Дата публикации: 24 мая 2026 года
⚠️ САМОЕ ГЛАВНОЕ: Учет договоров найма, это не просто формальность, а основа финансовой безопасности вашей компании!
Неправильный учет может привести к штрафам, потере налоговых льгот и даже судебным разбирательствам. В этой статье мы разберем все нюансы
от законодательной базы до практических рекомендаций по ведению учета.
Что такое договор найма и чем он отличается от аренды?
Прежде чем углубляться в учет, важно понять юридическую природу договора найма:
- Договор найма: регулируется Гражданским кодексом РФ (ст. 606-625). Это соглашение, по которому наймодатель передает
имущество в пользование нанимателю за плату. Наймодателем может быть как физическое, так и юридическое лицо. - Договор аренды: это разновидность договора найма, но с определенными особенностями. Аренда предполагает передачу имущества во временное
владение и пользование (ст. 606 ГК РФ). - Договор подряда: здесь объектом является не имущество, а результат работы (например, ремонт помещения).
Пример: Если вы сдаете квартиру в аренду физическому лицу — это договор аренды. Если вы арендуете автомобиль для служебных нужд у
юридического лица — это тоже договор аренды. А вот если вы нанимаете бригаду для ремонта офиса — это уже договор подряда.
Нормативная база: на что опираться в 2026 году
Федеральный закон «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ
Этот закон определяет общие требования к ведению бухучета, включая:
- Обязательность ведения бухгалтерского учета для всех экономических субъектов
- Требования к первичным документам
- Правила составления бухгалтерской (финансовой) отчетности
- Обязанность формирования учетной политики
Согласно п. 4 ст. 13 закона, промежуточная отчетность составляется в случаях, установленных законодательством, договорами или учредительными
документами.
ФСБУ 6/2020 «Основные средства»
Этот стандарт определяет порядок учета имущества, предназначенного для сдачи в аренду:
- Имущество учитывается на балансе как основное средство
- Амортизация начисляется в общеустановленном порядке
- Арендные платежи признаются доходами от обычных видов деятельности
ФСБУ 25/2018 «Бухгалтерский учет аренды»
Этот стандарт вступил в силу с 2019 года и существенно изменил учет арендных операций:
- Арендатор должен признавать актив в виде права пользования арендованным имуществом
- Обязательство по арендным платежам
- Арендодатель продолжает учитывать имущество на своем балансе
Важно! ФСБУ 25/2018 не применяется к малым предприятиям, которые вправе применять упрощенные способы ведения бухучета (п. 4 ст. 6 ФСБУ 25/2018).
Классификация договоров найма для целей бухучета
В зависимости от типа договора различаются и подходы к его учету:
| Тип договора | Бухгалтерский учет | Налоговый учет | Особенности |
|---|---|---|---|
| Договор аренды недвижимости | Арендодатель: имущество на балансе Арендатор: право пользования на балансе (ФСБУ 25/2018) | Арендодатель: доходы от сдачи в аренду Арендатор: расходы на аренду | Требует государственной регистрации при сроке более 1 года |
| Договор аренды транспортного средства | Аналогично аренде недвижимости | Аналогично | Страхование ОСАГО/КАСКО обязательно |
| Договор проката | Арендодатель: имущество на балансе Арендатор: расходы на прокате | Аналогично аренде | Установлена фиксированная плата (ст. 630 ГК РФ) |
| Договор найма жилого помещения | Аналогично аренде недвижимости | НДФЛ с арендной платы (13% для физлиц) | Особые правила для найма жилья физлицам |
| Договор безвозмездного пользования | Передача имущества на забалансовый учет | Не признается доходом у ссудодателя Не признается расходом у ссудополучателя | Не требует регистрации |
Пошаговая инструкция по учету договоров найма
Что должно быть в договоре:
- Предмет договора: точное описание имущества (адрес, инвентарный номер, характеристики)
- Срок действия: с указанием даты начала и окончания
- Арендная плата: размер, порядок и сроки внесения
- Ответственность сторон: за повреждение имущества, несвоевременную оплату
- Порядок расторжения: условия и сроки предупреждения
- Особые условия: возможность субаренды, проведения ремонтных работ и т.д.
Типичные ошибки в договорах:
- Отсутствие четкого описания имущества (можно подменить)
- Не указан порядок внесения изменений в договор
- Отсутствие условий о расторжении
- Не прописаны последствия несвоевременной оплаты
Шаг 2: Ведение реестра договоров
Для контроля над сроками и состоянием договоров рекомендуется вести реестр договоров найма:
Рекомендуемая форма реестра:
| № п/п | Номер договора | Дата заключения | Срок действия | Контрагент | Предмет | Сумма | Ответственный | Статус | |-------|--------------|---------------|---------------|------------|---------|-------|---------------|--------| | 1 | Д-15/2026 | | ⎯ | ООО "Аренда"| Квартира| 60 000| Иванов И.И. | Действует | | 2 | Д-16/2026 | | ⎯ | Петров П.П. | Авто | 12 000| Сидоров С.С.| Истекает |
В 1С и других учетных системах можно настроить автоматическое напоминание о приближении срока окончания договора.
