Штатная расстановка – это документ, который дополняет штатное расписание и отражает распределение штатных единиц между подразделениями, фиксирует особенности занятости, отпусков, совмещений и иных кадровых нюансов․ Ниже – полный разбор того, что такое штатная расстановка, как её оформлять в 2022 году, какие формы и примеры существуют, а также практические рекомендации․

Что такое штатная расстановка?

Штатная расстановка – это внутренний нормативный документ, в котором:

• показана фактическая распределение штатных единиц по отделам и должностям;
• указаны состояния занятости (полная занятость, частичная, совмещение);
• приведены сведения о отпусках, отпускных графиках, ПВТР и иных локальных нормативах;
• содержит примечания к штатному расписанию, позволяющие правильно рассчитывать нагрузку и обеспечить соответствие трудовому законодательству․

В отличие от штатного расписания, которое регламентирует структурные подразделения и должностные инструкции, штатная расстановка отражает реальное распределение персонала на текущий момент․

Кому и когда утверждается штатная расстановка?

Обычно её утверждает руководитель организации или директор после согласования с отделом кадров․ В некоторых случаях утверждающая власть может быть делегирована заведующему отделом или директору по персоналу․

Как выглядит образец штатной расстановки за 2022 год?

Ниже приведён типовой шаблон, который можно адаптировать под конкретные условия вашей организации․

Структура документа

1. Шп․ № 1 – Общие сведения
   • Наименование организации;
   • Структурное подразделение;
   • Дата утверждения;
   • Номер документа․
2. Шп․ № 2 – Таблица штатной расстановки

   В таблице указаны:

   • Номер штатной единицы;
   • Наименование должности;
   • Код по ОКПД;
   • Кол-во единиц;
   • Ставка (в % от полной);
   • ФИО сотрудника (при наличии);
   • Дата приема;
   • Дата увольнения (если есть);
   • Особые условия (отпуск, совмещение, испытательный срок)․
3. Шп․ № 3 – Приложения
   • График отпусков;
   • ПВТР (плановые отпускные дни);
   • Локальные нормативные акты, на которые ссылается документ․

Пример заполнения (фрагмент)

| № | Должность | Код ОКПД | Ед․изм․ | Кол-во | Ставка | ФИО | Приём | Увольн․ | Примечание |
|---|------------------------------|----------|----------|--------|--------|-------------------|-------|----------|--------------------------|
| 1 | Инженер-конструктор | 217301 | ед․ | 1 | 100% | Иванов И․И․ | | – | Работает на полной ставке |
| 2 | Специалист по кадровому делу | 224101 | ед․ | 0,5 | 50% | Петрова А․В․ | | – | Совмещение с должностью |
| 3 | Аналитик данных | 221111 | ед․ | 1 | 100% | Сидоров С․С․ | | – | Отпуск с – |

Почему штатная расстановка важна?

Для работодателя она служит защитой в суде и проверкой соответствия трудового законодательства:

• Доказывает, что нагрузка распределена в соответствии с нормативами;
• Позволяет правильно рассчитывать отпускные и платёжные выплаты;
• Упрощает процесс утверждения локальных нормативных актов;
• Снижает риск ошибок при расчёте штатной численности и соответствии с ПВТР․

Как правильно составить штатную расстановку в 2022 году?

Следуйте этому пошаговому алгоритму:

1. Соберите исходные данные – штатное расписание, должностные инструкции, графики отпусков․
2. Определите структуру – сколько штатных единиц в каждом подразделении․
3. Заполните таблицу согласно шаблону из раздела 2․1․
4. Укажите особые условия (частичная занятость, совмещения, отпускные даты)․
5. Проверьте соответствие с локальными нормативными актами и коллективным договором․
6. Подпишите документ руководителем и ответственным за кадры․
7. Оформите печать (если требуется) и разместите в кадровом деле․

Частые ошибки и как их избежать

• Омиссивное указание частичной занятости – приводит к неверным расчётам отпускных․ Решение: всегда фиксируйте ставку в процентах․
• Неучтённые совмещения – могут вызвать конфликт с ограничениями по нагрузке․ Решение: в колонке «Примечание» явно указывайте совмещение и долю ставки․
• Отсутствие дат увольнения – затрудняет контроль за кадровым статусом․ Решение: заполняйте поле «Увольн․», даже если сотрудник находится в работе․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

• Можно ли включить в штатное расписание должность «стажер»? – Да, но её необходимо оформить как отдельную штатную единицу с указанием срока действия и условий․
• Нужен ли штатный номер для каждой единицы? – Номер нужен только в штатном расписании; в штатной расстановке используется порядковый номер строки․
• Как оформить график отпусков в штатной расстановке? – Указывайте даты начала и окончания отпусков в колонке «Примечание» или в отдельном приложении․
• Сколько дней отпуска должно быть указано? – По закону – минимум 28 календарных дней в год, но в локальных актах может быть иначе․

Штатная расстановка – ключевой документ для эффективного управления персоналом․ Правильно составленный образец за 2022 год позволяет:

• Соблюдать требования трудового законодательства;
• Оптимизировать процессы расчёта заработной платы и отпускных;
• Сократить риски при проверках и судебных спорах․

Используйте приведённый шаблон, адаптируйте его под свои нужды и регулярно обновляйте в соответствии с изменениями в штатном расписании и локальными нормативными актами․

Автор статьи: кадровый эксперт, 2025 г․