Универсальный передаточный документ (УПД) — это один из ключевых документов в системе электронного документооборота (ЭДО). Он может использоваться как в качестве счета‑фактуры, так и в качестве первичного документа (накладной, акта и т.п.). В зависимости от того, как вы планируете использовать УПД, в поле «Статус» выбирается значение 1 или 2.

Статус 1 — УПД одновременно выполняет функции счета‑фактуры и первичного документа.
Статус 2 — УПД используется исключительно как первичный документ. При этом все реквизиты, связанные с НДС, не заполняются.

Ниже подробно разберём, когда нужен статус 2, как правильно заполнить УПД без НДС и приведём готовый образец.

Кому нужен УПД со статусом 2?

• Организации, которые не обязаны начислять НДС и не выставляют счета‑фактуры (например, ИП на упрощённой системе налогообложения без НДС).
• Поставщики, работающие с физическими лицами, где операции не облагаются налогом.
• Организации, осуществляющие операции, не облагаемые НДС (например, экспорт, услуги в рамках специальных режимов).

В этих случаях УПД со статусом 2 является единственным документом, подтверждающим факт поставки или оказания услуги.

Обязательные реквизиты УПД со статусом 2

Ниже перечислены поля, которые необходимо заполнить при статусе 2. Поля, связанные с НДС, оставляем пустыми.

1. Номер УПД – уникальный номер документа.
2. Дата выдачи – дата создания документа.
3. Поставщик (получатель) – ФИО/название, ИНН, КПП, адрес.
4. Покупатель (поставщик) – ФИО/название, ИНН, КПП, адрес.
5. Сумма без НДС – общая стоимость товаров/услуг.
6. Налоговая ставка – в поле ставится надпись «Без НДС».
7. Список товаров/услуг – наименование, количество, цена за единицу, сумма.
8. Сумма в валюте (если применимо) – указать валюту и курс при необходимости.
9. Дата отгрузки/приемки – дата фактического исполнения операции.
10. Примечание (необязательно) – дополнительная информация.

Поля, которые не заполняются при статусе 2:

• НДС по операции
• Сумма НДС
• Ставка НДС
• Сумма с НДС
• Сумма НДС в валюте

Как выглядит готовый образец УПД со статусом 2

Ниже приведён пример заполнения в формате, рекомендованном ФНС (письмо N ММВ‑20‑3/96). В реальной работе вы можете использовать шаблон из КонсультантПлюс или ГАРАНТ.РУ.

Пример УПД со статусом 2 (без НДС)

———————————————————————
| № УПД: 2026‑000123 | Дата выдачи: | Статус: 2 |
———————————————————————
| Поставщик: ООО «ТехноПлюс» | ИНН: 7701234567 | КПП: 770101001 |
| Адрес: 123456, г. Москва, ул. Ленина, д. 10 |
———————————————————————
| Покупатель: ИП Иванов И.И. | ИНН: 7701234568 | КПП: 770101002 |
| Адрес: 654321, г. Санкт‑Петербург, пр. Мира, д. 5 |
———————————————————————
| Список товаров/услуг:
1. Товар А – 10 шт. – 500 ₽/шт. – 5 000 ₽
2. Услуга Б – 2 часа – 1 200 ₽/час – 2 400 ₽
———————————————————————
| Сумма без НДС: 7 400 ₽ |
| Налоговая ставка: Без НДС |
| Дата отгрузки/приемки: |
| Примечание: Операция без НДС, выполнена в рамках упрощённой системы налогообложения |
———————————————————————

Пояснения к полям

• Номер УПД — идентификатор, который позволяет быстро найти документ в системе.
• Дата выдачи — дата создания документа. Важно, чтобы она совпадала с датой фактического исполнения операции.
• Статус — значение 2 указывает, что документ не содержит НДС.
• Налоговая ставка — заполняется словом «Без НДС».
• Список товаров/услуг — подробное описание каждой позиции. Важно указать количество, цену за единицу и сумму.
• Сумма без НДС — сумма всех позиций без учёта НДС.

Пошаговое руководство по заполнению УПД со статусом 2

1. Откройте шаблон УПД в системе ЭДО (формат 5.03).
2. В поле «Статус» выберите значение 2.
3. Заполните обязательные реквизиты: номера, даты, ИНН, адреса.
4. В поле «Налоговая ставка» введите «Без НДС».
5. Составьте список товаров/услуг, указав количество, цену и сумму.
6. Считайте общую сумму без НДС и внесите её в соответствующее поле.
7. Проверьте, что все поля, связанные с НДС, оставлены пустыми.
8. Сохраните и подпишите документ (электронно или печатно).
9. Отправьте УПД в систему ЭДО и сохраните копию для бухгалтерии.

Часто задаваемые вопросы

• Можно ли использовать УПД со статусом 2 в качестве счета‑фактуры?
  Нет. Статус 2 предназначен только для первичного документа. Для операций с НДС необходимо использовать статус 1.
• Нужно ли заполнять поле «НДС по операции» при статусе 2?
  Нет, это поле оставляется пустым.
• Какой формат УПД обязателен с 1 апреля 2024 г.?
  Электронный УПД формата 5.03. Старые форматы ФНС не принимают.
• Можно ли использовать УПД со статусом 2 при упрощённой системе налогообложения?
  Да, это самый распространённый сценарий. ИП и ООО на УСН без НДС оформляют УПД со статусом 2.
• Что делать, если в УПД допущена техническая ошибка?
  В большинстве случаев необходимо отозвать документ и создать новый. Конкретные правила зависят от налоговой инспекции и системы ЭДО.

Где скачать образец УПД со статусом 2

Эксперты КонсультантПлюс и ГАРАНТ.РУ предоставляют готовые шаблоны. Вы можете получить бесплатный демо‑доступ к справочно‑правовой системе и скачать образец, адаптированный под 2026 год. В шаблоне уже предусмотрены все обязательные поля и корректные значения для статуса 2.

УПД со статусом 2 — это надёжный инструмент для подтверждения факта поставки или оказания услуги, когда НДС не начисляется. Главное правило: не заполнять реквизиты, связанные с НДС, и ставить в поле «Налоговая ставка» надпись «Без НДС».

При правильном заполнении УПД со статусом 2 полностью удовлетворяет требованиям бухгалтерского и налогового учёта, а также требованиям системы ЭДО.

Если у вас возникнут вопросы по конкретным случаям использования УПД, обратитесь к налоговому консультанту или в службу поддержки вашей системы электронного документооборота.