В системе СБИС (Saby) электронный документооборот (ЭДО) построен вокруг понятий входящих и исходящих документов. Входящий договор – это договор, полученный от контрагента и зарегистрированный в разделе Документы/Входящие. Он участвует в учёте по договорам, согласовании, подписании и дальнейшем использовании в первичных бухгалтерских документах (счётах, платежных поручениях, актах и т.д.).

Основные характеристики входящего договора в СБИС

• Источник поступления – документ приходит от контрагента через ЭДО (по e‑mail, через СБИС Коннект или в личном кабинете online.sbis.ru).
• Регистрация – автоматически попадает в раздел Документы/Входящие после проверки электронной подписи (если подключён носитель ЭЦП или работает утилита СБИС Коннект).
• Статус – может находиться в состояниях: новый, на согласовании, утверждён, отклонён.
• Привязка к учёту – при включённом учёте по договорам в системе появляется аналитика «Договор», которую необходимо указать в первичных документах, чтобы избежать развернутого сальдо по взаиморасчётным счетам.
• Возможности дальнейшей работы – утверждение, отправка на подпись, добавление в складские документы, использование в отчётах и аналитике.

Как оформить входящий договор в СБИС

1. Получите документ – убедитесь, что входящий договор появился в разделе Документы/Входящие.
2. Проверьте содержимое – откройте договор, проверьте реквизиты сторон, предмет договора, сумму, сроки и наличие электронной подписи контрагента.
3. Утвердите или отправьте на согласование – используйте кнопки Утвердить или Отправить на согласование в зависимости от настроенного бизнес‑процесса.
4. Подпишите электронной подписью – если требуется ваша подпись, подключите носитель ЭЦП или запустите утилиту СБИС Коннект; система автоматически фиксирует подпись при сохранении документа.
5. Привяжите договор к учёту – перейдите в Настройки → Параметры учёта → Расчёты с контрагентами и включите опцию Учёт по договорам. После этого в карточке договора установите флаг Обязательное указание договора в документе.
6. Используйте в первичных документах – при создании счёта, платежного поручения, акта выполненных работ и т.д. выберите нужный договор из справочника; система подставит аналитику «Договор» автоматически.

Обработка входящего документа в разделе Входящие

После получения договора следует выполнить стандартную процедуру работы с входящими документами:

• Проверка – убедитесь, что документ не повреждён, подпись верна, а реквизиты соответствуют ожиданиям.
• Решение – на основе проверки выберите действие: Утвердить, Отправить на доработку или Отклонить.
• Уведомления – информация о статусе договора отображается в СБИС Плагине и в центре уведомлений.
• Архивация – после завершения всех этапов договор переходит в архив раздела Документы/Входящие и остаётся доступным для поиска и отчётов.

Пример работы с входящим договором

Допустим, вы получаете от поставщика договор о поставке строительных материалов.

1. Договор появляется в Документы/Входящие.
2. Вы открываете его, проверяете спецификацию (наименование, количество, цена, сроки).
3. Нажимаете Утвердить – система фиксирует ваше решение и отправляет уведомление контрагенту.
4. Поскольку учёт по договорам включён, при создании Счёта на оплату вы указываете этот договор в поле Договор; аналитика автоматически подставляется в проводки.
5. После оплаты вы формируете Платёжное поручение с тем же договором – сальдо по взаиморасчётному счёту остаётся корректным.
6. Все этапы подписания и согласования сохраняются в истории документа, что упрощает аудит.

Преимущества использования входящих договоров в СБИС

• Прозрачность – вся история договора (получение, проверка, согласование, подпись) хранится в одном месте.
• Автоматизация – при включённом учёте по договорам система сама подставляет нужную аналитику в первичные документы, уменьшая риск ошибок.
• Сокращение сроков – электронное подписание и уведомления позволяют заключать договоры за минуты вместо дней.
• Юридическая значимость – электронная подпись, подтверждённая СБИС, имеет такую же силу, как и рукописная.
• Интеграция с бухгалтерией – данные о договорах используются в отчётах по расчётам с контрагентами, налогам и финансовому анализу.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужен ли отдельный договор для каждого типа операции?

Не обязательно. Один договор может охватывать несколько видов поставок или услуг, если в нём чётко указаны предмет, количество, цена и сроки.

Что делать, если электронная подпись контрагента не проходит проверку?

Убедитесь, что у вас установлены актуальные корневые сертификаты и что носитель ЭЦП подключён. При необходимости запросите у контрагента новый подписанный документ.

Можно ли изменить условия уже утверждённого входящего договора?

Да, но это оформляется как дополнительное соглашение или новый договор, который также проходит весь цикл согласования и подписания.

Как найти старый входящий договор в системе?

Воспользуйтесь поиском в разделе Документы/Входящие: введите номер договора, название контрагента или дату получения.

Входящий договор в СБИС – это ключевой элемент электронного документооборота, который обеспечивает законность, прозрачность и автоматизацию взаимоотношений с контрагентами. Правильное оформление, проверка и привязка договора к учёту позволяют избежать ошибок в расчётах, ускорить процесс подписания и получить полную traceability всех операций. Используя возможности СБИС (уведомления, электронную подпись, аналитику по договорам), вы делаете работу с документами более эффективной и безопасной.

Если у вас остались вопросы по настройке учёта по договорам или работе с входящими документами, обращайтесь к разделу СБИС Помощь или к службе поддержки – они предоставят пошаговые инструкции, адаптированные под ваш тариф и конфигурацию системы.