Закрытие договора поставки является важным этапом в процессе сотрудничества между контрагентами. Для успешного завершения поставки необходимо подготовить и передать клиенту комплект закрывающих документов. В этой статье мы рассмотрим, какие документы необходимы для закрытия договора поставки и как их правильно подготовить.
Закрывающие документы
Для закрытия договора поставки необходимо подготовить следующие документы:
- Акт об оказании услуг: подтверждает факт оказания услуг по договору;
- Транспортная накладная: подтверждает факт доставки груза;
- Счет-фактура: если продавец является плательщиком НДС;
- УПД (Универсальный перевозочный документ): заменяет акт об оказании услуг и транспортную накладную;
- Счет: может быть один на все услуги или на каждую в отдельности;
- Счет-фактура: подтверждает факт оказания услуг и уплаты НДС;
- Акт выполненных работ: подтверждает факт выполнения работ по договору;
Алгоритм действий для завершения поставки
Для успешного завершения поставки необходимо выполнить следующие шаги:
- Информировать клиента о выпуске груза в свободное обращение: проинформировать клиента о том, что груз выпущен в свободное обращение и подтвердить доставку груза на следующий день;
- Подготовить заявку в финансовый отдел для выставления счета: подготовить заявку с необходимой информацией о поставке, включая номер транспортного документа, весогабаритные характеристики груза, наименование клиента и номер документа, на основании которого необходимо выставить счет;
- Собрать все необходимые закрывающие документы: собрать все необходимые документы, включая Master air way bill, таможенную декларацию, транспортную накладную, счет, счет-фактуру и акт выполненных работ;
- Проверить собранные документы: проверить собранные документы на наличие ошибок и несоответствий.
Проверка документов
Для проверки документов необходимо:
- Указать номер счета;
- Указать дату выставления счета: не раньше, чем будет оказана последняя услуга по договору;
- Совпадение реквизитов сторон: реквизиты сторон в счете должны совпадать с реквизитами в договоре-заявке;
- Указать номер и дату договора: на основе которого была выполнена перевозка и выставлен счет;
- Указать номер транспортной накладной: в данном случае это MAWB;
- Совпадение весогабаритных характеристик груза: с аналогичной информацией в MAWB.