Шаг 3: Отражение операций в бухгалтерском учете
Рассмотрим пример учета для ООО на ОСНО, которое арендует офисное помещение:
Исходные данные:
- Арендная плата: 50 000 руб/мес
- Срок аренды: с по
- Авансовый платеж: 150 000 руб (за 3 месяца)
- НДС: 20%
Бухгалтерские проводки:
| Дата | Содержание операции | Дт | Кт | Сумма | Документ |
|---|---|---|---|---|---|
| Получение аванса за 3 месяца | 51 | 62.2 | 180 000 | Выписка банка, Акт приема-передачи | |
| Начисление арендной платы за июнь | 20, 26, 44 | 60.1 | 50 000 | Счет-фактура, Акт оказанных услуг | |
| Зачет аванса | 62.2 | 60.2 | 50 000 | Бухгалтерская справка | |
| Оплата НДС в бюджет | 76.НДС | 51 | 10 000 | Платежное поручение |
Шаг 4: Налоговый учет арендных платежей
В зависимости от системы налогообложения различаются подходы к признанию расходов:
Для ОСНО (общая система налогообложения):
- Расходы на аренду: признаются в момент начисления (п. 1 ст. 272 НК РФ)
- НДС: принимается к вычету при наличии счета-фактуры (п. 2 ст. 171 НК РФ)
- Авансы: не признаются расходами до момента оказания услуг
Для УСНО (упрощенная система налогообложения):
- Расходы на аренду: признаются в момент оплаты (пп. 4 п. 1 ст. 346.16 НК РФ)
- НДС: не принимается к вычету (п. 2 ст. 346.11 НК РФ)
- Авансы: признаются расходами в момент уплаты
⚠️ ВАЖНО ДЛЯ УСН «ДОХОДЫ МИНУС РАСХОДЫ»:
Если вы на УСН «доходы минус расходы», то расходы на аренду уменьшают налоговую базу только после фактической оплаты.
Однако, если вы платите авансом за несколько месяцев вперед, то расходы признаются постепенно по мере оказания услуг.
Шаг 5: Учет залоговых сумм
При заключении договора найма часто взимается залоговая сумма (например, залог за сохранность имущества):
Бухгалтерские проводки при получении залога:
| Операция | Дт | Кт | Сумма | Примечание |
|---|---|---|---|---|
| Получение залога от арендатора | 51 | 76.Залог | 20 000 | Денежные средства на расчетном счете |
| Возврат залога арендатору | 76.Залог | 51 | 20 000 | При возврате имущества без претензий |
| Удержание залога в счет погашения ущерба | 76.Залог | 76.Расчеты с арендатором | 5 000 | На сумму причиненного ущерба |
Налоговый учет:
- Залоговые суммы не признаются доходами/расходами (п. 3 ст. 251 НК РФ)
- При удержании залога в счет погашения ущерба сумма признается доходом
Особенности учета для разных категорий арендаторов
Учет у арендодателя (сдающего имущество в аренду)
Арендодатель учитывает имущество на своем балансе как основное средство:
Пример: ООО сдает в аренду офисное помещение стоимостью 5 000 000 руб.
Бухгалтерские проводки:
| Операция | Дт | Кт | Сумма |
|---|---|---|---|
| Приобретение помещения | 01 | 60 | 5 000 000 |
| Начисление амортизации (10 лет, линейный метод) | 20 | 02 | 41 667 в мес |
| Начисление арендной платы | 62.1 | 90.1 | 50 000 |
| Начисление НДС | 90.3 | 68.НДС | 10 000 |
| Списание амортизации | 90.2 | 02 | 41 667 |
Учет у арендатора (арендующего имущество)
С 2019 года арендатор должен признавать актив в виде права пользования арендованным имуществом:
Пример: ООО арендует автомобиль стоимостью 1 200 000 руб. на 3 года.
Расчет ежемесячного платежа:
- Стоимость автомобиля: 1 200 000 руб
- Срок аренды: 36 месяцев
- Ежемесячный платеж: 1 200 000 / 36 = 33 333 руб
Бухгалтерские проводки:
| Операция | Дт | Кт | Сумма |
|---|---|---|---|
| Признание права пользования | 08.4 | 76 | 1 200 000 |
| Ввод в эксплуатацию | 01.Аренда | 08.4 | 1 200 000 |
| Начисление арендного платежа | 20, 26, 44 | 76 | 33 333 |
| Начисление амортизации | 20, 26, 44 | 02.Аренда | 33 333 |
Учет у физических лиц (арендодателей)
Если арендодателем является физическое лицо, то:
- НДФЛ: арендатор обязан удержать 13% с арендной платы и перечислить в бюджет (п. 1 ст. 226 НК РФ)
- Страховые взносы: не начисляются (п. 4 ст. 420 НК РФ)
- Отчетность: арендатор сдает справку 2-НДФЛ на физлицо
⚠️ ВАЖНО!
