Судебный архив – это хранилище материалов дел, решений, протоколов и иных документов, образующихся в деятельности судов общей юрисдикции и арбитражных судов. Граждане и организации могут обращаться в архив с целью получения копий, справок или выписок, необходимых для подтверждения прав и обязанностей, участия в судебных процессах, оформления наследства, трудовой деятельности и т.д. Для этого подаётся заявление в судебный архив (запрос). Ниже подробно рассмотрены все этапы подготовки и подачи такого заявления.

Виды документов, которые можно получить из судебного архива

• Архивная справка – подтверждает факт наличия того или иного документа в архиве (например, наличие решения суда по делу № 123/2020).
• Архивная выписка – содержит извлечение из документа (например, текст конкретного пункта решения).
• Архивная копия – точная воспроизведённая копия оригинального документа (решение, протокол, исковое заявление и т.п.).
• Информационное письмо – ответ на запрос в виде краткого сообщения о возможности предоставления документа или о причинах отказа.

Кто может подать заявление

Заявление могут подавать:

1. Граждане РФ (лично или через представителя).
2. Организации и их уполномоченные лица.
3. Адвокаты и юристы, действующие по доверенности.

Необходимые реквизиты и приложения к заявлению

В заявлении должны быть указаны следующие сведения:

• Наименование суда, в архиве которого находится интересующий документ (например, Тушинский районный суд города Москвы).
• ФИО заявителя (или наименование организации), адрес места жительства/пребывания, контактный телефон и электронная почта.
• Цель запроса (установление факта принадлежности трудовой книжки, подтверждение решения суда, получение копии искового заявления и т.д.).
• Точное описание искомого документа: номер дела, дата вынесения решения, вид документа (решение, протокол, исковое заявление и т.п.).
• Желаемая форма ответа: архивная справка, выписка, копия или информационное письмо.
• Способ получения ответа: почтовым отправлением, электронной почтой или личным получением в архиве.
• Подпись заявителя и дата подачи заявления.

К заявлению прилагаются документы, подтверждающие право на получение запрашиваемой информации:

• Паспорт гражданина РФ (или иное удостоверяющий личность документ).
• Трудовая книжка работника или её заверенная копия (при запросах, связанных с трудовыми отношениями).
• Нотариально заверенный перевод документов, если они составлены на иностранном языке.
• Вступивший в законную силу судебный акт, которым установлен факт, имеющий юридическое значение (например, решение о принадлежности имущества).
• Доверенность, оформленная нотариально, если заявление подаёт представитель.

Порядок подачи заявления

1. Подготовка заявления – заполнение формы согласно образцу (см. приложение). Важно указать точную форму ответа и способ его получения.
2. Сбор приложений – подготовка копий паспорта, трудовой книжки, доверенности и других подтверждающих документов.
3. Подача заявления – лично в архив суда, через почту (заказное письмо с описью вложения) либо в электронном виде на официальный адрес электронной почты суда (если такая возможность предусмотрена).
4. Регистрация заявления – сотрудник архива присваивает входящий номер и фиксирует дату получения.
5. Обработка запроса – архив проверяет наличие запрашиваемого документа, уточняет детали при необходимости и готовит ответ в выбранной форме.
6. Получение ответа – заявитель получает архивную справку, выписку, копию или информационное письмо выбранным способом (почта, e‑mail, личное получение). При личном получении необходимо предъявить паспорт и расписаться в получении документа.

Сроки исполнения запроса

Согласно Основным правилам работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от , п. 8.2), исполнение запросов граждан и организаций социально‑правового характера осуществляеться в течение 30 календарных дней с даты регистрации заявления. В случае необходимости уточнения информации срок может быть продлен, но не более чем на 15 дней, о чём заявитель уведомляется письменно.

Государственная пошлина и иные расходы

За выдачу копий судебных документов и справок может взиматься государственная пошлина. Размер пошлины определяется Налоговым кодексом РФ и зависит от типа документа:

• Копия решения суда – фиксированная ставка (например, 200 руб.).
• Архивная справка или выписка – меньшая ставка (например, 100 руб.).
• Заверение копии нотариусом – оплачивается отдельно по тарифам нотариальной палаты.

Реквизиты для уплаты пошлины указываются в извещении о принятии заявления к исполнению. Оплата производится через банк, терминал самообслуживания или онлайн‑сервисы судебной системы.

Образец заявления в судебный архив

Ниже представлен типовой шаблон заявления (формат можно адаптировать под конкретный суд и тип запрашиваемого документа).

Заявление о выдаче архивной справки (выписки, копии)

Наименование суда: Тушинский районный суд города Москвы
Архив суда: кабинет 211, 2 этаж

Заявитель: Иванов Иван Иванович
Паспорт: серия 45 № 123456, выдан ОВД Тушино г. Москвы 
Адрес: г. Москва, ул. Летная, д. 10, кв. 45
Телефон: +7 (495) -23‑45‑67
E‑mail: ivanov@example.com

Прошу выдать мне архивную справку, подтверждающую факт наличия в архиве суда решения по гражданскому делу № 12‑345/2020 от , вынесенного Тушинским районным судом г. Москвы, в котором установлено право Истца на получение алиментов от Ответчика;

Желаемая форма ответа: архивная справка.
Способ получения ответа: почтовым отправлением на указанный выше адрес.

Прилагаю:
Копия паспорта (стр. 2‑3).
Копия трудовой книжки (стр. 1‑2) – для подтверждения места работы.
Доверенность на представление интересов (нотариально заверенная) – не требуется, подаю лично.

Подпись: _____________ /Иванов И.И./

При необходимости форму можно изменить: вместо «архивная справка» указать «архивная выписка» или «архивная копия», а также выбрать иной способ получения (e‑mail, личное получение).

Особенности получения документов из архива мирового судьи

Для материалов дел, переданных в архив мирового судьи, порядок аналогичен, но заявление подаётся в канцелярию соответствующего участка мирового судьи. Выдача копий производится работником архива по письменному заявлению (запросу). При личном обращении необходимо предъявить паспорт и, если действует представитель – доверенность, оформленную нотариально.

Часы работы архива и порядок выдачи копий

Согласно информации с официального портала судов общей юрисдикции г. Москвы:

• Понедельник: с 14:00 до 18:00.
• Четверг: с 09:00 до 13:00.
• В остальные дни недели архив может быть закрыт для выдачи копий (уточняйте на сайте конкретного суда).

При личном получении копий необходимо расписаться в получении документа и предъявить паспорт.

Полезные советы

• Перед подачей заявления уточните точный номер дела и дату вынесения решения – это существенно ускорит поиск в архиве.
• Если документ находится в электронном виде, уточните возможность получения скана по e‑mail – это часто быстрее и дешевле.
• При запросе справки о принадлежности трудовой книжки рекомендуется приложить заверенную копию трудовой книжки и, при необходимости, нотариальный перевод.
• Сохраняйте копию поданного заявления и квитанцию об оплате государственной пошлины – они могут понадобиться при последующих обращениях.
• В случае отказа в выдаче документа запросите мотивированное объяснение и, при необходимости, обжалуйте решение в вышестоящий суд.

Заявление в судебном архиве – это ключевой инструмент для получения официальных подтверждений фактов, имеющих юридическое значение. Правильное оформление заявления, приложение необходимых документов и соблюдение установленных сроков позволяют избежать задержек и получить нужные справки, выписки или копии в кратчайшие сроки; Следуя представленной инструкции, граждане и организации смогут эффективно взаимодействовать с архивными службами судов и защищать свои права и законные интересы.