Дата публикации:
В процессе увольнения работодатель обязан не только оформить все необходимые документы, но и обеспечить сотрудника выдачей (или направлением) его трудовой книжки․ При этом важно правильно оформить уведомление о получении – это позволяет избежать споров и снять ответственность с организации, если сотрудник отказывается брать документ в последний рабочий день․
Нормативная база
- Ч․ 6 ст․ 84․1 Трудового кодекса РФ – порядок выдачи трудовой книжки при увольнении․
- Порядок ведения и хранения трудовых книжек,утв․ Приказом Минтруда России от № 320н․
- Письменные разъяснения Федерального закона «О защите прав потребителей» (при необходимости отправки документов по почте)․
Согласно этим актам, работодатель освобождается от ответственности за невыдачу трудовой книжки, если:
- Уведомление о необходимости её получения отправлено заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении․
- Сотрудник получил уведомление и/или дал согласие на отправку документа по почте․
Когда требуется уведомление?
Уведомление необходимо, если:
- Трудовая книжка ведётся в бумажном виде․
- Работник не дал согласия на переход на электронный формат․
- В последний рабочий день сотрудник не забрал документ․
Если трудовая книжка ведётся в электронном виде, выдавать её не требуется – достаточно предоставить выписку о работе в организации․
Как оформить уведомление?
Форма уведомления не регламентирована, однако в нём должны присутствовать основные сведения:
- Дата составления уведомления․
- ФИО сотрудника․
- Адрес проживания (или иной способ доставки)․
- Сведения о дате увольнения и месте (или способе) выдачи трудовой книжки․
- Текст, в котором сотрудник прощается о необходимости забрать документ или дать согласие на его отправку по почте․
- Подпись и печать (при наличии)․
Для удобства можно использовать готовый образец уведомления, который затем легко адаптировать под конкретную ситуацию․
Пример текста уведомления
Уведомление о необходимости получения трудовой книжки От: ________________________ (наименование организации) Адрес: ________________________ Кому: ________________________ (ФИО сотрудника) Адрес: ________________________ «__» __________ 2026 г․ Уважаемый(ая) ________________________! В связи с прекращением вашего трудового договора с нашей организацией, просим в течение _____ дней (или указать дату) забрать свою трудовую книжку в ________________________ (адрес/офис)․ В случае невозможности лично забрать документ, вы можете выразить согласие на его отправку заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении․ С уважением, ________________________ (должность, подпись, печать)
Отправка уведомления по почте
Для юридической защиты рекомендуется отправлять уведомление заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении․ Это подтверждает факт получения сотрудником уведомления․
- Заполняете опись вложения, указывая содержание письма (копию уведомления)․
- В приложении к описи указываете дату отправки․
- Сохраняете подтверждение о вручении (скан или оригинал уведомления о вручении)․
После отправки вы освобождаетесь от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки․
Что делать, если сотрудник не забрал книжку?
Составьте акт о невозможности выдачи (или акт об отказе в получении)․
Прикрепите к акту копию уведомления и подтверждения о его отправке․
При необходимости, направьте повторное уведомление с новым сроком․
Если после всех действий документ всё равно не получен, можно оформить акт об уничтожении трудовой книжки, но только после истечения разумного срока (обычно 30 дней) и при наличии всех подтверждений о попытках доставить документ․
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли отправить уведомление электронной почтой? – Да, но для юридической силы лучше использовать заказное письмо с описью вложения․
- Нужен ли подпись работника на уведомлении? – Не обязательно, но подпись усиливает доказательную силу․
- Можно ли выдавать трудовую книжку в электронном виде? – Только если работник дал письменное согласие на электронный формат․
- Сколько дней нужно дать сотруднику на получение? – Обычно 5‑10 рабочих дней, но срок может быть указан в уведомлении по согласованию сторон․
Скачать готовый шаблон
Для удобства вы можете скачать готовый образец уведомления о получении трудовой книжки в формате Word:
Скачать образец уведомления
Шаблон уже содержит все необходимые поля и подсказки по заполнению․
Правильное оформление уведомления о получении трудовой книжки – ключевой момент при увольнении․ Оно позволяет:
- Соблюсти требования Трудового кодекса․
- Избежать споров о «потерянной» или «невыданной» книжке․
- Снять юридическую ответственность организации, если сотрудник не забрал документ в срок․
Следуя приведённым рекомендациям и используя приведённый образец уведомления, вы сможете проводить увольнения без лишних рисков и юридических осложнений․
Если понадобится дополнительная консультация – обратитесь к специалисту по персоналу или юристу․