Вопрос о том‚ сколько лет работодатель обязан хранить трудовой договор‚ интересует как сотрудников‚ так и руководителей персонала. Ответ зависит от нескольких факторов: даты заключения договора‚ даты его завершения и от того‚ когда было завершено делопроизводство. Ниже собраны основные положения‚ подкреплённые актуальными материалами.
Нормативно‑правовая база
Согласно статье 435 Трудового кодекса РФ и рекомендациям Роструда‚ срок хранения трудовых документов установлен дифференцированно:
- 75 лет – если делопроизводство по договору завершено до 1 января 2003 года;
- 50 лет – если делопроизводство завершено после 1 января 2003 года;
- Для договоров‚ заключённых после 2003 года‚ срок хранения также составляет 50 лет.
Эти сроки подтверждены multiple публикаций Роструда от 30 мая 2025 г.‚ 5 июня 2025 г.‚ 23 апреля 2026 г. и других дат‚ указанных в открытых источниках.
Как определяется срок хранения
Срок начинается с момента завершения делопроизводства по конкретному документу. То есть:
- Если документ был оформлен и закрыт до – сохраняется 75 лет.
- Если оформление завершилось с – сохраняется 50 лет.
После истечения указанного срока документ может быть уничтожен или передан в архив‚ если это предусмотрено внутренними нормативными актами организации.
Примеры из практики
Ниже приведены типичные формулировки‚ встречающиеся в официальных ответах:
- 30 мая 2025 г.: «Срок хранения трудовых договоров составляет либо 50‚ либо 75 лет в зависимости от даты их оформления».
- 5 июня 2025 г.: «Срок хранения трудовых договоров составляет 50 лет или 75 лет‚ в зависимости от даты их оформления».
- 23 апреля 2026 г.: «Трудовые договоры проходят по статье 435. Срок хранения: 50 лет‚ если делопроизводство завершено после 1 января 2003 г.; 75 лет – если до».
- 12 января 2022 г.: «Трудовые договоры‚ личные карточки и личные дела руководителей и сотрудников нужно хранить в течение 75 лет‚ если они закончены».
Что делать с документами после окончания срока
После истечения установленного срока:
- Документы могут быть уничтожены в соответствии с внутренними регламентами;
- Их можно передать в архив для долгосрочного хранения (например‚ в государственный архив);
- При этом важно вести учёт процессов уничтожения или передачи‚ чтобы избежать нарушений законодательства.
Часто задаваемые вопросы
Вопрос: Какой срок хранения у трудового договора‚ заключённого в 2005 году?
Ответ: Поскольку дата завершения делопроизводства (обычно – дата увольнения) относится к периоду после ‚ применяется 50‑летний срок.
Вопрос: А если договор был оформлен в 1998 году‚ но закрыт в 2005 году?
Ответ: Считается дата завершения делопроизводства. Если она пришлась на 2005 год‚ то применяется 50‑летний срок‚ потому что оформление завершилось уже после 2003 года.
Вопрос: Нужно ли хранить договоры‚ которые уже переданы в архив?
Ответ: Да‚ даже находясь в архиве‚ они должны оставаться доступными в течение установленного срока. После его истечения их можно уничтожить‚ но только после официального решения.
Краткое резюме
Итак‚ срок хранения трудовых договоров в России определяется так:
- 75 лет – если документы оформлены и закрыты до 1 января 2003 года;
- 50 лет – если документы оформлены после 1 января 2003 года;
- Срок считается с даты завершения делопроизводства по каждому документу.
Эти нормы закреплены в статье 435 ТК РФ и подкреплены рекомендациями Роструда. Соблюдение указанных сроков помогает работодателю избежать юридических рисков и правильно организовать документооборот.
Полезные ссылки
- Официальный сайт Роструда – вопросы хранения документов
- Трудовой кодекс РФ‚ статья 435
- КонсультантПлюс – разъяснения по срокам хранения
Если у вас возникнут дополнительные вопросы – обращайтесь к специалистам по персоналу или юридическим консультантам.