Журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур, это ключевой документ для всех организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих систему налогообложения с НДС․ Его ведение обязательно для правильного расчета налога и подтверждения прав на вычеты․ В 2026 году действует актуальная форма, утвержденная Постановлением Правительства РФ от № 1137 (в редакции от )․
Кто обязан вести журнал учета счетов-фактур?
Обязанность вести журнал возлагается на:
- Налогоплательщиков, применяющих общую систему налогообложения (ОСНО)․
- Налогоплательщиков, применяющих упрощенную систему (УСН), но добровольно исчисляющие и уплачивающие НДС (например, при реализации товаров, работ, услуг, облагаемых НДС)․
- Посредников (агентов, комиссионеров, экспедиторов), которые в соответствии с законом признаются налогоплательщиками НДС при оказании посреднических услуг․ Для них есть особые правила заполнения (см․ раздел 5)․
Структура и форма журнала учета (Приложение № 3 к ПП РФ № 1137)
Журнал состоит из двух разделов, которые заполняются независимо:
- Раздел 1․ Учет полученных счетов-фактур (входящие документы)․
- Раздел 2․ Учет выставленных счетов-фактур (исходящие документы)․
Каждый раздел представляет собой таблицу с фиксированными колонками․ Заполняются только те строки и колонки, для которых есть соответствующие сведения․
Обязательные реквизиты заголовочной части
В начале журнала (на первой странице) указывается:
- Наименование документа: «Журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость»․
- Квартал и год, за которые ведется журнал (например, «I квартал 2026 г․»)․
- Наименование организации (ФИО для ИП), ИНН, КПП, ОГРН/ОГРНИП․
- Период ведения журнала (с «___» _______ 20__ г․ по «___» _______ 20__ г․);
Колонки Раздела 1 (полученные счета-фактуры)
Таблица включает следующие колонки:
- Номер строки, порядковый номер записи․
- Номер счета-фактуры — согласно номеру в полученном документе․
- Дата составления счета-фактуры․
- Номер и дата договора (контракта) — на основании которого выдан счет․
- Наименование поставщика (подрядчика, исполнителя) и его ИНН/КПП․
- Наименование покупателя (заказчика) и его ИНН/КПП (если покупатель — не ваша организация)․
- Наименование товаров (работ, услуг), имущественных прав․
- Количество (в единицах измерения)․
- Цена (тариф)․
- Стоимость товаров (работ, услуг), имущественных прав (без НДС)․
- Налоговая ставка НДС (например, 20%, 10%, 0% или «не облагается»)․
- Сумма НДС․
- Страна происхождения товара (при импорте)․
- Номер таможенной декларации (при импорте)․
- Примечание — для дополнительных сведений․
Колонки Раздела 2 (выставленные счета-фактуры)
Структура аналогична Разделу 1, но данные отражаются о ваших исходящих документах․ В колонках «Поставщик» и «Покупатель» данные меняются местами относительно вашей роли․
Важно! С 1 апреля 2026 года вступают в силу изменения, уточняющие порядок заполнения для посредников․ В частности, для них вводится обязательное указание в примечании номера и даты договора поручения (агентского договора), на основании которого действует посредник․
Пошаговая инструкция по заполнению журнала (на примере)
Рассмотрим условный пример для ООО «Альфа» за март 2026 года․
Шаг 1: Получение и проверка счета-фактуры от поставщика
ООО «Альфа» получило от ООО «Бета» счет-фактуру № 123 от на поставку компьютеров по договору поставки № 45 от ․
Шаг 2: Заполнение Раздела 1 (полученные)
На основании данных из счета-фактуры заполняем строку в журнале:
| № стр․ | Номер СФ | Дата СФ | Номер и дата договора | Поставщик (ИНН/КПП) | Покупатель (ИНН/КПП) | Наименование товара | Кол-во | Цена | Стоимость без НДС | Ставка НДС | Сумма НДС | Примечание |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 123 | 45 от | ООО «Бета» 7705123456/770501001 | ООО «Альфа» 7700987654/770501001 | Компьютер стационарный «Model-X» | 5 шт․ | 50 000 руб․ | 250 000 руб․ | 20% | 50 000 руб․ | — |
Шаг 3: Выставление своего счета-фактуры клиенту
ООО «Альфа» выставило ООО «Гамма» счет-фактуру № 456 на оказание консультационных услуг по договору № 100 от ․
