Штатно‑должностная книга (ШДК) – это официальный регистр, в котором фиксируются сведения о штатных единицах, их должностных обязанностях, структуре подразделения и кадровом составе организации. В Министерстве обороны Российской Федерации (Мо РФ) ШДК используется как один из основных документов делопроизводства, позволяющий обеспечить прозрачность и контроль за исполнением служебных функций.
Нормативно‑правовая база
- Приказ Минфина РФ от № 52н – утверждает форму книги учёта материальных ценностей (форма 8), которая часто используется в качестве шаблона для ШДК в государственных учреждениях.
- Приказ Министра обороны РФ от 4 апреля 2017 г. № 170 – «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Вооруженных Силах Российской Федерации». В ней прописаны требования к ведению штатно‑должностных книг, их структуре и порядку заполнения.
- ГОСТ Р 7.0.97‑2025 – регламентирует оформление служебных записок и должностных инструкций, которые являются неотъемлемой частью ШДК.
- Дополнительные методические указания Минобороны (приказы № 139 от , № 170 от с редакциями 2004‑г.) уточняют порядок ведения журналов личного состава, путевых листов и др.
Цели и задачи Штатно‑должностной книги
- Формирование единой справочной базы о штатных единицах и их должностных обязанностях.
- Контроль за соблюдением штатного расписания и распределением кадровых ресурсов.
- Обеспечение прозрачности в процессе назначения, перемещения и увольнения сотрудников.
- Подготовка данных для внутреннего и внешнего аудита, а также для составления отчетности в органы контроля.
Состав и структура ШДК
Стандартный образец ШДК в Мо РФ состоит из нескольких разделов, каждый из которых заполняется отдельным сотрудником (начальником отдела кадров, бухгалтером, руководителем подразделения).
| Раздел | Содержание | Ответственный |
|---|---|---|
| Шапка документа | Наименование организации, код ОКУД, реквизиты (номер, дата) | Главный бухгалтер |
| Штатное расписание | Перечень всех штатных единиц, их коды, количество позиций | Отдел кадров |
| Должностные инструкции | Текстовые описания обязанностей, полномочий, требований к квалификации | Руководитель подразделения |
| Кадровый состав | ФИО, должность, табельный номер, дата приема, дата увольнения (при необходимости) | Отдел кадров |
| Журналы учёта | Книга учёта материальных ценностей, личного состава, путевых листов и пр. | Бухгалтерия / командир части |
| Приложения | Образцы форм, схемы подразделения, копии приказов о назначении | Все заинтересованные подразделения |
Образец Штатно‑должностной книги (Мо РФ)
Ниже приведён упрощённый пример первой страницы ШДК, который полностью соответствует требованиям Приказа Минфина № 52н и Приказа Минобороны № 170.
| ШТАТНО‑ДОЛЖНОСТНАЯ КНИГА | |||
|---|---|---|---|
| Наименование организации: Министерство обороны Российской Федерации | Код ОКУД: 0504042 | ||
| Подразделение: 1‑й гвардейский танковый полк | Дата начала ведения: | ||
| Штатное расписание | |||
| Код должности | Наименование должности | Кол‑во позиций | Ответственный |
| 01-01 | Командир полка | 1 | Командир |
| 01-02 | Заместитель командира | 2 | Зам.командира |
| 02-01 | Начальник штаба | 1 | Нач. штаба |
| Должностные инструкции (примеры) | |||
| Командир полка – осуществляет общее руководство полком, отвечает за боевую готовность, планирование и проведение учений, взаимодействие с вышестоящими органами. | |||
| Начальник штаба – организует работу штаба, обеспечивает подготовку документов, ведёт журнал учёта личного состава, контролирует выполнение приказов. | |||
Для получения официального бланка книги учета материальных ценностей (форма 8) можно скачать его бесплатно по ссылке: скачать форму 8.
Пошаговый порядок заполнения ШДК
Шаг 1. Подготовка исходных данных
- Собрать актуальное штатное расписание (утверждённый приказ о штатном расписании).
- Получить должностные инструкции, утверждённые в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97‑2025.
- Сформировать список персонала: ФИО, табельные номера, даты приёма/увольнения.
Шаг 2. Заполнение шапки книги
Указываются полные реквизиты организации, код ОКУД, название подразделения и дата начала ведения книги.
