Трудовой договор — это главный документ, регламентирующий отношения между работником и работодателем. Он является основой для начисления пенсий, подтверждения стажа и решения возможных трудовых споров. Поэтому вопрос о том, сколько и как хранить эти документы, является критически важным для любой организации. В этой статье мы подробно разберем сроки хранения трудовых договоров, а также правила их оформления и содержания в архиве.
Сроки хранения: 50 или 75 лет?
Самый частый вопрос, который возникает у кадровиков: сколько лет нужно хранить трудовые договоры с бывшими работниками? Согласно актуальному законодательству (в частности, Перечню типовых управленческих архивных документов и Федеральному закону № 125-ФЗ), сроки хранения трудовых договоров составляют 50 или 75 лет. Выбор конкретного срока зависит от даты завершения делопроизводства по документу.
Договоры, заключенные до 1 января 2003 года
Если трудовой договор был заключен и делопроизводство по нему завершено (то есть сотрудник уволился) до 1 января 2003 года, то такой документ подлежит хранению в течение 75 лет. Это связано с более ранними нормами архивного законодательства, которые требовали длительного сохранения кадровых документов для подтверждения пенсионного стажа.
Договоры, заключенные после 1 января 2003 года
Для документов, по которым делопроизводство завершено после 1 января 2003 года, срок хранения составляет 50 лет. В некоторых нормативных актах указывается «50 лет ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия), что означает возможность продления срока или досрочного уничтожения только после специальной экспертизы.
Хранение дополнительных соглашений и срочных договоров
Трудовые отношения редко остаются неизменными. Часто к основному договору заключаются дополнительные соглашения (об изменении оклада, переводе на другую должность, расторжении договора и т.д.).
- Дополнительные соглашения хранятся вместе с основным трудовым договором. Их срок хранения идентичен основному документу, 50 или 75 лет в зависимости от даты завершения делопроизводства.
- Срочные трудовые договоры также подчиняются общим правилам. Даже если договор был заключен на короткий срок (например, на время отпуска основного сотрудника), после его расторжения он должен храниться те же 50 или 75 лет.
Примечание: Если срочный трудовой договор не был расторгнут в срок и фактически превратился в бессрочный (работник продолжает выполнять обязанности), работодатель не может уволить сотрудника без законного основания, а документ продолжает действовать до момента увольнения, после чего начинается отсчет срока хранения.
Порядок подшивки и хранения
Хотя законодательство не устанавливает единой жесткой формы того, как именно должны подшиваться трудовые договоры, на практике выработаны четкие правила, основанные на архивных стандартах:
- Формирование личного дела. Чаще всего трудовой договор хранится в личном деле сотрудника. Это логично, так как договор является ядром кадрового дела.
- Сшивание документов. Документы в личном деле подшиваются. При подшивке необходимо пронумеровать все листы.
- Оформление обложки. На обложке дела указываються: ФИО работника, должность, номера приказов о приеме и увольнении, а также срок хранения дела.
- Составление описи. Внутри дела обязательно делается внутренняя опись документов (сам договор, доп. соглашения, приказы, личные заявления и т.д.).
Хранение договоров уволенных сотрудников
После увольнения работника его личное дело закрывается. На обложке проставляется дата завершения делопроизводства (дата увольнения). Документы уволенных сотрудников формируются в отдельные архивные короба или папки по годам увольнения и алфавиту. В таком виде они должны храниться в архиве организации до истечения установленного срока (50 или 75 лет) с последующей сдачей в государственный или муниципальный архив (если это предусмотрено для данной организации) или уничтожением по акту.
Важные нюансы и частые ошибки
Работодатели часто допускают ошибки, которые могут привести к штрафам со стороны контролирующих органов или проблемам сотрудников при назначении пенсии. Обратите внимание на следующие моменты:
- Не путайте с другими договорами! Срок хранения гражданско-правовых договоров (ГПХ) или хозяйственных договоров организации часто составляет от 1 до 5 лет. К трудовым договорам это не относится, их срок всегда длительный (50/75 лет).
- Отсутствие второго экземпляра. По закону один экземпляр трудового договора выдается работнику, а второй хранится у работодателя. Если работодатель потеряет свой экземпляр, восстановить его будет сложно, а при проверке это будет расценено как нарушение.
- Иностранные работники. При заключении договора с иностранным гражданином необходимо не только правильно хранить сам договор (50/75 лет), но и соблюдать особые сроки уведомления МВД о его заключении.