В современном деловом обороте всё чаще возникает необходимость ускорять процесс подписания документов, не теряя при этом их юридической силы. Одним из законных способов достичь этой цели является факсимиле – воспроизведение подписи с помощью клише, штампа или электронного изображения. Однако для того, чтобы факсимильная подпись имела такую же юридическую силу, как и собственноручная, необходимо оформить отдельное Соглашение об использовании факсимиле. Ниже представлен подробный разбор темы, правовые основания, порядок составления и примерный образец такого соглашения.
Что такое факсимиле и когда его можно применять?
Факсимиле – это точная копия подписи лица, выполненная с помощью специального клише, штампа или графического файла. Согласно практике и разъяснениям контролирующих органов (ФССП, Ростехнадзор, КонсультантПлюс), факсимильная подпись признаётся равнозначной собственноручной при соблюдении двух условий:
- Наличие письменного соглашения между сторонами, в котором прямо указано право использования факсимиле;
- Соблюдение установленного в соглашении порядка хранения, применения и контроля за факсимиле.
Факсимиле допустимо использовать на следующих типах документов:
- Внутренние приказы, распоряжения, служебные записки;
- Договоры и соглашения, где стороны заранее предусмотрели возможность факсимильного воспроизведения подписей;
- Счета-фактуры, накладные и другие первичные бухгалтерские документы (при условии, что это не запрещено законодательством или внутренними регламентами компании);
- Иные документы, не имеющие прямых финансовых последствий (например, акты приёма‑передачи, справки, заявления).
Запрещено ставить факсимиле на:
- Доверенности;
- Платёжные документы (чеки, платёжные поручения, векселя);
- Документы, требующие нотариального заверения;
- Иные акты, где законом прямо предусмотрена собственноручная подпись.
Правовое регулирование использования факсимиле
Основные источники, на которые следует опираться при составлении соглашения:
- Гражданский кодекс РФ (ст. 160 – простая письменная форма сделки);
- Федеральный закон «Об электронной подписи» (в части аналоговых способов воспроизведения подписи);
- Разъяснения ФССП России (Письмо N 00-01-18/92) и Ростехнадзора (N 12/01-4 от , ред. от );
- Рекомендации КонсультантПлюс и ГАРАНТ по образцам соглашений об использовании факсимиле (2022‑2025 гг.).
Важно помнить, что легитимность факсимильной подписи определяется именно соглашением между сторонами, а не unilateralным приказом одной из них;
Структура соглашения об использовании факсимиле
Типовое соглашение состоит из следующих разделов:
- Преамбула – указание даты, места заключения, полных наименований сторон и их представителей.
- Предмет соглашения – описание того, какие документы могут подписываться факсимиле, и перечень уполномоченных лиц.
- Порядок изготовления и хранения факсимиле – кто отвечает за изготовление клише, где оно хранится, какие меры безопасности применяются (сейф, журнал учёта, контроль доступа).
- Условия применения – перечень допустимых документов, запреты, необходимость проставления даты и места подписи рядом с факсимиле.
- Ответственность сторон – меры наказания за нарушение порядка использования факсимиле (дисциплинарное взыскание, материальная ответственность, возможные гражданско‑правовые последствия).
- Срок действия и порядок изменения соглашения – дата вступления в силу, возможность продления, процедура внесения изменений (только письменно, с подписью уполномоченных представителей).
- Заключительные положения – адреса для correspondence, ссылка на применимое право, подписи сторон.
Примерный образец соглашения об использовании факсимиле (2025 г.)
Ниже представлен типовой шаблон, который можно адаптировать под конкретные нужды организации. Все выделенные части помечены тегом b для удобства редактирования.
г. Москва «__» __________ 2025 г.