Шаг 3. Внесение данных в раздел «Штатное расписание»
- Для каждой должности прописывается её код (по классификатору ДК 001‑2000), название, количество позиций.
- Указывается ответственный за контроль (обычно руководитель подразделения).
Шаг 4. Оформление должностных инструкций
- Каждая инструкция должна содержать: цель должности, основные функции, полномочия, требования к квалификации, порядок взаимодействия.
- Текст инструкций размещается в отдельном приложении или в виде вложенных таблиц.
Шаг 5. Формирование кадрового состава
Заполняется таблица «Кадровый состав», где фиксируются:
- ФИО, табельный номер;
- Должность (по коду из ШР);
- Дата приема, дата увольнения (если применимо);
- Подпись ответственного лица.
Шаг 6. Ведение журналов учёта
В зависимости от специфики подразделения могут потребоваться:
- Книга учёта материальных ценностей (форма 8) – для контроля ТМЦ.
- Книга учёта личного состава (форма 1) – для военнослужащих.
- Путевые листы, листы выдачи оружия и техники.
Шаг 7. Подписание и утверждение
После заполнения всех разделов ШДК подписывается:
- Начальником подразделения;
- Главным бухгалтером (при необходимости);
- Начальником отдела кадров.
Где взять готовый образец и как распечатать
- Официальный сайт Минобороны РФ – в разделе «Документы» доступны шаблоны ШДК в формате DOCX и PDF.
- КонсультантПлюс (раздел «Формы и образцы») – поиск по запросу «Штатно‑должностная книга» выдаёт готовый файл, совместимый с формой 8 Минфина.
- Сервис Гарант.ру – предоставляет образцы приказов и инструкций, которые можно прикрепить к ШДК.
- Для печати рекомендуется использовать бумагу формата А4, плотностью не менее 80 г/м², чтобы обеспечить долговечность записи.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Нужно ли вести отдельную ШДК для каждого подразделения?
Да. По требованиям Приказа Минобороны № 170 каждый отдельный объект (часть, батарея, отдел) оформляет собственную ШДК, однако в ней могут быть ссылки на общие инструкции организации.
Как часто обновлять ШДК?
Обновление производится при каждом изменении штатного расписания, назначении/увольнении персонала, а также при изменении должностных инструкций. Минимальная периодичность – раз в квартал для контроля соответствия.
Можно ли вести ШДК в электронном виде?
Да. При условии, что электронный документ подписан квалифицированной электронной подписью (КЭП) и хранится в системе электронного документооборота, признанной Минобороны. При этом оригинал в бумажном виде сохраняется в архиве на срок, установленный нормативными актами (обычно 5 лет).
Что делать, если в ШДК обнаружена ошибка?
Необходимо оформить акт исправления (по образцу приказа Минфина), указать причину ошибки, внести корректировку и подписать акт всеми ответственными лицами.
Типичные ошибки при оформлении и как их избежать
- Отсутствие кода должности. Всегда указывайте официальные коды из классификатора ДК 001‑2000.
- Неполные должностные инструкции. Проверяйте наличие всех обязательных разделов (цель, функции, полномочия, требования).
- Несоответствие дат. Даты приёма/увольнения должны совпадать с приказами о назначении.
- Отсутствие подписей. Каждая запись должна быть подписана ответственным лицом и датирована.
- Неучёт изменений в структуре. При реорганизации подразделения создавайте приложение «Изменения в структуре» и сохраняйте старую версию ШДК в архиве.
Штатно‑должностная книга – это фундаментальный документ, который обеспечивает прозрачность кадровой политики, контроль за исполнением служебных обязанностей и соответствие нормативным требованиям Министерства обороны РФ. Правильное оформление, своевременное обновление и строгий контроль за заполнением позволяют избежать административных просчётов, упростить аудит и повысить эффективность управления персоналом.
Для получения официальных образцов и актуальных инструкций рекомендуется регулярно проверять ресурсы Минобороны, Минфина и специализированные правовые порталы (КонсультантПлюс, Гарант). При необходимости можно заказать печатные формы в специализированных типографиях (например, ЦентрМаг).
Дата публикации: . Информация актуальна на момент написания и может быть изменена в соответствии с новыми нормативными актами.