В кадровом делопроизводстве важнейшим вопросом является правильное определение сроков хранения различных документов, в т.ч. заявлений сотрудников. Эти сроки регламентируются нормативными актами, а их нарушение может привести к штрафам и другим юридическим последствиям.
Нормативная база
Согласно Приказу Росархива от № 236 «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения», а также ст. 1 и 2 Федерального закона № 149‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», сроки хранения кадровых документов фиксируются в Перечне, утвержденном приказом Росархива.
Ключевые положения:
- Сроки начинают исчисляться с 1 января года, следующего за годом, в котором документы подготовлены для архивного хранения.
- Для бумажных и электронных (КЭДО) форматов применяются одинаковые сроки, однако требования к организации хранения различаются.
- Сроки могут отличаться в зависимости от типа документа и способа его использования (например, заявления, приказы, договоры).
Сроки хранения наиболее распространённых заявлений
Заявления о выборе формы ведения трудовой книжки
Согласно пункту 50 лет из Перечня, такие заявления хранятся 50 лет (или 75 лет, если они включены в личное дело и составлены до ).
Заявления о выдаче документов, связанных с работой
Их необходимо хранить 1 год.
Заявления о ежегодном оплачиваемом отпуске
Срок хранения – 5 лет. Если в заявлении указано возложение обязанностей на период отпуска, то срок увеличивается до 50 лет.
Приказы об отпусках
Если приказ составлен после и включён в личное дело, то он хранится 5 лет. Если же приказ не включён в личное дело, то срок тоже 5 лет.
Сложные кадровые документы (сведения о состоянии и проверке работы с кадрами)
Их срок хранения – постоянный (т.е. до полного исключения необходимости их использования). На практике такие документы часто хранятся 75 лет.
Уведомления о работе с кадрами
Срок хранения – 3 года.
Как правильно рассчитывать срок хранения
Для точного определения срока необходимо выполнить следующие шаги:
- Определить, где хранится документ – в личном деле, в отдельном архиве, в электронном хранилище (КЭДО).
- Установить год, в который документы завершили делопроизводство (последний акт оформления, подпись и т.д.).
- Сложить 1 к этому году и использовать полученный год как начало отсчёта.
- Сравнить полученный срок с нормативами из Перечня Росархива.
Пример расчёта:
- Документ подготовлен в 2023 году.
- Отсчёт начинается с .
- Если документ относится к категории «заявление о выборе формы трудовой книжки», то срок – 50 лет (до ).
Бумажный и электронный архив: особенности организации
Бумажный архив
В традиционной системе документы хранятся в личных делах сотрудников, которые физически находятся в архивном помещении организации. При этом:
- Документы размещаются в специальных папках/ящиках, маркируются и оформляются согласно внутренним регламентам.
- Контроль за сроками хранения осуществляется через календарный план и реестр архивных дел.
Электронный архив (КЭДО)
Переход на электронный документооборот позволяет:
- Сократить объём бумажных носителей.
- Обеспечить более быстрый доступ к документам.
- Автоматически фиксировать дату создания и сроки хранения.
- Использовать метаданные для автоматического архивирования по истечении установленного срока.
Важно, чтобы электронный архив соответствовал требованиям ФЗ‑152 «О персональных данных» и ФЗ‑149 «Об архивном деле», а также имел защиту от несанкционированного доступа.
Практические рекомендации для работодателей
- Создайте внутренний регламент по хранению кадровых документов, где чётко прописаны сроки и ответственные лица.
- Регулярно проверяйте актуальность сроков хранения (например, ежегодно) и своевременно переводите документы в архивный статус.
- Обеспечьте хранение как в бумажном, так и в электронном виде, если это предусмотрено политикой организации.
- Документируйте все действия по перемещению и уничтожению документов, чтобы избежать спорных ситуаций при проверках.
- Обучайте персонал правилам работы с архивными материалами и требованиям к их защите.
Что происходит при нарушении сроков хранения?
Если документ хранится дольше установленного срока, это может привести к:
- Штрафу по статье 19.5 КоАП РФ (нарушение требований к хранению и уничтожению документов).
- Потере конфиденциальных данных, если документ содержит персональную информацию.
- Недопустимости использования документа в судебных или административных процессах.
Сроки хранения заявлений сотрудников зависят от типа документа, способа его оформления и способа хранения (бумажный или электронный). Правильное определение и соблюдение этих сроков – обязательный элемент эффективного кадрового делопроизводства. Используя нормативные акты (Приказ Росархива № 236, Федеральный закон № 149‑ФЗ) и современные инструменты электронного архивирования, организации могут минимизировать риски и обеспечить прозрачность работы с персоналом.
Помните, что сроки начинают исчисляться с 1 января года, следующего за годом завершения делопроизводства, и именно от этого момента следует планировать дальнейшее хранение или уничтожение документов.