Отправка и получение подписанных договоров — рутинная, но критически важная операция в деловом общении. Чтобы процесс был прозрачным, юридически корректным и не вызывал у контрагента вопросов, необходимо правильно оформить сопроводительное письмо. Данный документ не несет коммерческой нагрузки, но выполняет ключевые функции: подтверждает факт отправки, служит описью вложений и определяет сроки исполнения.
Зачем нужно сопроводительное письмо для скана договора?
Даже если вы отправляете всего один документ — подписанный договор — сопроводительное письмо остается важным инструментом:
- Фиксация факта. Письмо с исходящим номером и датой доказывает, что вы направили договор контрагенту в конкретный день.
- Четкое указание цели. Вы однозначно формулируете, что именно требуется от получателя: подписать, скрепить печатью и вернуть скан.
- Предотвращение ошибок. В письме вы указываете название документа, количество листов, версию. Это исключает путаницу, если у контрагента есть несколько проектов.
- Установление сроков. Вы можете вежливо попросить вернуть документ в определенный срок, обосновав его необходимость (например, для отчетности перед руководством или госорганом).
Структура сопроводительного письма: пошаговый план
Шапка письма
Оформляется на фирменном бланке (если есть) или с указанием реквизитов вашей организации:
- Наименование вашей организации.
- Исходящий номер письма и дата составления.
- Реквизиты контрагента (наименование, адрес, ФИО руководителя или контактного лица).
Коротко и ясно: «Сопроводительное письмо» или «О направлении договора для подписания».
Основной текст
Разделяется на две логические части:
Первая часть: сообщение о направлении
Используйте стандартные деловые формулировки:
«Во исполнение договора №… от … направляем Вам на подписание и последующее возвращение в наш адрес скан подписанного договора.
«Высылаем Вам проект договора (версия 2.1) для подписания и обмена подписанными экземплярами.»
Важно: Укажите точное наименование документа, его номер (если есть), дату, версию. Если договор многостраничный, укажите общее количество листов.
Вторая часть: просьба и инструкция
Здесь вы четко формулируете, что нужно сделать получателю, и как:
«Просим Вас подписать договор, проставив печать организации, и направить в наш адрес отсканированную копию (файл в формате PDF) по электронной почте не позднее указать дату.
«После подписания просим выслать скан подписанного договора на электронную почту: ваш_email@domen.ru. Оригинал документа будет передан при личной встрече / отправлен почтой по отдельному согласованию.»
Ключевой момент: Специально укажите, что вам нужен именно скан (отсканированная копия), а не просто фото или неполный документ. Уточните желаемый формат (PDF, JPEG) и адрес для отправки.
Перечень приложений (Опись)
Это самая важная часть. Даже если приложение одно, оформите его как приложение к письму.
Приложение:
- Договор оказания услуг № 45-А от на 8 (восьми) листах. 1 экз.
Правила оформления описи:
- Если название документа уже указано в тексте письма, в описи можно написать только: «Договор №… от… на 8 листах. 1 экз.».
- Если приложений несколько — нумеруйте их.
- Указывайте точное количество листов и количество экземпляров (для скана обычно 1 экз.).
- Слово «Приложения» (во множественном числе) пишите, если документов больше одного.
Подпись и отметки
Письмо подписывает уполномоченное лицо (руководитель, главный бухгалтер, менеджер).
Ниже подписи, но выше отметки о наличии приложений, оставьте место для входящего номера и даты регистрации, которые проставит получатель.
_________________ / Иванов А.П. /
(подпись) (ФИО)
М.П. (при наличии)
Приложение: 1 документ на 8 л.
Типичные ошибки и как их избежать
Ошибка 1: Неясная формулировка.
Плохо: «Присылаем договор».
Хорошо: «Направляем Вам подписанный с нашей стороны договор №… от… для Вашей подписи и обмена экземплярами.»
Ошибка 2: Отсутствие описи.
Без перечня приложений письмо теряет смысл. Получатель может не понять, какой именно документ вложен.
Ошибка 3: Неуказание формата и срока для скана.
Контрагент может прислать нечитаемый снимок или фото в неудобном формате. Четко пропишите: «просим направить скан в формате PDF на email… в срок до ».
Ошибка 4: Установление необоснованно жестких сроков.
Фразы «Срок ответа — 3 дня!» некорректны при общении равных компаний. Лучше: «Просим рассмотреть и вернуть подписанный экземпляр в течение 10 рабочих дней для своевременного начала работ по договору».
Что делать после получения скана?
Получив от контрагента скан подписанного договора:
- Проверьте целостность документа, все ли страницы подписаны, есть ли печать.
- Зарегистрируйте получение письма (входящий номер, дата).
- На сопроводительном письме контрагента (или на своем внутреннем документе) поставьте отметку:
«Исполнено. Скан договора №… от… получен . Ответственный: Петрова М.С.» - Ска договора сохраните в папке с этим договором, а сопроводительное письмо (если оно было) — в дело «Сопроводительные письма» или в папку по переписке по данному договору.
Шаблон сопроводительного письма (универсальный)
[Ваша организация]
ИНН… КПП…
[Ваш адрес]
Исх. № ___
от «___» __________ 20__ г.
[Получатель]
[Должность, ФИО]
[Адрес получателя]
Сопроводительное письмо
Уважаемый(ая) [Имя Отчество]!
Во исполнение достигнутых договоренностей направляем Вам на подписание и последующий обмен экземплярами проект договора.
Просим Вас:
- Подписать договор, проставив печать организации.
- Направить в наш адрес отсканированную копию подписанного документа в формате PDF по электронной почте: [ваш_email].
- Срок для возврата скана: до «___» __________ 20__ г.
Приложение: Договор № ___ от ___ 20__ г. на 10 (десяти) листах. 1 экз.
С уважением,
_________________ / [Ваша должность] /
[ФИО подписанта]
Тел.: [ваш телефон]
Сопроводительное письмо к просьбе прислать скан подписанного договора — это не бюрократическая формальность, а защита ваших интересов и инструмент эффективной коммуникации. Оно минимизирует риски потери документов, недопонимания по срокам и версий документа. Разработайте в своей компании стандартный бланк или шаблон такого письма, используйте его системно, и вы сэкономите массу времени и нервов при работе с любыми контрагентами — от крупных корпораций до индивидуальных предпринимателей.