Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

Дата публикации: 24 мая 2026 года

Последняя редакция: учитывает изменения трудового законодательства на 2026 год

Самое главное помнить: смена фамилии сотрудника не требует обязательного перезаключения трудового договора‚ но требует внесения изменений в кадровые документы и уведомления соответствующих органов.

Почему важно правильно оформить смену фамилии

Изменение фамилии работника — это не просто формальность. От правильности оформления зависит:

Легитимность трудовых отношений;
Корректность ведения кадрового учета;
Своевременность предоставления отчетности в государственные органы;
Избежание штрафных санкций за нарушение трудового законодательства;
Сохранение всех прав и льгот работника.

Очень важно чтобы: сотрудник лично уведомил работодателя о смене фамилии в установленные сроки (если такие сроки прописаны в локальных нормативных актах компании).

Правовые основы изменения фамилии в трудовом договоре

Нормативные акты

Основные нормативные документы‚ регулирующие этот процесс:

Трудовой кодекс РФ (ст. 57‚ 72‚ 74)
Постановление Правительства РФ от № 225 «О трудовых книжках»
Федеральный закон от № 439-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации»
Письмо Роструда от ПГ/12386-6-1 по вопросам изменения трудового договора при смене фамилии

Что говорит закон о необходимости изменений в трудовом договоре

Согласно действующему законодательству:

Работодатель не обязан вносить изменения в трудовой договор при смене фамилии сотрудника;
Но имеет право внести изменения по инициативе работника или по собственной инициативе;
Обязан внести изменения в трудовую книжку (ст. 66 ТК РФ);
Должен уведомить ПФР и ФСС о новых персональных данных (ст. 9 Федерального закона от № 152-ФЗ «О персональных данных»).

Важно: хотя закон не обязывает вносить изменения в сам трудовой договор‚ практика показывает‚ что это необходимо для избежания проблем с идентификацией сотрудника и корректного ведения кадрового учета.

Пошаговый алгоритм действий при смене фамилии сотрудника

Шаг 1: Получение уведомления от сотрудника

Сотрудник должен:

Подать письменное заявление о смене фамилии;
Предъявить документы‚ подтверждающие смену фамилии (свидетельство о браке‚ решение суда и др.);
Сообщить о новых персональных данных (ФИО‚ паспортные данные).

Сроки уведомления могут быть установлены в локальных нормативных актах компании (например‚ в Правилах внутреннего трудового распорядка).

Шаг 2: Подготовка необходимых документов

Кадровик должен подготовить следующие документы:

Дополнительное соглашение к трудовому договору;
Приказ о внесении изменений в кадровые документы;
Справка об изменении фамилии для бухгалтерии;
Заявление сотрудника (если оно не было подано ранее);
Копии документов‚ подтверждающих смену фамилии.

Шаг 3: Оформление дополнительного соглашения к трудовому договору

Дополнительное соглашение — это официальный документ‚ который фиксирует изменения в трудовом договоре. Оно должно содержать:

Образец структуры дополнительного соглашения:

Наименование документа: «Дополнительное соглашение № ___ к трудовому договору от ___ № ___»
Преамбула: «В связи с изменением фамилии работника‚ стороны решили внести соответствующие изменения в трудовой договор»
Изменяемые пункты:
- Пункт о реквизитах сторон (ФИО работника);
- Пункт о паспортных данных;
- При необходимости — другие пункты‚ связанные с персональными данными.
Новые данные: ФИО и паспортные данные сотрудника;
Причина изменения: «В связи со сменой фамилии по причине [указать причину: вступление в брак‚ расторжение брака и т.д.]»;
Дата вступления в силу: дата подписания соглашения;
Подписи сторон: подпись работника и работодателя (или уполномоченного лица) с расшифровкой.

Пример формулировки:

В пункт 1.1 трудового договора от № 45-ТД внести следующие изменения:

Фамилия‚ имя‚ отчество Работника: Иванов Иван Иванович → Иванова Мария Ивановна

Паспортные данные: 45 07 123456‚ выдан ОВД Советского района г. Москвы → 45 07 654321‚ выдан ОВД Первомайского района г. Москвы

Шаг 4: Издание приказа о внесении изменений

Пример приказа:

ООО «Ромашка»
Приказ
№ 45-К от

О внесении изменений в кадровые документы в связи со сменой фамилии сотрудника

В связи с изменением фамилии Иванова Марии Ивановны (ранее, Иванова Мария Ивановна) с

ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Внести изменения в следующие кадровые документы:

Трудовой договор от № 45-ТД (путем заключения дополнительного соглашения);
Личную карточку Т-2;
Трудовую книжку;
Карточку учета страховых взносов;
Программное обеспечение кадрового учета.

2. Ответственному секретарю Ивановой О.П. в срок до :

Подготовить дополнительное соглашение к трудовому договору;
Внести изменения в личную карточку;
Оформить справку об изменении фамилии для бухгалтерии;
Уведомить ПФР и ФСС о новых персональных данных.

3. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Генеральный директор _______________ /Иванов И.И./
С приказом ознакомлены:
Иванова М.И. _______________
Иванова О.П. _______________

Шаг 5: Внесение изменений в кадровые документы

После подписания дополнительного соглашения и издания приказа необходимо:

Обновить данные в трудовом договоре (либо путем внесения изменений в текст‚ либо путем приложения дополнительного соглашения);
Внести изменения в личную карточку (форма Т-2);
Обновить данные в трудовой книжке (ст. 66 ТК РФ):
- Зачеркнуть старые данные;
- Написать новые данные на внутренней стороне обложки;
- Поставить подпись ответственного лица и печать организации;
- Сделать запись в разделе «Сведения о работе»: «Изменение фамилии с Ивановой на Иванову по паспорту [реквизиты] от [дата] на основании [документ‚ подтверждающий смену фамилии]».
Обновить данные в программном обеспечении кадрового учета;
Уведомить ПФР и ФСС о новых персональных данных (в срок до 10 дней с момента изменения).

Шаг 6: Уведомление государственных органов

В течение 10 дней с момента изменения фамилии необходимо уведомить:

Пенсионный фонд России (ПФР): через личный кабинет на сайте ПФР или путем подачи формы СЗВ-ТД;
Фонд социального страхования (ФСС): через портал ФСС;
Налоговую инспекцию: если изменения касаются налоговых данных;
Страховую компанию: если сотрудник застрахован по программам добровольного страхования.

Шаг 7: Обновление пропуска и других документов

При наличии у сотрудника:

Пропуска на территорию компании;
Карты доступа;
Бейджа;
Электронных пропусков;
Других документов с указанием ФИО.

Необходимо обновить все идентификационные данные.

Типичные ошибки и как их избежать

Ошибка 1: Отсутствие дополнительного соглашения

Последствия: возможны споры при начислении зарплаты‚ оформлении отпусков‚ предоставлении льгот.

Решение: всегда оформлять дополнительное соглашение‚ даже если закон этого не требует.

Ошибка 2: Несвоевременное уведомление государственных органов

Последствия: штрафы от ПФР и ФСС (до 50 000 рублей для юридических лиц).

Решение: уведомлять органы в течение 10 дней с момента изменения данных.

Ошибка 3: Неправильное оформление трудовой книжки

Последствия: проблемы при оформлении пенсии‚ возможны претензии со стороны проверяющих органов.

Решение: вносить изменения аккуратно‚ с указанием причины и ссылкой на документ‚ подтверждающий смену фамилии.

Ошибка 4: Не уведомление сотрудника о необходимости предоставления новых документов

Последствия: некорректные данные в системе‚ проблемы с идентификацией.

Решение: письменно уведомить сотрудника о необходимости предоставления новых документов.

Образцы документов

Образец заявления сотрудника о смене фамилии

Ивановой Марии Ивановне
от Ивановой Марии Ивановны

Заявление

Прошу внести изменения в мои персональные данные в связи со сменой фамилии.
Новые данные:
⎻ Фамилия‚ имя‚ отчество: Иванова Мария Ивановна
— Паспорт: 45 07 654321‚ выдан ОВД Первомайского района г. Москвы

Причина изменения: вступление в брак (свидетельство о браке № 123456 от )

Дата вступления в силу:

Подпись _______________ /Иванова М.И./
Дата

Образец дополнительного соглашения к трудовому договору

ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ СОГЛАШЕНИЕ № 1
к трудовому договору от № 45-ТД

г. Москва
20 мая 2026 года

ООО «Ромашка» в лице Генерального директора Иванова Ивана Ивановича‚ действующего на основании Устава‚ именуемое в дальнейшем «Работодатель»‚ с одной стороны‚ и
Иванова Мария Ивановна (ранее — Иванова Мария Ивановна)‚ именуемый в дальнейшем «Работник»‚ с другой стороны‚
заключили настоящее соглашение о нижеследующем:

1. Преамбула
В связи с изменением фамилии Работника‚ стороны решили внести соответствующие изменения в трудовой договор от № 45-ТД;

2. Изменения в трудовой договор
2.1. В пункт 1.1 трудового договора внести следующие изменения:
Фамилия‚ имя‚ отчество Работника: Иванова Мария Ивановна
Паспортные данные: 45 07 654321‚ выдан ОВД Первомайского района г. Москвы

3. Срок действия
Настоящее соглашение вступает в силу с момента его подписания сторонами.

4. Подписи сторон
Работодатель: _______________ /Иванов И.И./
Работник: _______________ /Иванова М.И./

М.П.

Образец приказа о внесении изменений

Пример приказа приведен выше в разделе «Шаг 4».

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли перезаключать трудовой договор при смене фамилии?

Ответ: Нет‚ не нужно. Достаточно заключить дополнительное соглашение к существующему трудовому договору.

Можно ли не вносить изменения в трудовой договор?

Ответ: Теоретически можно‚ но это создаст проблемы с идентификацией сотрудника и ведением кадрового учета. Рекомендуется вносить изменения.

Какие документы подтверждают смену фамилии?

Ответ: Обычно это:

Свидетельство о браке;
Решение суда о смене фамилии;
Свидетельство о расторжении брака (если фамилия изменена после развода);
Иные документы‚ подтверждающие изменение фамилии.

В какие сроки нужно уведомить государственные органы?

Ответ: В течение 10 дней с момента изменения данных.

Можно ли внести изменения в трудовую книжку без приказа?

Ответ: Нет‚ изменения в трудовую книжку вносятся только на основании приказа работодателя.

Смена фамилии сотрудника: как правильно оформить в трудовом договоре