Заверение (или нотариальное заверение) копий документов – это процедура, при которой уполномоченное лицо подтверждает, что копия документа полностью соответствует оригиналу. Для юридических лиц данная процедура регулируется нормативными актами Гражданского кодекса РФ, Федеральным законом «О нотариате», а также внутренними локальными актами организации.
Кто может заверять копии документов?
Согласно действующему законодательству и разъяснениям органов власти, право заверять копии документов у юридического лица может быть предоставлено:
- Руководителю организации (генеральному директору, президенту и т.п.);
- Другим уполномоченным сотрудникам, указанным в локальных актах (приказах, положениях о делопроизводстве);
- Сотрудникам центров обслуживания населения, если они действуют на основании «Правил заверения электронных копий документов сотрудниками центров обслуживания населения»;
- Уполномоченным лицам кредитных и некредитных финансовых организаций, которые вправе самостоятельно определять способ заверения копий документов, полученных в ходе их деятельности.
Важно, чтобы уполномоченное лицо имело соответствующее письменное поручение (приказ, распоряжение) либо было указано в уставе или внутреннем положении организации как лицо, наделенное правом заверять копии.
Этапы процедуры заверения копий
- Подготовка оригинала и копии – оригинал документа должен быть представлен в надлежащем виде (не поврежден, читабелен). Копия делается точной репродукцией (фотокопия, сканирование, печатный вывод).
- Сравнение копии с оригиналом – уполномоченное лицо визуально проверяет соответствие содержания, реквизитов, подписей, печатей и приложений.
- Оформление надписи о заверении – на копии ставится надпись (обычно в левом нижнем углу) следующего содержания:
«Копия верна»
Должность уполномоченного лица
Ф.И.О. (подпись)
Дата заверения
(при наличии) печать организации
При заверении электронных копий надпись может быть оформлена в виде электронной подписи или метки времени, а также сопровождаться реквизитами организации и ссылкой на оригинал, хранящийся в электронном архиве.
Особенности заверения для разных типов организаций
Коммерческие организации
В коммерческих компаниях заверение копий обычно регулируется внутренним положением о делопроизводстве. Руководитель может делегировать это право chief financial officer, юристу или секретарю.
Бюджетные и государственные учреждения
Здесь часто применяются типовые инструкции, утвержденные соответствующими ведомствами (например, Минфином). Заверение может осуществлятся только сотрудниками, прошедшими аттестацию по работе с документами.
Финансовые организации
Кредитные и некредитные финансовые организации вправе самостоятельно определять способ заверения копий документов, полученных в ходе их деятельности (например, при выдаче кредитов, открытии счетов). Это может включать использование специальных штампов, электронных подписей или заверения через внутреннюю систему контроля.
Требования к оформлению заверенной копии
- На копии должна быть четко читаемая надпись о заверении;
- Подпись уполномоченного лица должна быть собственноручной (или электронной, если речь о электронном документе);
- При наличии печати организации она ставится рядом с подписью;
- Дата заверения указывается в формате ДД.ММ.ГГГГ;
- Если копия многостраничная, надпись делается на первом листе, а на остальных листах делается пометка «См. лист 1» или проставляется скрепка с подписью уполномоченного лица.
Ответственность за неправильное заверение
Неправильное или недостоверное заверение копии документа может повлечь:
- Гражданско-правовые последствия (недействительность сделки, возмещение убытков);
- Административную ответственность (штрафы за нарушение требований к документационному обеспечению);
- В случае умысла – возможное уголовное преследование по статье о подделке документов.
Поэтому организациям рекомендуется:
- Утверждать локальный акт, четко определяющий круг лиц, уполномоченных заверять копии;
- Проводить периодическое обучение ответственных сотрудников;
- Вести журнал регистрации заверенных копий (номер, дата, ФИО уполномоченного лица, наименование документа);
- При переходе на электронный документооборот использовать квалифицированную электронную подпись и метки времени.
Пример локального акта (фрагмент)
ПРИКАЗ № 45 от О заверении копий документов Утвердить список уполномоченных лиц, имеющих право заверять копии документов: 1.1. Генеральный директор – Иванов И.И. 1.2. Заместитель генерального директора по юридическим вопросам – Петрова А.С. 1.3. Главный бухгалтер – Сидоров В.Н. Установить, что заверение копий осуществляется путем проставления надписи «Копия верна» с указанием должности, Ф.И.О., подписи и даты. Настоящий приказ вступает в силу со дня его подписания.
Заверение копий документов юридического лица – это важная процедура, обеспечивающая легитимность и доказательную силу документов в гражданском обороте, судебных процессах и взаимодействии с государственными органами. Четкое регулирование вопроса внутри организации, обучение сотрудников и соблюдение установленных требований позволяют минимизировать риски и обеспечить надежность документооборота.