Увольнение сотрудника, это не только подписание приказа и расчет заработной платы, но и сложный документооборот․ Согласно Трудовому кодексу РФ, работодатель обязан выдать работнику ряд документов в последний рабочий день․ Однако некоторые справки и копии кадровых документов выдаются исключительно по письменному заявлению работника․ В этой статье мы подробно разберем, как правильно составить такое заявление, какие документы можно запросить и в какие сроки работодатель обязан их предоставить․
Какие документы работодатель обязан выдать без заявления?
В день увольнения (последний рабочий день) кадровик или бухгалтер обязан выдать сотруднику пакет основных документов вне зависимости от того, просил ли он об этом․ К ним относятся:
- Трудовая книжка (или сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р, если сотрудник перешел на электронную трудовую книжку)․
- Справка о доходах и суммах НДФЛ (выдается за текущий и два предыдущих года)․
- Справка для расчета пособий (форма 182н) — содержит данные о заработке за два календарных года, предшествующих году увольнения․
- Выписка из формы СЗВ-СТАЖ за текущий год и выписка из СЗВ-М за месяцы работы в текущем году․
- Раздел 3 расчета по страховым взносам․
Сотрудник должен подтвердить получение этих документов, поставив свою подпись (например, в журнале учета трудовых книжек или личной карточке)․
Для чего нужно заявление о предоставлении документов?
Помимо обязательного пакета, работник имеет право запросить заверенные копии документов, связанных с его работой (ст․ 62 ТК РФ)․ Без письменного заявления работодатель не обязан их выдавать․ С помощью заявления сотрудник может запросить:
- Копии приказов о приеме на работу, переводах, увольнении, поощрениях, отпусках и т․д․
- Копию трудового договора и дополнительных соглашений к нему․
- Справку о среднем заработке для постановки на учет в центр занятости населения․
- Производственную характеристику с места работы (часто требуется при выходе на пенсию или для различных инстанций)․
- Справки 2-НДФЛ за предыдущие периоды․
- Любые иные документы, касающиеся трудовой деятельности данного сотрудника․
Сроки выдачи документов
Сроки предоставления документов строго регламентированы законодательством:
- В день увольнения: если работник подал заявление о выдаче документов, связанных с работой, именно в день увольнения, работодатель обязан выдать их в последний рабочий день вместе с обязательным пакетом․
- В течение 3 рабочих дней: если работник обратился с заявлением о выдаче копий документов уже после увольнения, работодатель обязан предоставить их в течение 3 рабочих дней с момента получения заявления․
Все копии должны быть заверены надлежащим образом (прошиты, пронумерованы, скреплены печатью и подписью уполномоченного лица) и предоставляются бесплатно․
Как правильно составить заявление?
Законодательством не установлено унифицированной формы такого заявления, поэтому оно пишется в произвольной форме․ Однако для того, чтобы документ имел юридическую силу и не вызвал вопросов у работодателя, в нем необходимо указать следующие данные:
Структура заявления:
- Шапка (правый верхний угол):
- Должность руководителя организации и его ФИО․
- Наименование организации․
- ФИО увольняющегося работника и его должность․
- Контактные данные (при необходимости)․
- Название документа: «Заявление о выдаче документов, связанных с работой»․
- Основная часть: Просьба выдать заверенные копии конкретных документов или справки․ Формулировка должна быть четкой, например: «Прошу в день увольнения выдать мне заверенные надлежащим образом копии следующих документов, связанных с моей работой․․․»․
- Перечень документов: Желательно указать список максимально точно (приказы с датами и номерами, если они известны, виды справок)․
- Основание: Ссылка на ст․ 62 и ст․ 84․1 ТК РФ (необязательно, но придает заявлению юридическую грамотность)․
- Дата и подпись работника․
Образец заявления
Ниже представлен типовой образец заявления, который можно адаптировать под свою ситуацию:
Генеральному директору ООО «Альфа»
Иванову И․И․
от менеджера отдела продаж
Петрова П․П․
ЗАЯВЛЕНИЕ
о выдаче документов, связанных с работой, при увольнении
На основании статьи 62 и статьи 84․1 Трудового кодекса РФ, прошу Вас в день моего увольнения ( г․) выдать мне заверенные надлежащим образом копии следующих документов, связанных с моей работой:
- Копия приказа о приеме на работу № 12-к от г․
- Копия приказа о переводе на другую должность № 45-к от г․
- Копия трудового договора от г․ и дополнительных соглашений к нему․
- Справка о среднем заработке для постановки на учет в центре занятости населения․
- Характеристика с места работы․
Подпись: ______________ / Петров П․П․/
Что делать, если работодатель отказывается выдавать документы?
Некоторые недобросовестные работодатели затягивают выдачу документов или отказывают в их предоставлении, ссылаясь на занятость или отсутствие бланков․ Это прямое нарушение трудового законодательства․ Если вы столкнулись с такой ситуацией:
- Зафиксируйте факт подачи заявления․ Подавайте заявление в двух экземплярах․ На вашем экземпляре секретарь или кадровик должен поставить отметку о принятии (входящий номер и дата), подпись и расшифровку подписи․ Если отказываются принимать лично — отправьте заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении․
- Обратитесь в Государственную инспекцию труда (ГИТ)․ Онлайн-инспекция позволяет подать жалобу дистанционно․ По факту нарушения работодатель будет привлечен к административной ответственности․
- Обратитесь в суд․ Вы имеете право потребовать не только выдачи документов, но и компенсации морального вреда, а также возмещения ущерба, если задержка документов привела к невозможности трудоустроиться на новое место (например, из-за отсутствия справки для центра занятости)․
Заявление работника о предоставлении документов при увольнении — это важный инструмент защиты своих прав․ Помните, что обязанность работодателя выдать основные справки и трудовую книжку возникает автоматически в день увольнения, а для получения дополнительных копий приказов, договоров и характеристик необходимо письменное ходатайство сотрудника․ Грамотно составленное заявление и знание сроков выдачи помогут вам избежать проблем при переходе на новое место работы или оформлении социальных выплат․