Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

Когда индивидуальный предприниматель (ИП) ранее имел наёмных работников, а затем они уволились или деятельность ведётся без персонала, налоговые органы и Пенсионный фонд могут запросить подтверждение того, что в отчётном периоде трудовых отношений не было. Для этого составляется справка об отсутствии сотрудников (иногда называется письмо‑уведомление об отсутствии наёмных работников). Ниже – подробное руководство, правовые основания, пример формы и рекомендации по подаче.

Когда требуется справка об отсутствии сотрудников?

ИП ранее сдавал отчётность по налогу на доходы физических лиц (2‑НДФЛ), страховым взносам (РСВ, 6‑НДФЛ) и персонифицированным сведениям в СФР, а в текущем периоде сотрудников нет.
Налоговая инспекция или Пенсионный фонд направили запрос о причинах прекращения подачи персонифицированных данных.
Необходимо подтвердить отсутствие трудовых отношений при получении кредита, участии в тендерах или при оформлении социальных выплат.
При ликвидации ИП или приостановлении деятельности, если требуется показать, что наёмный персонал не привлекался.

Правовое основание

Форма справки не утверждена на уровне федерального законодательства, поэтому документ оформляется в произвольном формате. Однако при её составлении следует учитывать:

Статья 62 ТК РФ – право работника получить справку о трудовой деятельности (по аналогии используется для подтверждения отсутствия таких отношений).
Налоговый кодекс РФ (ст. 80, 84) – obligation налогоплательщика предоставлять пояснения по запросам налоговых органов.
Федеральный закон «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации» – необходимость уведомлять фонд об отсутствии застрахованных лиц.

Важно: справка не заменяет обязательную отчётность (РСВ, 6‑НДФЛ, ЕФС‑1 и т.д.), если за период действительно были выплаты работникам. Она служит лишь пояснительным документом.

Структура справки об отсутствии сотрудников

Несмотря на произвольный вид, рекомендуется включить следующие блоки:

Шапка – реквизиты ИП (название, ИНН, ОГРНИП, адрес, контактный телефон).
Наименование документа – например, «Справка об отсутствии наёмных работников» или «Информационное уведомление об отсутствии трудовых отношений».
Дата и номер (при наличии внутренней нумерации).
Адресат – название органа, которому направляется справка (ПФР, ИФНС, банк и т.д.).
Текст справки – краткое изложение факта: за какой период сотрудников не было, основания (увольнение, прекращение деятельности).
Подпись ИП (или уполномоченного лица) и расшифровка.
Печать (при наличии; для ИП печать не обязательна, но допустима).

Образец справки об отсутствии сотрудников у ИП

ИП Иванов Иван Иванович
ИНН 770123456789
ОГРНИП 31###-###-####56
Адрес: 123456, г. Москва, ул. Примерная, д. 10, кв. 5
Тел.: +7 (495) -23‑45‑67
E-mail: ivanov@example.com

Справка об отсутствии наёмных работников
№ 2026‑05‑25/01
от «25» мая 2026 г.

Направляется в: Пенсионный фонд Российской Федерации
Отделение по г. Москве
Адрес: 101000, г. Москва, ул. Пенсионная, д. 1

Справка

Настоящим подтверждаю, что за период с «01» января 2026 г. по «31» мая 2026 г. в моём индивидуальном предпринимательстве отсутствовали наёмные работники. Трудовые отношения с сотрудниками были прекращены в связи с их увольнением по собственному желанию (приказы об увольнении № 12‑2026 от и № 18‑2026 от ). Выплат заработной платы, пособий и иных вознаграждений физическим лицам в указанный период не производилось, consequently отчёты по страховым взносам (РСВ, 6‑НДФЛ) и персонифицированные сведения в СФР не представлялись.

Настоящая справка выдана по запросу Пенсионного фонда РФ и может быть использована в любых официальных целях.

Подпись _____________/ Иванов И.И. /
М.П. (при наличии)

Примечание: образец представлен в виде моноширинного блока для удобства копирования. В реальном документе используйте обычный шрифт (Times New Roman, 12 pt) и выравнивание по левому краю.

Как получить справку через сервисы ФНС

Если у вас нет возможности составить документ самостоятельно, можно воспользоваться онлайн‑сервисами ФНС России:

Авторизуйтесь в Личном кабинете налогоплательщика (https://lkn.nalog.ru).
Выберите раздел «Получить справки и выписки» → «Справка об отсутствии статуса ИП» (аналогичная форма используется для подтверждения отсутствия сотрудников).
Введите свой ИНН, укажите период, за который требуется подтверждение, и отправьте запрос.
Справка формируется в течение 1‑5 рабочих дней и доступна для скачивания в PDF‑формате с электронной подписью ФНС.

Полученный документ имеет юридическую силу и может быть представлен в любые инстанции без дополнительного заверения.

Что делать, если справка требуется срочно?

В отделениях ФНС можно получить бумажный бланк справки за плату (около 200 руб.) и оформить её на месте.
При личном обращении укажите цель получения справки и предоставьте копию паспорта и ИНН.
Срок выдачи в отделении – от 1 до 3 рабочих дней при наличии всех документов.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли заверять справку нотариусом?: Нет. Для налоговых и пенсионных органов достаточно подписи ИП (и печати, если она используется). Нотариальное заверение требуется только при подаче в суд или при особых требованиях контрагента.
Можно ли отправить справку электронно?: Да. ПФР и ИФНС принимают электронные документы с ЭЦП, направленные через личный кабинет или через систему ЭДО.
Что делать, если в период, указанный в справке, были выплаты вознаграждений по гражданско‑правовым договорам?: Такие выплаты не считаются трудовыми отношениями, поэтому справка остаётся корректной. Однако при наличии выплат по ГПД необходимо сдавать отчёт по НДФЛ (форма 2‑НДФЛ) и, при превышении лимита, страховые взносы в ФСС.
Срок хранения справки?: Рекомендуется хранить копию справки вместе с бухгалтерской документацией не менее 4 лет, как и другие налоговые документы.

Справка об отсутствии сотрудников у ИП – простой, но важный документ, который помогает избежать лишних вопросов со стороны налоговой и пенсионной служб. Её можно составить самостоятельно, используя предложенный образец, либо получить готовую версию через онлайн‑сервисы ФНС. Главное – чётко указать период, отсутствие трудовых отношений и подписать документ уполномоченным лицом. Соблюдая эти рекомендации, вы обеспечите прозрачность своей деятельности и минимизируете риски штрафов или доначислений.

Информация актуальна на май 2026 года. Перед подачей документов уточните текущие требования конкретного органа, так как нормативные акты могут изменяться.