В современном мире электронный документооборот становится нормой. Для работников это означает удобный доступ к расчетным листкам (заработной платы, удержаний и т.д.) без необходимости ждать бумажных копий. Однако для того, чтобы работодатель мог отправлять документы на ваш личный e‑mail, необходимо оформить официальное заявление о направлении расчетных листков на электронную почту.
Что такое заявление о направлении расчетных листков?
Заявление – это письменное обращение работника к работодателю с просьбой о предоставлении расчетных листков в электронном виде. В соответствии с законодательством РФ (ст. 12 Трудового кодекса РФ, ст. 3 Федерального закона «Об электронном документообороте» и др.) работодатель обязан получить письменное согласие от каждого работника на получение расчетных листков по электронной почте.
Законодательная база
- Трудовой кодекс РФ – ст. 12: «Работник имеет право получать расчетные листки в письменной форме».
- Федеральный закон «Об электронном документообороте» – ст. 3: «Письменные документы могут быть переданы в электронном виде при наличии согласия сторон».
- Постановление Минтруда РФ от 20 марта 2019 г. о порядке получения расчетных листков по электронной почте.
Зачем нужно заявление?
Без официального заявления работодатель не имеет юридической основы для отправки расчетных листков на ваш личный e‑mail. Это позволяет:
- Защитить конфиденциальность данных.
- Обеспечить правильную доставку документов.
- Избежать путаницы и ошибок в адресации.
Как составить заявление?
Ниже приведён пошаговый алгоритм оформления заявления.
- Укажите дату и место написания заявления.
- Направьте заявление к руководству (генеральному директору, начальнику отдела кадров и т.д.).
- В тексте заявления уточните:
- Ваше полное имя и должность.
- Номер и дата трудового договора.
- Адрес электронной почты, на которую вы хотите получать расчетные листки.
- Согласие на получение расчетных листков в электронном виде.
- Подпишите заявление и приложите копию паспорта (если требуется).
Шаблон заявления (пример)
Ниже пример заявления, который можно адаптировать под свои нужды. Скопируйте в текстовый редактор, заполните пропуски и распечатайте.
ООО «Круиз» г. Москва, ул. Примерная, д. 1 20 марта 2019 г. Генеральному директору ООО «Круиз» Иванову С.А. Заявление Я, Орленко О.Е., работник ООО «Круиз», занимающий должность менеджер, прошу направлять мне расчетные листки (заработной платы и удержаний) на электронную почту: orelko@example.com. Согласен(на) на получение расчетных листков в электронном виде в соответствии с законодательством РФ. Подпись: ______________________
Процесс обработки заявления
После получения заявления работодатель:
- Проверяет достоверность данных.
- Вводит адрес в систему электронного документооборота.
- Отправляет подтверждение о принятии заявления.
- Начиная с следующего месяца, расчетные листки автоматически отправляются на указанный e‑mail.
Ответственность сторон
Работодатель обязан:
- Обеспечить конфиденциальность и безопасность передаваемых данных.
- Соблюдать сроки и формат отправки расчетных листков.
Работник обязан:
- Обеспечить актуальность указанных данных (e‑mail).
- Сообщать работодателю о смене адреса электронной почты.
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли изменить адрес электронной почты после подачи заявления? – Да, необходимо подать новое заявление с указанием нового адреса.
- Что делать, если расчетный листок не пришёл? – Свяжитесь с отделом кадров, уточните статус отправки.
- Можно ли получить расчетный листок в бумажном виде, если уже подписал заявление? – Да, работодатель обязан предоставить оба варианта по запросу.
Оформление заявления о направлении расчетных листков на электронную почту – это простой, но важный шаг, который обеспечивает доступ к зарплатной информации в удобном формате и защищает ваши права как работника. Следуйте приведённому шаблону, соблюдайте требования законодательства, и вы получите расчетные листки без лишних хлопот.
Удачной работы и своевременного получения зарплаты!