Фраза «скрепляется печатью юридического лица» — это не просто устоявшийся канцелярский оборот, а важнейший юридический термин, подтверждающий подлинность документа и волеизъявление организации․ В деловом документообороте печать выступает гарантом того, что документ исходит именно от указанного юридического лица, а подпись должностного лица на нем подлинна․
Суть реквизита и эволюция терминологии
С точки зрения делопроизводства, важно различать понятия «печать» и «оттиск печати»․ Печать — это физическое механическое приспособление, устройство, содержащее клише для последующего проставления оттиска на бумаге․ Соответственно, на документе мы видим именно оттиск печати․
В современных нормативных актах название этого реквизита было изменено․ Если ранее использовались иные формулировки, то теперь официально закреплено наименование «оттиск печати», которое наиболее точно отражает суть реквизита — след, оставленный клише на бумажном носителе․
Главная функция оттиска
Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах․ Особенно это критично для бумаг, которые:
- Удостоверяют права лиц (например, доверенности);
- Фиксируют факты, связанные с финансовыми средствами (платежные поручения, кассовые ордера);
- Предусматривают обязательное заверение подлинности подписи в соответствии с законом или внутренними регламентами․
Каждая организация для заверения подлинности подписей своих должностных лиц обязана иметь круглую печать со своим наименованием․ Однако на практике юридические лица могут использовать несколько видов печатей:
- Гербовая печать, печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации․ Право ее использования регламентируется Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации»․ Требования к такой печати строго установлены ГОСТом (в частности, ГОСТ Р 51511-2001 с учетом изменений)․ Стоит отметить, что нормативные акты допускают изготовление гербовой печати для одного юридического лица не в единственном экземпляре (например, для разных филиалов или подразделений)․
- Печать организации (без герба) — стандартная круглая печать с полным наименованием юрлица и его ИНН/ОГРН․
- Печати структурных подразделений — печати отделов (например, отдела кадров, канцелярии)․
- Печати узкого функционального назначения — как правило, треугольные печати, используемые для специфических задач (для пакетов, для пропусков, для маркировки и т․п․)․
Помимо наименования, на клише печати могут размещаться изображения товарных знаков, эмблем и символов организации, если это не противоречит нормативным правовым актам․
Инструкция по применению печатей: зачем она нужна?
В связи с особой значимостью удостоверения подлинности документов, в каждой организации должен быть установлен строгий порядок использования печатей․ Для этого руководитель утверждает специальный локальный нормативный акт — Инструкцию по применению печатей․
Структура и содержание инструкции
Грамотно составленная инструкция позволяет избежать халатности и мошенничества․ Она должна включать следующие разделы:
- Перечень печатей, используемых в организации, с указанием названия и количества разрешенных экземпляров каждой печати․
- Места хранения печатей и должности лиц, ответственных за их сохранность․
- Должности лиц, уполномоченных хранить, использовать оттиски и осуществлять контроль за их правильным применением․
- Порядок пользования печатями․
Особое внимание в инструкции уделяется перечням документов, которые заверяются тем или иным видом печати:
- Документы, заверяемые гербовой печатью;
- Документы, заверяемые печатью без воспроизведения герба;
- Документы, заверяемые печатью структурного подразделения․
Что заверяет гербовая печать?
Основу инструкции составляет перечень документов, заверяемых именно гербовой печатью (или печатью организации, если гербовой нет)․ Как правило, в этот перечень включаются:
- Штатное расписание;
- Образцы подписей и оттиска печати на открытие банковских счетов;
- Доверенности на представление интересов в суде, налоговых органах и перед контрагентами;
- Учредительные документы и их копии;
- Годовая бухгалтерская отчетность․
Вносить изменения и дополнения в эти перечни допускается только по приказу руководителя организации;
Правила проставления оттиска
Порядок пользования печатями устанавливается организацией самостоятельно с учетом действующего законодательства и специфики документирования․ Для каждого вида печати инструкция должна определять:
- Наименования документов, подлежащих скреплению;
- Должность работника, который имеет право проставлять оттиск;
- Место на документе, где должен располагаться оттиск․
Разработка инструкции по применению печатей должна быть тесно увязана с разработкой Табеля унифицированных форм документов организации․ В Табеле обязательно предусматривается специальная графа «Печать», где напротив каждого вида документа указывается, какой именно оттиск его скрепляет (гербовый, простой, отдела и т․д․)․
Требование «скрепляется печатью юридического лица» превращает обычный лист бумаги с текстом в полноценный юридический акт․ Соблюдение внутреннего регламента по хранению, учету и использованию печатей защищает организацию от подделки документов, несанкционированного доступа к финансовым средствам и правовых рисков․ Именно поэтому оттиск печати — это не просто формальность, а важнейший инструмент корпоративной безопасности и делопроизводства․