Тема «Трудовой кодекс экземпляр договора» затрагивает один из фундаментальных, но часто недооцениваемых аспектов трудовых отношений — правила оформления, количества и хранения экземпляров трудового договора. Неправильное оформление этого документа может привести к серьезным правовым рискам для работодателя, включая административные штрафы и признание трудовых отношений неоформленными.

В данной статье подробно разберем, что говорит Трудовой кодекс РФ об экземплярах трудового договора, сколько их должно быть, какие подписи обязательны, и как правильно организовать документооборот в 2025-2026 году.

Основное требование ТК РФ: два экземпляра

Ключевая норма содержится в части 1 статьи 67 Трудового кодекса РФ. Она прямо устанавливает:

«Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами».

Таким образом, закон предъявляет два неукоснительных требования:

1. Количество: Два идентичных по содержанию экземпляра.
2. Подписи: На каждом экземпляре должны стоять подписи работника и работодателя (или уполномоченного представителя).

Распределение экземпляров между сторонами

После подписания:

• Один экземпляр передается работнику (на руки). Это его главный документ, подтверждающий условия труда.
• Второй экземпляр хранится у работодателя в личном деле сотрудника или в ином установленном порядке.

Важно! Факт передачи экземпляра работнику желательно фиксировать. Например, можно сделать отметку в кадровом документе (приказе о приеме) или в самом договоре: «Экземпляр трудового договора № __ от __.__.____ получил(а)» с подписью работника и датой.

Что входит в содержание экземпляра? Обязательные сведения (ст. 57 ТК РФ)

Каждый из двух экземпляров должен содержать все обязательные условия, перечисленные в статье 57 ТК РФ. К ним относятся:

• ФИО работника и наименование работодателя (для юрлица) или ФИО работодателя (для физлица).
• Дата начала работы.
• Наименование должности, специальность, профессия (с указанием квалификации, если это требуется по характеру работы).
• Права и обязанности работника и работодателя.
• Условия оплаты труда (в т.ч. размер тарифной ставки, оклада, доплаты, надбавки и их размеры).
• Режим рабочего времени и времени отдыха (если он отличается от общих правил).
• Условия, определяющие в соответствии с ТК РФ характер работы (сменность, сверхурочная, работа в ночное время и т.д.).
• Условия об испытании (если оно предусмотрено).
• Условия об обязательном социальном страховании работника.

Особенности оформления экземпляров для разных категорий

Трудовой договор с работодателем – физическим лицом (ст. 303 ТК РФ)

Законодательство допускает заключение договора с физлицом (например, с индивидуальным предпринимателем). Правило о двух экземплярах и подписях сторон действует и здесь. Однако физлицо-работодатель подписывает договор лично.

Трудовой договор с несовершеннолетним (ст. 63, 265 ТК РФ)

Требуется согласие органов опеки и попечительства (если работник не достиг 18 лет). Это согласие оформляется отдельным документом и является неотъемлемой частью дела. Количество экземпляров договора – два, как и всегда.

Использование типовой формы

Для работодателей – субъектов малого предпринимательства (микропредприятий) и некоммерческих организаций Минтруд РФ утверждает типовые формы трудового договора. При использовании такой формы:

• Оба экземпляра заполняются по одному и тому же шаблону.
• В индивидуальных полях (ФИО, даты, условия) вносятся одинаковые данные.
• Подписи ставятся на обоих экземплярах.

Электронный документооборот (ЭДО)

С 1 июля 2021 года (ФЗ № 115) трудовой договор может заключаться в электронной форме с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП).

При ЭДО:

• Создаются два электронных экземпляра с идентичным содержанием.
• Оба подписываются УКЭП сторон.
• Электронный экземпляр, подписанный работодателем, передается работнику (например, через личный кабинет на портале госуслуг или иной согласованный канал).
• Работодатель обязан обеспечить работнику возможность распечатать свой экземпляр на бумажном носителе.

Важно: Даже при ЭДО принцип «два экземпляра, по одному у каждой стороны» сохраняется. Просто носителем становится электронный файл.

Типичные ошибки и их последствия

1. Один экземпляр на нескольких работников. Нельзя иметь один «общий» договор для всей компании. У каждого сотрудника должен быть свой индивидуальный, подписанный им лично экземпляр.
2. Подпись только со стороны работодателя. Договор без подписи работника не считается надлежащим образом заключенным с его стороны.
3. Отсутствие экземпляра у работника. Если работник не получил свой экземпляр, это является грубым нарушением ТК РФ (ч. 4 ст. 67).
4. Несоответствие экземпляров. Если в экземпляре у работника и у работодателя есть расхождения (например, разные условия оплаты), приоритет имеет экземпляр, который хранится у работника, если он не был оспорен работодателем в суде.

Ответственность за нарушение правил оформления

За неоформление трудового договора или нарушение сроков его оформления (что включает и отсутствие передачи экземпляра работнику) предусмотрена административная ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ:

• Для должностных лиц – штраф от 1 000 до 5 000 руб.
• Для юридических лиц – штраф от 30 000 до 50 000 руб.
• При повторном нарушении в течение года – штраф для юрлиц от 50 000 до 70 000 руб. или дисквалификация должностных лиц.

Практические рекомендации на 2026 год

1. Всегда готовьте два идентичных экземпляра. Заполняйте их одновременно, чтобы исключить несоответствия.
2. Подписывайте оба экземпляра в один день. Сначала работник, затем работодатель (или наоборот).
3. Немедленно передавайте один экземпляр работнику. Лучше в момент подписания, под роспись в приказе или в специальном акте о передаче.
4. Храните второй экземпляр в надлежащем порядке. В бумажном деле – в папке сотрудника, в электронном – в защищенном HR-системном архиве с резервным копированием.
5. При использовании ЭДО убедитесь, что у вас и у работника есть действующие УКЭП, а факт передачи электронного экземпляра зафиксирован (например, уведомлением о прочтении/получении).
6. Проверяйте актуальность типовых форм. Минтруд может вносить в них изменения. Используйте только последние утвержденные редакции.

Правило о двух экземплярах трудового договора – это не формальность, а ключевая гарантия прав работника и защита работодателя от споров о содержании условий труда. Соблюдение требований статьи 67 ТК РФ – минимальный стандарт кадрового делопроизводства.

Помните: подписанный и переданный работнику экземпляр договора – это его законное право и ваша обязанность. Игнорирование этого правила – прямой путь к административной ответственности и судебным разбирательствам, где условия, не зафиксированные в договоре у работника, будут считаться недоказанными.

Статья подготовлена на основе анализа актуальных норм Трудового кодекса РФ и практики Минтруда. Дата актуализации: май 2026 года.