Закрытие обособленного подразделения — это юридически значимое событие, требующее строгого соблюдения процедур, установленных российским законодательством. Независимо от того, является ли подразделение филиалом, представительством или иным структурным подразделением, его ликвидация требует не только внутреннего распоряжения руководства, но и обязательного уведомления налоговых органов, а также выполнения ряда кадровых, бухгалтерских и административных действий.
Что такое обособленное подразделение?
Согласно статье 55 Гражданского кодекса РФ, обособленным подразделением организации является любое территориально обособленное подразделение, в котором постоянно осуществляются функции организации — например, производство, продажи, обслуживание клиентов. К ним относятся:
- филиалы;
- представительства;
- структурные подразделения, расположенные вне юридического адреса организации (например, офисы, склады, цеха).
Важно: не все отделы — обособленные подразделения. Если подразделение не имеет самостоятельного бухгалтерского учета, не ведет расчетов с контрагентами и не имеет постоянного штата — оно не считается обособленным.
Почему важно издать приказ о прекращении деятельности?
Приказ о прекращении деятельности обособленного подразделения, это основополагающий внутренний документ, на основании которого:
- прекращаются все операции подразделения;
- начинается процедура увольнения сотрудников;
- формируется отчетность для ФНС;
- подается сообщение о закрытии по форме С-09-3-2;
- вносятся изменения в ЕГРЮЛ (если это филиал или представительство).
Отсутствие приказа может привести к штрафам, признанию деятельности незаконной и проблемам с налоговой инспекцией.
Когда нужно издавать приказ?
Приказ издается в течение 3 рабочих дней с момента принятия решения о закрытии подразделения. Это требование установлено:
- п. 3 ст. 55 ГК РФ, для филиалов и представительств;
- Приказом ФНС России от № ЕД-7-14/632 (в ред. от ) — для подачи формы С-09-3-2.
Решение о закрытии принимается:
- для ООО — на общем собрании участников или решении единственного участника;
- для АО — на общем собрании акционеров;
- для ИП — самостоятельно, если подразделение было создано по его инициативе.
Обязательные реквизиты приказа
Приказ должен содержать следующие элементы:
- Наименование документа — «Приказ о прекращении деятельности обособленного подразделения»;
- Номер и дата — присваиваются в порядке внутренней нумерации;
- Основание — ссылка на решение участников/акционеров (с датой и номером протокола);
- Содержание, конкретное указание на подразделение (полное наименование, адрес), дату прекращения деятельности, перечень действий;
- Приказываю — перечень поручений;
- Подпись руководителя и Ф.И;О.;
- Ознакомление под роспись — все заинтересованные лица (бухгалтер, кадровик, руководитель подразделения и др.).
Образец приказа о прекращении деятельности обособленного подразделения
ПРИКАЗ
№ 15-п
от 15 мая 2026 г.
г. Москва
О прекращении деятельности обособленного подразделения
На основании решения единственного участника ООО «Альфа-Групп» от 10 мая 2026 года № 3, принявшего решение о ликвидации обособленного подразделения в г. Санкт-Петербурге, в связи с прекращением договорных обязательств с основным клиентом и снижением объема работ на территории Северо-Западного федерального округа,
ПРИКАЗЫВАЮ:
- Прекратить деятельность обособленного подразделения ООО «Альфа-Групп» по адресу: 191015, г. Санкт-Петербург, ул. Невский проспект, д. 120, офис 305, с 31 мая 2026 года.
- Назначить ответственным за завершение деятельности подразделения — заместителя директора по административным вопросам Иванова И.И.
- Бухгалтерии (начальнику бухгалтерии Петрову П.П.):
- провести окончательный расчет с контрагентами;
- сформировать и сдать в ФНС отчетность за период деятельности подразделения (включая 3-НДФЛ, 6-НДФЛ, РСВ, 4-ФСС, 2-НДФЛ);
- подать в налоговый орган по месту нахождения подразделения сообщение о прекращении деятельности по форме С-09-3-2 в течение 3 рабочих дней с даты прекращения деятельности.
