Современный бизнес требует скорости и безопасности в обмене документами. Экосистема Saby (СБИС) предоставляет удобные инструменты для ведения электронного документооборота (ЭДО)‚ и одной из ключевых задач является создание и отправка договоров контрагентам. В этой статье мы подробно разберем‚ как в СБИС создать договор‚ какие для этого нужны шаги и на что важно обратить внимание.
Преимущества работы с договорами в СБИС
СБИС — это удобная цифровая среда‚ где все важные бизнес-процессы объединены в одном окне. Электронная отчетность‚ документооборот‚ CRM и аналитика работают вместе. Работа с договорами через ЭДО имеет ряд неоспоримых преимуществ:
- Юридическая значимость: документы‚ подписанные электронной подписью‚ имеют полную юридическую силу.
- Скорость: мгновенная доставка контрагенту‚ отсутствие почтовых задержек.
- Удобство согласования: возможность использовать готовые схемы или создавать свои схемы управления договорами.
- Безопасность: защита данных и контроль за каждым этапом подписания.
Как создать договор в СБИС: основные способы
В Saby Docs вы можете заключить двусторонний договор с вашим контрагентом. Существует несколько способов создания документа: вручную‚ путем загрузки готового файла или прямо из другого документа.
Способ 1: Создание договора через раздел ЭДО
Это классический способ‚ если вы инициируете новый договор.
- На главной странице СБИС ЭДО кликните кнопку «Создать».
- Выберите тип документа «Договор» (для заключения соглашений используется стандартная операция).
- Заполните необходимые реквизиты: укажите одного или нескольких получателей.
- Прикрепите текст соглашения (файл в нужном формате).
- Нажмите на отправку и выберите канал Saby.
Способ 2: Создание договора со спецификацией
Если ваш договор подразумевает конкретные товары‚ услуги и суммы‚ вы можете создать договор со спецификацией:
- В форме создания договора перейдите к вкладке со спецификацией.
- Заполните сумму договора.
- Выберите условия и сроки оплаты.
- Укажите период действия договора.
- Заполните табличную часть спецификации и отправьте документ.
Способ 3: Создание договора из первичного документа
Очень удобная функция‚ если договор оформляется постфактум или на основании уже совершенной оплаты:
- Откройте первичный документ‚ например‚ «Оплата от покупателя».
- Кликните на поле «Договор».
- Введите дату и номер договора.
- Нажмите «Создать».
- Выберите тип «С покупателями» и нужный вид договора.
Черновик договора: согласование до подписания
Черновик договора позволяет сначала ознакомиться с документом и согласовать его текст с контрагентом‚ а затем уже подписывать электронной подписью (ЭП). Это особенно важно при сложных сделках.
- Отправка черновика: укажите получателей‚ срок действия‚ прикрепите файл и отправьте как черновик.
- Если одна сторона отклоняет договор‚ отправитель должен внести изменения и отправить документ заново.
- Подписание черновика: после того как стороны пришли к согласию‚ документ подписывается по стандартной процедуре.
Подписание договора: юридическая сила
Чтобы договор имел юридическую силу‚ руководитель или доверенное лицо должны подписать его электронной подписью. В СБИС поддерживаются два вида подписей:
- КЭП (квалифицированная электронная подпись) — обладает полной юридической силой‚ приравнивается к собственноручной подписи с печатью.
- НЭП (неквалифицированная электронная подпись) — также может использоваться для подписания договоров‚ если между сторонами предварительно заключено соглашение об электронном взаимодействии.
Что делать‚ если вы получили договор от контрагента?
Если вы выступаете в роли получателя‚ процесс еще проще:
- Если вы получили договор‚ подпишите его своей электронной подписью.
- После утверждения документа обеими сторонами он приобретает статус юридически значимого и отправляется в архив.
- Если вас не устраивают условия‚ вы можете отклонить документ‚ указав причину в поле «Комментарий»‚ и кликнуть «Аннулировать». В этом случае СБИС создаст соглашение об аннулировании‚ которое будет подписано вашей ЭЦП и уйдет контрагенту.
Договор бухгалтерского обслуживания
Для обслуживающих бухгалтерий в СБИС есть отдельный функционал. Вы можете создать договор бухгалтерского обслуживания с клиентом всего в пару кликов:
- Добавьте клиента в систему.
- Укажите сумму договора и период его действия.
- Отправьте документ на подпись клиенту.
Создание договоров в СБИС (Saby) — это интуитивно понятный процесс‚ который значительно ускоряет бизнес-процессы. Независимо от того‚ создаете ли вы документ с нуля‚ загружаете ли файл‚ используете спецификацию или оформляете договор на основании оплаты‚ система предоставляет все необходимые инструменты для комфортной и безопасной работы. Подключайте СБИС‚ обменивайтесь электронными документами и ведите бизнес в одной надежной цифровой среде!