Общество с ограниченной ответственностью «Альфа», в лице генерального директора Иванова Ивана Ивановича, действующего на основании Устава, именуемое в дальнейшем «Поставщик», и Общество с ограниченной ответственностью «Бета», в лице генерального директора Сидорова Петра Петровича, действующего на основании Устава, именуемое в дальнейшем «Получатель», совместно именуемые «Стороны», заключили настоящее Соглашение о следующем:
Предмет Соглашения
Стороны соглашаются, что Поставщик вправе использовать факсимиле своей подписи при подписании следующих документов:
- Договоры поставки товаров и оказания услуг;
- Счета‑фактуры, накладные, акты выполненных работ;
- Внутренние приказы, распоряжения и служебные записки;
- Иные документы, прямо не запрещённые законодательством и внутренними регламентами Сторон.
Использование факсимиле не допускается на доверенностях, платёжных документах, нотариально заверенных актах и иных документах, где законом предусмотрена исключительно собственноручная подпись.
Изготовление, хранение и учёт факсимиле
Факсимиле изготавливается в виде металлического клише (или электронного изображения) в соответствии с образцом подписи Иванова И.И..
Хранение клише осуществляется в сейфе отдела бухгалтерии Поставщика под контролем главного бухгалтера Петрова С.С..
Ведётся журнал учёта факсимиле, в котором фиксируются дата и время каждого использования, наименование документа, ФИО ответственного сотрудника, осуществившего оттиск.
Ответственные лица
Ответственным за сохранность и правильное использование факсимиле назначается главный бухгалтер Поставщика Петров С.С..
Ответственным за контроль соблюдения порядка использования факсимиле со стороны Получателя является юрисконсульт Получева А.А..
Ответственность сторон
Нарушение порядка хранения, применения или учёта факсимиле влечёт дисциплинарную ответственность в соответствии с внутренними трудовыми регламентами Сторон.
Причинение ущерба контрагенту в результате неправомерного использования факсимиле обязывает виновную сторону возместить убытки в полном объёме.
В случае выявления факта подделки факсимиле или его использования без согласия уполномоченного лица, виновная сторона несёт административную и, при наличии оснований, уголовную ответственность.
Срок действия и изменение Соглашения
Настоящее Соглашение вступает в силу с момента его подписания обеими Сторонами и действует бессрочно.
Любые изменения и дополнения к настоящему Соглашению действительны только при оформлении их в письменной форме и подписании уполномоченными представителями Сторон.
Соглашение может быть расторгнуто по взаимному согласию Сторон либо в одностороннем порядке при письменном уведомлении за 30 календарных дней.
Заключительные положения
Настоящее Соглашение составлено в двух экземплярах, по одному для каждой Стороны, обладающих одинаковой юридической силой.
Все споры, возникающие из исполнения настоящего Соглашения, подлежат разрешению в суде по месту нахождения Поставщика.
Поставщик: _____________________ /Иванов И.И./
Получатель: _____________________ /Сидоров П.П./
Практические рекомендации по внедрению соглашения
- Перед подписанием соглашения проведите внутренний аудит: определите, какие документы действительно целесообразно подписывать факсимиле, и утвердите список уполномоченных сотрудников.
- Изготовьте клише только после утверждения образца подписи у юридического отдела и службы безопасности.
- Обеспечьте двойной контроль: один сотрудник отвечает за хранение клише, второй – за ведение журнала учёта.
- Периодически (не реже одного раза в квартал) проводите инструктаж ответственных лиц по правилам использования факсимиле и последствиям нарушений.
- Храните копию соглашения в электронном виде с ограниченным доступом, а также в бумажном формате в деле договорной работы.
Соглашение об использовании факсимиле – важный инструмент для оптимизации документооборота, позволяющий сократить время на подписание бумаг без потери их юридической силы. Однако его эффективность напрямую зависит от чётко прописанных условий, ответственного отношения к хранению клише и строгого соблюдения установленного порядка. Приведённый выше образец можно использовать как отправную точку, адаптируя его под специфику вашей организации, отрасль и внутренние нормативные акты.
Помните: легитимность факсимильной подписи обеспечивается не самой печатью, а наличием письменного соглашения между сторонами, в котором чётко определены права, обязанности и меры ответственности.