Вопрос хранения кадровой документации является одним из самых критических в деятельности отдела кадров и бухгалтерии любой организации. Ошибки в сроках хранения могут привести не только к административным штрафам, но и к серьезным юридическим проблемам при возникновении трудовых споров или проверках государственными органами.
Что такое бессрочный трудовой договор?
Бессрочный трудовой договор — это соглашение между работодателем и работником, в котором не установлен конкретный срок его действия. Такой договор считается основным видом трудовых отношений и действует до момента его расторжения по инициативе одной из сторон или по соглашению сторон.
Сроки хранения трудовых договоров: Общие правила
Сроки хранения документов в организациях регулируются законодательством (в РФ это преимущественно Приказ Росархива). Важно различать сроки хранения документов с истекшим сроком действия и документов, которые имеют особую ценность для учета стажа.
Основной срок хранения
Согласно общим правилам архивного дела, трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним должны храниться в течение 50 лет, если они были созданы после 1 января 2003 года. Если же договор был заключен до этой даты, срок хранения может составлять 75 лет.
Почему такие длительные сроки?
Столь внушительные сроки хранения обусловлены тем, что трудовой договор является основным документом, подтверждающим:
- Факт трудовых отношений;
- Стаж работы сотрудника;
- Условия оплаты труда и социальные гарантии;
- Основания для назначения пенсии по старости.
Особенности хранения при различных сценариях
Расторжение договора
Даже если бессрочный трудовой договор был расторгнут (увольнение сотрудника), он не уничтожается сразу. Срок хранения в 50/75 лет начинает отсчитываться с года, следующего за годом увольнения работника.
Приостановка договора
В современных реалиях (например, при мобилизации или призыве на военную службу) трудовой договор может быть приостановлен. В этом случае договор продолжает храниться в личном деле сотрудника в обычном режиме, так как трудовые отношения формально не прекращены, а лишь временно заморожены.
Порядок организации хранения
Для обеспечения сохранности документов рекомендуется придерживаться следующего алгоритма:
- Формирование личного дела: Каждый бессрочный договор должен находиться в индивидуальном личном деле работника.
- Систематизация: Документы должны быть расположены в хронологическом порядке (договор $
ightarrow$ дополнительные соглашения $
ightarrow$ приказы о перемещениях). - Передача в архив: После увольнения сотрудника личное дело с договором передается в архив организации или в государственный архив (в зависимости от типа предприятия).
- Оцифровка: Рекомендуется создавать электронные копии договоров, однако это не освобождает работодателя от обязанности хранить оригинал на бумажном носителе с подписями сторон.
Риски при нарушении сроков хранения
Преждевременное уничтожение бессрочного трудового договора может привести к следующим последствиям:
- Судебные иски: Работник может подать в суд для восстановления стажа или взыскания недоплаченных сумм, и отсутствие договора станет серьезным минусом для работодателя.
- Штрафы ГИТ: Государственная инспекция труда может наложить штраф за нарушение правил ведения кадрового делопроизводства.
- Проблемы с ПФР (СФР): Трудности при подтверждении стажа работника для назначения пенсии.
Бессрочный трудовой договор — это документ стратегического значения; Несмотря на цифровизацию, срок хранения в 50 лет остается золотым стандартом. Работодателям следует внимательно относиться к архивации этих документов, чтобы избежать правовых рисков в будущем.