Виза – это подпись, печать и должность лица, которое согласует документ. В приказах, докладных записках и других официальных документах виза играет важную роль, подтверждая, что документ прошёл внутреннее согласование и готов к исполнению. Ниже приведены подробные сведения о том, что такое виза, как правильно её размещать, какие реквизиты обязательны и примеры оформления.
Что такое виза?
Виза – это отметка, подтверждающая согласование документа со стороны должностного лица. Она состоит из:
- должности лица, подписывающего документ;
- имени и фамилии (иногда и отчества);
- подписи;
- даты подписания.
Виза может быть как «первой» (согласование в начале документа), так и «последней» (последняя подпись в конце). В приказах обычно ставится в конце, после текста приказа.
Где ставится виза в приказе?
В приказах по унифицированной форме графа «Виза» официально не предусмотрена, но в реальной практике её добавляют внизу документа, рядом с подписью руководителя. Если в приказе не хватает места, создаётся отдельный лист согласования.
Пример расположения визы в приказе:
ПРИКАЗ № 123 о проведении аттестации сотрудников ... Согласовано: [должность] ___________________________ [ФИО] _______________________________ [подпись] ___________________________ [дата] _______________________________
Обязательные реквизиты визы
- Должность – должность лица, подписывающего документ.
- ФИО – имя, фамилия и отчество (если применимо).
- Подпись – собственноручная подпись.
- Дата – дата подписания.
Если в приказе используется печать, она может быть размещена рядом с подписью.
Примеры оформления визы
| Пример 1 | Пример 2 |
|---|---|
| Начальник отдела кадров Петров И.И. Подпись: ____________ | Генеральный директор Смирнов А.А. Подпись: ____________ |
Как правильно располагать визы в приказе и докладной записке
Приказ – виза ставится внизу, после текста приказа. Если приказ содержит несколько уровней согласования, каждая виза размещается в отдельной строке.
Докладная записка – виза ставится в конце, после заключения. При необходимости можно добавить несколько виз, если документ согласовывается несколькими руководителями.
Когда нужен отдельный лист согласования?
Если в приказе отсутствует место для визы, создаётся отдельный лист согласования; На нём указываются:
- Наименование документа;
- Номер и дата документа;
- Список должностей, которые должны согласовать документ;
- Место для подписи и даты.
Пример листа согласования:
ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ Документ: ПРИКАЗ № 123 Согласовано: Начальник отдела кадров ___________________________ Финансовый директор _______________________________
Правила оформления визы в соответствии с законодательством
- С 1 января 2013 года в связи с принятием Закона от 6 декабря 2011 г. 402-ФЗ применение унифицированных форм не является обязательным, но рекомендуется соблюдать принципы делопроизводства.
- Приказом Росархива от № 44 установлены рекомендации по оформлению визы.
- В инструкции по делопроизводству организации должны быть прописаны конкретные правила и примеры оформления визы.
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли оставить виза без подписи? Нет, подпись обязательна.
- Нужна ли печать в визе? Печать не обязательна, но может использоваться для усиления официальности.
- Что делать, если в приказе нет места для визы? Создайте отдельный лист согласования.
- Какие реквизиты обязательны в визе? Должность, ФИО, подпись и дата.
Виза в приказе – это ключевой элемент, подтверждающий согласование документа. Правильное оформление визы обеспечивает юридическую силу приказа и соблюдение норм делопроизводства. Следуйте приведённым рекомендациям, чтобы ваши документы всегда были оформлены корректно и профессионально.