Учет и хранение договоров страхования является важнейшим аспектом деятельности страховых компаний. В этой статье мы рассмотрим порядок ввода договоров в базу данных‚ проверку существующей базы данных‚ порядок хранения всех действующих договоров страхования в электронном и бумажном виде.
Порядок ввода договоров в базу данных
Для обеспечения быстрого доступа сотрудников страховой компании к большому объему информации‚ касающейся текущего состояния материалов‚ поступивших в страховую компанию‚ и их последующему движению в процессе страхования‚ необходимо вести базу данных и поддерживать ее в актуальном состоянии. Это можно сделать с помощью автоматизированного учета и систематизации договоров страхования.
Учет и хранение договорной документации
Большая часть компаний не ведет учет заключенных договоров‚ а хранение осуществляется путем подшивки заключенных договоров в папки‚ которые хранятся у юриста‚ в бухгалтерии‚ в договорном отделе или у кого-то еще. Однако‚ это не является эффективным способом хранения документов‚ поскольку может привести к потере или повреждению документов.
Хранение документов страховщиками
Порядок хранения документов страховщиками устанавливает ФСФР. Согласно этому порядку‚ аудиторские и актуарные заключения‚ журналы учета договоров страхования‚ сострахования‚ журналы учета убытков и досрочно прекращенных договоров страхования‚ сострахования‚ журналы учета договоров‚ принятых в перестрахование‚ и журналы учета убытков по договорам‚ принятым в перестрахование‚ подлежат хранению в бумажном и электронном виде.
Учет договоров в системе документооборота на 1С
Для начала следует разработать положение‚ регулирующее договорную деятельность организации‚ а уже затем выбирать подходящий вариант информационной системы по управлению и учету договоров. По общему правилу‚ основными разделами в положении должны быть: порядок и сроки‚ в которые должно проходить согласование и оформление договоров‚ лица‚ ответственные за соблюдение указанных выше сроков и порядка‚ хранение договоров и их учет.
Регистрация‚ учет и ведение договоров в организации
Тем не менее‚ с точки зрения надежности хранения информации и удобства использования электронный журнал однозначно выигрывает перед бумажным. Если вести регистрацию договоров в специальной программе‚ например в системе Ведок‚ сотрудникам будет проще искать договоры по названию контрагента или другим реквизитам.
Срок хранения договоров страхования
Срок хранения договоров страхования устанавливается законом. Согласно Закону РФ от ‚ договоры страхования должны храниться в течение 10 лет со дня прекращения действия договора страхования‚ если более длительный срок хранения такой информации не предусмотрен законом.
Учет и хранение договоров страхования является важнейшим аспектом деятельности страховых компаний. Для обеспечения быстрого доступа сотрудников страховой компании к большому объему информации‚ касающейся текущего состояния материалов‚ поступивших в страховую компанию‚ и их последующему движению в процессе страхования‚ необходимо вести базу данных и поддерживать ее в актуальном состоянии. Это можно сделать с помощью автоматизированного учета и систематизации договоров страхования.