Протокол — это официальный организационно-распорядительный документ, который:
- Фиксирует факт проведения голосования и его результаты.
- Подтверждает легитимность принятых решений.
- Служит основанием для внесения изменений в устав, реестр или иные реестры (например, ЕГРЮЛ).
- Является доказательством в суде при оспаривании решений.
Для очно-заочного голосования протокол должен особо отражать раздельный подсчет голосов по каждой форме участия, а затем их суммарный результат.
Кто подписывает протокол?
Протокол подсчета голосов очно-заочного голосования подписывают:
- Председатель собрания (или лицо, председательствовавшее на заседании).
- Секретарь собрания (лицо, ведшее протокол).
Важно: Участники голосования (как очные, так и заочные) не подписывают сам протокол подсчета. Их согласие с результатами выражается через поданные бюллетени. Однако в протоколе должна быть указана информация о том, кто из лиц, имеющих право голоса, присутствовал лично, а кто участвовал заочно.
Образец (структура) протокола подсчета голосов
Ниже представлен детализированный образец-шаблон с пояснениями к каждому разделу.
Шапка документа
ПРОТОКОЛ № __
подсчета голосов на общем собрании акционеров (участников) [Название организации]
в форме очно-заочного голосования
Дата составления протокола: «___» __________ 20__ г.
Место составления: [Город, адрес, где проводилось очное собрание или где осуществлялся подсчет].
Утверждение повестки дня (если голосование по этому вопросу было)
Утвердить повестку дня общего собрания акционеров в следующем составе:
[Перечислить вопросы с формулировками, как в уведомлении].
Решение: Утвердить повестку дня в предложенном составе.
Результаты голосования:
- «За»: __ голосов (__ % от общего количества голосов, принимающих участие в голосовании).
- «Против»: __ голосов (__ %).
- «Воздержалось»: __ голосов (__ %).
- Недействительные бюллетени: __ (__ %).
Решение принято.
Отчет по каждому вопросу повестки дня
Вопрос № __: [Формулировка вопроса]
Количество голосов, поданных «за»:
౼ в форме очного голосования: __;
⏤ в форме заочного голосования (путем направления бюллетеней): __.
Количество голосов, поданных «против»:
⏤ очно: __;
⏤ заочно: __.
Количество голосов, поданных «воздержался»:
⏤ очно: __;
⏤ заочно: __.
Количество недействительных бюллетеней:
⏤ очно: __;
⏤ заочно: __.
Всего поданных голосов: __ (из них очно: __, заочно: __).
Общее количество голосов, принадлежащих лицам, принявшим участие в собрании (кворум): __.
Результат: Решение принято / не принято (указать, какое решение принято, если оно сформулировано).
Общие итоги голосования
Общее количество лиц, принявших участие в голосовании (кворум): __.
3.2. Распределение голосов по формам участия:
౼ Очно: __ лиц (__ голосов);
⏤ Заочно: __ лиц (__ голосов).
3.3. Общее количество поданных бюллетеней: __.
Подсчет голосов и подписание
Подсчет голосов осуществляла(и) счетная комиссия в составе:
[ФИО, подпись] — Председатель счетной комиссии;
[ФИО, подпись], Член счетной комиссии.
Протокол составлен в двух экземплярах.
Председательствующий на собрании: _________________ / [ФИО] /
Секретарь собрания: _________________ / [ФИО] /
Ключевые правила и частые ошибки
Правило 1: Раздельный учет
Обязательно вести раздельный подсчет голосов по каждой форме (очно/заочно) по каждому вопросу. В итоговой строке по вопросу указывается суммарный результат. Это позволяет проверить, не нарушен ли кворум по заочной части.
Правило 2: Кворум
Кворум определяется по общему количеству голосов, поданных очно и заочно вместе. Если по итогам голосования (суммарно) кворум есть, решение считается принятым, даже если по одной из форм участия кворума не было.
Правило 3: Недействительные бюллетени
Указывайте отдельно по формам. К недействительным обычно относят: незаполненные, с исправлениями без удостоверения, с отметками, не позволяющими определить волеизъявление;
Правило 4: Приложения
К протоколу наряду с подписанным экземпляром обязательно прилагается:
⏤ Список лиц, принявших участие в собрании (с указанием формы участия и количества голосов);
౼ Все полученные заочные бюллетени (в опечатанном виде, если они не сдавались лично);
౼ Отчет счетной комиссии (если она формировалась).
Ошибка №1: Суммирование без детализации
Неправильно: «По вопросу 1: «За» — 150 голосов, «Против» — 50».
Правильно: «По вопросу 1: «За» — очно: 100, заочно: 50 (всего 150)».
Ошибка №2: Подпись всех участников
Заочные участники не подписывают протокол подсчета. Их подпись ставится только на бюллетене. Подписывают только председатель и секретарь (и члены счетной комиссии, если они отдельно указаны).
Ошибка №3: Отсутствие данных о кворуме
В протоколе должно быть четко указано общее количество голосов, принадлежащих лицам, принявшим участие в собрании (кворум), и общее количество голосов по всем вопросам повестки дня (чтобы можно было проверить, что кворум соблюден по каждому вопросу).
Протокол подсчета голосов очно-заочного собрания, это юридически хрупкий документ. Любая неточность в подсчете или оформлении может стать основанием для оспаривания решения. Поэтому при его составлении необходимо:
- Строго разделять данные по формам участия.
- Точно указывать проценты от общего количества голосов, присутствующих на собрании (кворума).
- Соблюдать формулировки, предусмотренные уставом организации и законом (для АО — ФЗ «Об АО», для ООО — ФЗ «Об ООО»).
- Хранить все приложения (бюллетени, списки) вместе с протоколом.
При сомнениях в правильности оформления рекомендуется проконсультироваться с юристом, специализирующимся на корпоративном праве.
Примечание: Данный образец является рекомендательным. Точные требования к форме и содержанию протокола могут устанавливаться уставом организации и внутренними документами. Для общественных организаций могут применяться иные правила.