Нельзя включать в договор условие, что физлицо самостоятельно платит НДФЛ. Это противоречит законодательству!
Типичные ошибки и как их избежать
Ошибки в учете договоров найма:
- Отсутствие первичных документов: без акта приема-передачи, счета-фактуры учет не действителен
- Неправильная классификация договора: например, аренду учитывают как подряд
- Нарушение сроков уплаты налогов: особенно актуально для НДФЛ с физлиц
- Неправильный учет авансов: авансы не должны признаваться расходами до оказания услуг
- Отсутствие реестра договоров: приводит к пропуску сроков и штрафам
- Неправильный учет залоговых сумм: залог не должен признаваться доходом
- Нарушение правил амортизации: особенно при учете по ФСБУ 25/2018
Автоматизация учета договоров найма
Современные учетные системы позволяют автоматизировать многие процессы:
Возможности автоматизации:
- Автоматическое формирование реестра договоров
- Напоминания о приближении сроков
- Автоматическое начисление арендных платежей
- Интеграция с банковскими системами
- Автоматическое формирование налоговых деклараций
- Контроль за движением залоговых сумм
Популярные системы:
- 1С: Предприятие 8: модуль «Управление арендой»
- Директум: система управления договорами
- CRM-системы: например, Bitrix24
- Специализированные решения: например, «Учет аренды по ФСБУ 25/2018»
Ответы на часто задаваемые вопросы
Нужно ли регистрировать договор аренды недвижимости?
Да, если:
- Срок аренды превышает 1 год
- Договор заключается на неопределенный срок
Не нужно, если:
- Срок аренды менее 1 года
- Договор заключается на срок до 1 года с правом пролонгации
Можно ли учитывать аренду как расходы будущих периодов?
Да, если:
- Арендная плата уплачена авансом за несколько месяцев вперед
- Услуги будут оказаны в будущих периодах
Проводка: Дт 97 "Расходы будущих периодов" Кт 60 "Расчеты с поставщиками"
Как учитывать субаренду?
У арендатора (субарендодателя):
- Полученные платежи от субарендатора признаются доходами
- Уплаченная арендная плата арендодателю признается расходами
- Необходимо получить согласие арендодателя на субаренду
У арендодателя:
- Субаренда не влияет на учет арендодателя
- Арендодатель продолжает получать арендную плату от арендатора
Как учитывать ремонт арендованного имущества?
Если ремонт проводит арендатор:
- Расходы на ремонт признаются у арендатора
- Амортизация улучшений признается у арендатора при наличии согласия арендодателя
- При возврате имущества улучшения переходят арендодателю
Если ремонт проводит арендодатель:
- Расходы на ремонт признаются у арендодателя
- Улучшения учитываются как отдельный объект основных средств
Нужно ли платить НДС при аренде у физического лица?
Да, арендатор должен:
- Удержать НДФЛ 13% с арендной платы
- Перечислить НДФЛ в бюджет
- Сдать справку 2-НДФЛ на физлицо
НДС не начисляеться! Аренда у физлица не облагается НДС.
- Документируйте все операции: без первичных документов (договор, акт, счет-фактура) учет не действителен
- Следите за сроками: ведите реестр договоров и настраивайте напоминания
- Правильно классифицируйте договоры: аренда, подряд, безвозмездное пользование — разные подходы к учету
- Учитывайте особенности налогообложения: ОСНО, УСНО, физлица — разные правила признания доходов и расходов
- Автоматизируйте процессы: современные системы экономят время и снижают риск ошибок
💡 ПРАКТИЧЕСКИЙ СОВЕТ:
Если у вас небольшой объем договоров, ведите учет в Excel с помощью формул и макросов.
Для крупных компаний рекомендуется внедрение специализированных систем (1С, CRM и др.).
Полезные ресурсы и шаблоны
- ГАРАНТ.РУ — нормативная база и консультации
- КонсультантПлюс, справочная система
- 1С: Предприятие — учетные системы
- Bitrix24 — CRM-система
- Audit-it.ru — бухгалтерские статьи
Об авторе
Эта статья подготовлена с использованием актуальных нормативных актов и практического опыта ведения бухгалтерского учета.
Все рекомендации соответствуют законодательству РФ на май 2026 года.
Дата последней проверки: 24 мая 2026 года
Если у вас остались вопросы по учету договоров найма, оставляйте их в комментариях!
Мы обязательно ответим и поможем разобраться в сложных ситуациях.