срок действия ключа (сертификата), Дата окончания срока действия.
• Основание — Приказ о назначении, заявление, акт о возврате, приказ об увольнении и т.д. (№ и дата документа).
• Подпись сотрудника — Подпись получившего/вернувшего ключ.
• Подпись ответственного лица (ведущего журнал), Подпись сотрудника, оформившего операцию.
• Примечание — Утрата, блокировка, замена и т.д.

Пример заполнения нескольких строк журнала:

Ключевые правила ведения и хранения журнала

• Строгий порядок: Все записи делаются непосредственно в момент операции (выдачи или приёма) без пропусков и исправлений (исправления — с пометкой «исправлено», датой и подписью).
• Под роспись: Каждая операция подтверждается подписями двух сторон: сотрудника, получающего/возвращающего ключ, и ответственного лица, ведущего журнал.
• Хранение журнала: Завершённый журнал (за год или за период действия ключа) хранится в месте, обеспечивающем его сохранность (например, в сейфе у руководителя или в архиве), не менее 5 лет (или иной срок, установленный внутренними документами и законодательством).
• Контроль: Регулярно (например, ежемесячно) ответственный за ведение журнала и руководитель подразделения должны сверять данные журнала с фактическим наличием носителей ключей.
• Регламент: Порядок выдачи, учёта и хранения ЭЦП должен быть детально прописан во внутреннем регламенте (положении) об использовании ЭЦП, который утверждается приказом руководителя организации.

Что ещё важно помнить? Краткий чек-лист

1. Два журнала: Убедитесь, что у вас есть журнал обладателя информации (внутренний учёт) и журнал органа криптозащиты (технический учёт).
2. Номер и серийный номер: Указывайте не только ФИО сотрудника, но и точные серийные номера носителя (токена) и сертификата. Это основа поэкземплярного учёта.
3. Основание: Каждая операция должна иметь ссылку на документ (приказ, заявление, акт).
4. Уничтожение: При утилизации просроченного или неиспользуемого носителя ключа составляйте акт об уничтожении и делайте соответствующую запись в журнале.
5. Утрата: В случае утери носителя ключа немедленно составляйте акт об утрате и блокируйте сертификат через удостоверяющий центр. Запись в журнале обязательна.
6. Регламент, это закон для вас: Все действия по выдаче и учёту должны строго соответствовать утверждённому внутреннему положению.

Ведение журнала выдачи ЭЦП — это ключевой элемент системы безопасности организации, работающей с конфиденциальной информацией и электронным документооборотом. Правильно заполненный журнал не только выполняет требования регуляторов, но и защищает саму организацию от рисков несанкционированного использования электронной подписи, утечки данных и связанных с этим финансовых и репутационных потерь. Подходите к его ведению максимально ответственно и системно.

Статья подготовлена на основе анализа типовых требований и образцов документов, актуальных на 2026 год. Перед применением сверьтесь с последними редакциями нормативных актов и консультациями вашего юридического и ИТ-отделов.