Согласование договоров – один из ключевых процессов в любой организации.
Правильно организованный порядок согласования защищает интересы компании‚ минимизирует риски и ускоряет выполнение сделок. В этой статье мы разберём основные этапы согласования‚ типы согласования‚ цифровые инструменты‚ а также предложим готовые образцы документов: листа согласования и положения о договорной работе.

Зачем нужен порядок согласования договоров?

Юридическая защита – подтверждение согласия всех заинтересованных сторон.
Контроль качества – проверка условий‚ реквизитов и соответствия внутренним регламентам.
Сокращение сроков – автоматизация маршрута согласования ускоряет процесс.
Отслеживание ответственности – чёткое распределение полномочий позволяет быстро выявлять ответственных лиц.

Ключевые этапы согласования договоров

1. Подготовка проекта договора – юридический отдел или ответственный специалист формирует черновик на основе шаблона.
2. Внутреннее согласование – проверка юридическим отделом‚ бухгалтерией‚ контролирующим подразделением‚ руководством и т.д.
3. Согласование с контрагентом – отправка проекта контрагенту‚ получение замечаний‚ подготовка протокола разногласий.
4. Финальное согласование и подписание – после устранения всех замечаний документ подписывается сторонами.
5. Регистрация и хранение – внесение договора в базу данных‚ хранение в электронном документообороте.

Виды согласования

• Последовательное – каждый этап выполняется один за другим.
• Параллельное – несколько согласований проводятся одновременно (например‚ юридический и бухгалтерский отделы).
• Комбинированное – сочетание последовательных и параллельных этапов‚ в зависимости от специфики договора.

Цифровые инструменты согласования

Современные системы электронного документооборота (ЭДО) позволяют автоматизировать маршруты согласования‚ контролировать сроки и хранить документы в едином репозитории.

• EnDocs – система‚ в которой после создания документа автоматически строится маршрут согласования на основе заданных правил и матриц полномочий.
• Юрайт – платформа‚ в которой формируется и заполняется лист согласования договора автоматически.
• Системы корпоративного управления (ERP) – интегрируют договорную работу с бухгалтерией‚ контролем качества и управлением рисками.

Образец листа согласования договора

В листе согласования указывается порядок прохождения‚ ответственные лица‚ комментарии и статус каждого этапа. Гриф «СОГЛАСОВАНО» ставится в результате окончательного согласования.

Образец положения о договорной работе

ПОЛОЖЕНИЕ О ДОГОВОРНОЙ РАБОТЕ

Общие положения
 1.1. Положение определяет правила и порядок работы с договорами‚ заключаемыми организацией.
 1.2. Договорная работа осуществляется в соответствии с законодательством РФ и внутренними регламентами.

Цели и задачи
 2.1. Обеспечение юридической безопасности сделок.
 2.2. Контроль качества договоров и соблюдения сроков исполнения.

Порядок работы с договорами
 3.1. Подготовка проекта договора – юридический отдел.
 3.2. Внутреннее согласование – бухгалтерия‚ контрольный отдел‚ руководитель.
 3.3. Согласование с контрагентом – отправка проекта‚ получение замечаний‚ подготовка протокола разногласий.
 3.4. Финальное согласование и подписание – юридический отдел‚ руководитель‚ контрагент.
 3.5. Регистрация и хранение – в системе электронного документооборота.

Ответственные лица
 4.1. Юридический отдел – отвечает за подготовку и проверку договоров.
 4.2. Бухгалтерия – проверка финансовых условий.
 4.3. Руководитель – утверждение договора.
 4.4. Контрагент – согласование условий.

База данных договоров
 5.1. Все договоры хранятся в электронной форме в базе данных компании.
 5.2. Доступ к базе имеют только уполномоченные сотрудники.

Контроль сроков
 6.1. Сроки согласования фиксируются в листе согласования.
 6.2. При несоблюдении сроков инициируется уведомление руководителя.

Протокол разногласий
 7.1. При наличии разногласий стороны оформляют протокол согласования разногласий.
 7.2. Протокол подписывается обеими сторонами и добавляется к договору.

Заключительные положения
 8.1. Положение вступает в силу с момента утверждения руководством организации.
 8.2. Положение может быть изменено по решению руководства.

Порядок подготовки и согласования договоров в Минсельхозе (пример)

В Минсельхозе порядок согласования договоров регламентируется официальным документом «Порядок подготовки и согласования договоров‚ соглашений‚ контрактов и конкурсной документации». Ключевые моменты:

• Установлены единые правила подготовки и согласования договоров.
• Определена матрица полномочий: кто и до какого уровня может подписывать договоры.
• Маршрут согласования строится автоматически в системе электронного документооборота.
• Согласование может быть последовательным‚ параллельным или комбинированным‚ в зависимости от внутреннего регламента и специфики договора.

Контроль сроков и ответственность

Контроль сроков осуществляется через:

• Лист согласования – фиксируются даты начала и окончания каждого этапа.
• Система электронного документооборота – автоматические напоминания о сроках.
• Регулярные отчёты руководству – анализ задержек и причин.

Ответственные лица несут юридическую и организационную ответственность за своевременное согласование и подписание договоров.

Порядок согласования договоров – это фундамент любой успешной организации. Он обеспечивает юридическую защиту‚ контроль качества и своевременное выполнение сделок. Использование готовых образцов документов‚ таких как лист согласования и положение о договорной работе‚ а также внедрение цифровых инструментов‚ значительно повышает эффективность процесса. При разработке собственного порядка согласования важно учесть специфику вашей компании‚ типы договоров и требования законодательства.

Дата публикации: