Телефонограмма – это документ, оформляемый в письменной форме для фиксации срочных устных сообщений, передаваемых по телефону. Она особенно актуальна, когда требуется официально зафиксировать приглашение на совещание, заседание или иное служебное мероприятие.

Что такое телефонограмма?

Телефонограмма – обобщённое название документов, которые оформляются в связи с особым способом передачи текста (устно по телефонной линии) и фиксируются от руки.

• Используется для оперативного решения вопросов.
• Подходит для несложных текстов: приглашения, уведомления, изменения в запланированных мероприятиях.
• Ведётся в журнале регистрации телефонограмм.

Когда применяется?

Телефонограммы рекомендуется использовать, когда необходимо:

1. Срочно направить распоряжение в подведомственное учреждение.
2. Оповестить адресата о проведении совещания, заседания, встречи.
3. Сообщить об изменении планов (перенос даты, изменения повестки и т.п.).

Требования к оформлению телефонограммы

В соответствии с нормативными документами, телефонограмма должна содержать следующие реквизиты:

• Наименование учреждения‑автора и должность сотрудника, передающего документ.
• Фамилия и должность сотрудника, принимающего телефонограмму.
• Номера телефонов обоих участников.
• Дата и номер телефонограммы.
• Текст (не более ).
• Должность лица, подписавшего документ.
• Личная подпись и фамилия с инициалами подписавшего.

Текст телефонограммы

Текст должен быть лаконичным, не более , и включать:

1. Краткое описание мероприятия (например, «Совещание по внедрению новой технологии»).
2. Дата и время проведения.
3. Место проведения (если применимо).
4. Краткое указание целей/повестки.

Пример оформления телефонограммы о проведении совещания

Телефонограмма № 00818732

Время передачи: 15:00

От: Сотрудник Щукин А.В., тел. 456‑77‑89

Кому: Сотрудник Карташова И.П., тел. 345‑67‑89

Наименование организации‑получателя: НПО «Прибор»

Должность получателя: Директор

Текст: Приглашаем на совещание по вопросу внедрения новой технологии в производство, , 10:00, конференц‑зал.

Подпись: ___________________

Ф.И.О. подписавшего: А.В. Щукин

Инициалы: А.В.

В этом примере указаны все обязательные реквизиты, а также оформлена подпись и инициалы автора.

Как правильно заполнить телефонограмму

Следуйте пошаговой инструкции:

1. Представление – назовите себя, должность и номер своего служебного телефона.
2. Назовите вид документа – «Телефонограмма о проведении совещания».
3. Диктовать текст – произнесите текст, убедившись, что он записан правильно.
4. Укажите подпись – назовите должность и фамилию человека, который подписал телефонограмму.
5. Запишите данные получателя – фамилию, должность, номер телефона, время передачи‑приема.
6. Внести дату и номер – в журнал регистрации.

Частые ошибки

• Превышение длины текста (более ).
• Отсутствие указания времени проведения совещания.
• Неполные данные о получателе (отсутствует должность или телефон).
• Отсутствие подписи и инициалов автора.

Журнал регистрации телефонограмм

Для учёта всех телефонограмм используется специальный журнал. Он содержит графы:

1. Номер телефонограммы.
2. Дата и время передачи.
3. Ф.И.О. и должность автора.
4. Номер телефона автора.
5. Ф.И.О. и должность получателя.
6. Номер телефона получателя.
7. Текст телефонограммы.
8. Подпись автора.

Купить готовый журнал регистрации можно в интернет‑магазине CentrMag (Москва) по цене от 00818732.

Телефонограмма – практичный и юридически значимый инструмент для фиксации срочных устных сообщений, в частности приглашений на совещания. Правильное оформление, соблюдение требований к содержанию и своевременная запись в журнал регистрации позволяют обеспечить юридическую защищённость действий организации и избежать недоразумений.

Применяя приведённый образец телефонограммы, вы сможете быстро и корректно оформить любые уведомления о проведении совещаний, заседаний и иных служебных мероприятий.