Шаг 4: Заполнение Раздела 2 (выставленные)
| № стр․ | Номер СФ | Дата СФ | Номер и дата договора | Поставщик (ИНН/КПП) | Покупатель (ИНН/КПП) | Наименование услуги | Стоимость без НДС | Ставка НДС | Сумма НДС | Примечание |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 456 | 100 от | ООО «Альфа» 7700987654/770501001 | ООО «Гамма» 7736200012/773601001 | Консультационные услуги по управлению проектами | 100 000 руб․ | 20% | 20 000 руб․ | — |
Ключевые правила и сроки ведения
- Журнал ведется в хронологическом порядке по дате составления счета-фактуры․
- Записи делаются непосредственно после получения или выдачи счета-фактуры․
- Исправления допускаются только путем зачеркивания ошибочных данных и надписывания правильных данных рядом, с указанием даты исправления и подписью ответственного лица․ Затирание и подчистки запрещены․
- Журнал может вестись на бумажном носителе или в электронном виде (в формате Excel или специализированных программ)․ Электронный журнал должен обеспечивать контроль целостности и возможность восстановления данных․
- Сроки хранения — не менее 4 лет после окончания налогового периода, в котором был предъявлен вычет или начислен НДС․
- Сроки сдачи — журнал не представляется в налоговую инспекцию по умолчанию․ Однако по запросу инспекции его должны предоставить в течение 5 рабочих дней․ При электронном взаимодействии данные из журнала могут запрашиваться в рамках проверки․
Особенности для посредников (агентов, комиссионеров)
Для организаций, действующих по агентскому/комиссионному договору, правила заполнения имеют специфику, особенно с :
- Входящие счета-фактуры (от принципала) отражаются в Разделе 1, но в колонке «Покупатель» указываются данные конечного покупателя (если он известен агенту)․
- Исходящие счета-фактуры (агент выставляет принципалу или конечному покупателю) отражаются в Разделе 2․
- Обязательное примечание: в графе «Примечание» для всех записей, связанных с посредническими сделками, необходимо указывать номер и дату договора поручения (агентского договора)․
- Если агент не является налоговым агентом по НДС (оплачивает НДС сам), то он отражает только свои расходы и доходы․ Если является агентом-налогоплательщиком (уплачивает НДС от вознаграждения), то учитывает и это․
Типичные ошибки и как их избежать
- Неполное заполнение реквизитов (особенно ИНН/КПП контрагентов)․ Всегда сверяйте данные с ЕГРЮЛ/ЕГРИП или с самим счетом-фактурой․
- Путаница в разделении на входящие/исходящие․ Входящие — это то, что получили вы․ Исходящие — то, что выставили вы․
- Неправильное отражение ставки НДС․ Убедитесь, что ставка соответствует характеру товара/работы/услуги (20%, 10%, 0%, не облагается)․
- Отсутствие примечаний для агентов․ Это прямое требование изменений 2026 года․
- Несвоевременное ведение․ Заполняйте журнал сразу, а не «накопительно» перед отчетностью․
Где скачать актуальный бланк и образец заполнения?
Официальную форму (Приложение № 3) можно найти:
- На сайте официального публикатора правовой информации (по номеру Постановления Правительства № 1137)․
- В справочно-правовых системах («КонсультантПлюс», «Гарант», «Такском»)․
- На сайтах сервисов электронного документооборота и отчетности (например, «Контур․Экстерн», «ДБО «Альфа-Банк»)․
Рекомендуется скачивать бланк, актуализированный на 23 января 2026 года или позже, чтобы учесть все последние изменения․
Ведение журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур — это не формальность, а важнейший элемент системы налогового учета по НДС․ Правильное и своевременное заполнение документа:
- Защищает компанию при налоговых проверках․
- Обеспечивает четкий контроль за движением документов и расчетами НДС․
- Позволяет оперативно подготовить налоговые декларации․
Учитывайте специфику своей деятельности (особенно если вы посредник), следите за изменениями в законодательстве и не пренебрегайте деталями при заполнении․
Статья подготовлена на основе действующего законодательства РФ (Постановление Правительства РФ от № 1137 в редакции от )․ Перед применением рекомендуется убедиться в актуальности норм на момент заполнения․