Ведение кадрового документооборота — одна из важнейших задач любой организации. От того, насколько грамотно и систематизировано происходит формирование дел по трудовым договорам, зависит не только внутренний порядок в отделе кадров, но и безопасность компании при проверках контролирующих органов (например, ГИТ) или в случае судебных разбирательств с сотрудниками.
Что такое дело по трудовому договору?
Дело по трудовому договору — это комплект документов, который хранит в себе полную историю трудовых отношений с конкретным работником: от момента его принятия на работу до увольнения. В российской кадровой практике такие дела чаще всего формируются в виде личных карточек работников (форма Т-2) и личных дел (если их ведение предусмотрено внутренним регламентом компании).
Нормативная база и сроки хранения
Формирование и хранение кадровых документов строго регламентировано законодательством. Основным документом, определяющим сроки хранения, является Перечень типовых управленческих архивных документов, утвержденный Росархивом.
- Трудовые договоры (не расторгнутые) хранятся 50 лет (для документов, созданных после 2003 года).
- Расторгнутые трудовые договоры хранятся 50 лет, если они созданы после 2003 года, и 75 лет, если созданы ранее (однако на практике сейчас применяется единый 50-летний срок для новых документов).
- Личные дела руководителей организации хранятся постоянно.
Порядок формирования дела: пошаговая инструкция
Процесс формирования дела требует внимательности и соблюдения хронологии. Рекомендуемый алгоритм действий:
Шаг 1. Заведение дела при приеме на работу
В момент подписания трудового договора на работника заводится личное дело (или карточка). Документы формируются в отдельную папку (скоросшиватель), на которой обязательно указываются:
- Название организации.
- ФИО сотрудника.
- Табельный номер.
- Должность и структурное подразделение.
- Дата заведения дела.
Шаг 2. Формирование первичного пакета документов
При формировании дела в него подшиваются следующие документы в строгой логической последовательности:
- Внутренняя опись дела — документ, отражающий перечень всех бумаг, находящихся в деле.
- Трудовой договор (все экземпляры, включая подписанный работником).
- Приказ о приеме на работу (копия или выписка).
- Заявление о приеме на работу.
- Анкета или резюме, заполненные сотрудником.
- Копии личных документов: паспорт, СНИЛС, ИНН, документы воинского учета, дипломы об образовании.
Шаг 3. Пополнение дела в процессе работы
Трудовые отношения динамичны, и дело должно отражать все изменения. В процессе работы в папку подшиваются:
- Дополнительные соглашения к трудовому договору (об изменении оклада, переводе на другую должность, совмещении и т.д.).
- Копии приказов: о переводе, об отпуске, о направлении в командировку, о поощрении, о дисциплинарном взыскании.
- Заявления работника на отпуск, увольнение и т.д.
- Медицинские заключения и справки (если применимо).
- Результаты аттестаций и оценочных испытаний.
Шаг 4. Оформление увольнения и закрытие дела
При увольнении работника дело дополняется последними документами:
- Заявление на увольнение (или соглашение сторон).
- Копия приказа об увольнении.
- Записка-расчет при прекращении трудового договора.
После этого дело закрывается. На обложке папки проставляется дата закрытия дела (дата увольнения) и срок его хранения, исчисляемый с момента создания дела.
Правила систематизации документов внутри дела
Существует два основных принципа расположения документов внутри личного дела:
- Хронологический порядок — документы располагаются по мере их возникновения (от самых старых к новым). Это самый популярный метод, так как он позволяет отследить историю работы сотрудника шаг за шагом.
- Логический (тематический) порядок — документы группируются по блокам: сначала личные документы, затем приказы о переводах, затем документы об отпусках и т.д.
Каждый документ в деле должен быть пронумерован, а номера зафиксированы во внутренней описи. Это исключает возможность несанкционированного изъятия или подмены бумаг.
Цифровизация: электронное формирование дел
В современных реалиях формирование дел все чаще переходит в цифровую среду. Использование систем электронного документооборота (СЭД) и облачных сервисов для совместной работы значительно ускоряет процесс.
Например, корпоративные решения на базе Microsoft 365 (SharePoint, OneDrive) позволяют создавать защищенные электронные архивы. В таких системах можно хранить скан-копии трудовых договоров, организовывать совместный доступ для кадровиков с разными уровнями прав, а также использовать инструменты поиска и версионирования документов. Это не отменяет необходимости хранения бумажных оригиналов (согласно ТК РФ), но делает процесс работы с делами гораздо удобнее и быстрее.
Типичные ошибки при формировании дел
Чтобы избежать штрафов и проблем, избегайте следующих ошибок:
- Отсутствие внутренней описи. Без нее невозможно доказать целостность дела.
- Подшивка черновиков или неподписанных экземпляров договоров и заявлений.
- Хранение документов разных сотрудников в одной папке. Дело должно быть строго индивидуальным.
- Нарушение сроков передачи документов в архив. Закрытые дела должны передаваться в архив организации не позднее 3 лет после их завершения в делопроизводстве.
- Некорректная нумерация или пропуск листов при сшивании дела.
Формирование дел по трудовым договорам, это не просто бюрократическая формальность, а важнейший инструмент защиты интересов как работодателя, так и работника. Грамотно организованное дело, строгий хронологический порядок, наличие описей и соблюдение сроков хранения, залог того, что любая кадровая проверка или спорная ситуация будут разрешены быстро и в пользу закона.