- Отделу кадров (начальнику кадрового отдела Сидоровой А.А.):
- оформить увольнение сотрудников подразделения в соответствии с ТК РФ (п. 2 ст. 81 ТК РФ, ликвидация структурного подразделения);
- выплатить все причитающиеся суммы (заработная плата, компенсация за неиспользованный отпуск, выходное пособие);
- внести изменения в табель учета рабочего времени и личные дела сотрудников.
- Информационному отделу (начальнику ИТ-отдела Козлову К.К.) — отключить доступ к корпоративным системам, архивировать документы подразделения и передать их в центральный архив.
- Отделу закупок — расторгнуть все договоры, заключенные от имени подразделения, и уведомить контрагентов о прекращении сотрудничества.
- Финансовому отделу — снять подразделение с учета в качестве налогового агента по НДФЛ и перенести все обязательства на головную организацию.
- Внести изменения в ЕГРЮЛ (если подразделение было зарегистрировано как филиал) — в течение 3 рабочих дней подать форму Р14001 в налоговый орган по месту нахождения головной организации.
Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя директора по административным вопросам Иванова И.И.
Директор
_________________ /С.В. Петров/
(подпись) (Ф.И.О.)
Ознакомлены:
- Иванов И.И., зам. директора по АХЧ, _____________ /Иванов/ —
- Петров П.П. — нач. бухгалтерии — _____________ /Петров/ —
- Сидорова А;А. — нач. кадрового отдела — _____________ /Сидорова/ —
- Козлов К.К. — нач. ИТ-отдела — _____________ /Козлов/ —
Дополнительные обязательные действия после издания приказа
Подача формы С-09-3-2 в ФНС
Согласно Приказу ФНС России от № ЕД-7-14/757, форма С-09-3-2 — это обязательный отчет о прекращении деятельности обособленного подразделения. Подается в течение 3 рабочих дней с даты прекращения деятельности.
Где скачать? Форма доступна на сайте ФНС: www.nalog.gov.ru → раздел «Формы» → «С-09-3-2».
Куда подавать? В налоговую инспекцию по месту нахождения ликвидируемого подразделения (не головной организации!);
Увольнение сотрудников
Увольнение по п. 2 ст. 81 ТК РФ требует:
- уведомления сотрудников за 2 месяца (если подразделение ликвидируется полностью);
- выплаты выходного пособия в размере среднего месячного заработка;
- выплаты компенсации за неиспользованный отпуск;
- внесения записи в трудовые книжки с указанием причины — «ликвидация структурного подразделения».
Снятие с учета в ФСС, ПФР, ФОМС
Если подразделение было отдельно зарегистрировано в этих фондах (например, как налоговый агент по взносам), необходимо подать уведомления о прекращении деятельности и сняться с учета.
Архивация документов
Все документы подразделения (договоры, акты, отчеты, кадровые дела) передаются в центральный архив головной организации. Срок хранения, от 3 до 75 лет в зависимости от типа документа (см. Перечень типовых управленческих архивных документов).
Частые ошибки при закрытии подразделения
- Отсутствие приказа, ведет к штрафам по ст. 126 НК РФ (неуплата налогов) и ст. 5.27 КоАП РФ (нарушение трудового законодательства);
- Подача формы С-09-3-2 в налоговую по месту регистрации головной организации — вместо места нахождения подразделения;
- Неуведомление сотрудников за 2 месяца — риск иска о восстановлении на работе;
- Неотключение доступа к системам — риск утечки данных;
- Неотправка уведомлений контрагентам — возможны претензии и судебные иски.
Закрытие обособленного подразделения — это не просто «закрыть двери». Это комплексная процедура, требующая юридической, кадровой, бухгалтерской и административной подготовки. Приказ, это ключевой документ, который запускает всю цепочку действий. Его правильное составление и своевременное исполнение позволяют избежать штрафов, судебных разбирательств и репутационных рисков.
Рекомендация: всегда консультируйтесь с юристом или бухгалтером перед закрытием подразделения, особенно если в нем работали иностранные граждане, ведется деятельность с применением УСН/ЕНВД/ПСН, или есть задолженности перед бюджетом.
Скачать образец приказа в формате Word и бланк формы С-09-3-2 можно на официальном сайте ФНС или в системах КонсультантПлюс, Гарант, Контур.Бухгалтерия.
Дата публикации: 24 мая 2026 г.