В современной цифровой экономике квалифицированный сертификат электронной подписи (КЭП) стал обязательным инструментом для ведения бизнеса, участия в государственных закупках и выполнения иных официальных действий. В этой статье подробно рассматривается, что такое сертификат должностного лица или юридического лица, какие существуют виды, какие требования предъявляются к выдаче и как правильно оформить запрос.

Что такое сертификат должностного лица или юридического лица?

Сертификат – это электронный документ, удостоверяющий связь ключа проверки электронной подписи с его владельцем. В зависимости от того, кто указан в качестве владельца, сертификат может быть:

• Для физического лица – обычно выдается руководителю, сотруднику или иному уполномоченному лицу.
• Для юридического лица – выдается организации (ООО, ИП, госоргану и т.п.) и содержит сведения об её наименовании, ОГРН, ИНН и т.д.

В КонсультантПлюс указано, что в сертификате для юридического лица в качестве владельца указывается физическое лицо, действующее от имени организации на основании устава, доверенности или приказа о назначении.

правовая основа

Основные нормативные акты, регулирующие выдачу и использование сертификатов:

1. Федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи» – определяет виды электронных подписей и требования к сертификатам.
2. Федеральный закон № 152-ФЗ «О персональных данных» – регламентирует обработку персональных данных, содержащихся в сертификатах.
3. Постановление Правительства РФ № 571 от – устанавливает порядок выдачи квалифицированных сертификатов удостоверяющими центрами.

Виды сертификатов

Квалифицированный сертификат электронной подписи (КЭП)

Выдается удостоверяющим центром (УЦ), аккредитованным ФНС России или другими уполномоченными органами. КЭП имеет юридическую силу, эквивалентную handwritten подписи, и используется в:

• Электронных декларациях и отчётах в налоговые органы;
• Госзакупках и публичных тендерах;
• Подписании договоров и уведомлений;
• Хранении и передаче конфиденциальной информации.

Некачефицированный (обычный) сертификат

Подходит для менее формализованных целей, например, для подписания внутренних документов организации. Требуется менее строгий уровень защиты.

Обезличенный сертификат

В этом случае в сертификате не указывается физическое лицо, действующее от имени юридического лица без доверенности. Такой тип часто используется в системах маркировки и контроля поставок.

Кто может получить сертификат?

Согласно информации из ФНС России и Города Октябрьское, сертификаты могут быть выданы:

• Юридическим лицам (ООО, АО, госорганы, подведомственные учреждения);
• Индивидуальным предпринимателям;
• Нотариусам;
• Сотрудникам организаций, которым необходимо использовать ЭЦП в рамках их должностных полномочий.

Для физических лиц, представляющих интересы юридического лица, требуется доверенность или приказ о вступлении в должность.

Порядок получения сертификата

Через удостоверяющий центр (УЦ)

1. Выбор аккредитованного УЦ (например, ФНС России, ФСТЭК, Казначейство).
2. Подготовка пакета документов:
   • Оригинал или нотариально заверенная копия устава/положения организации;
   • ьная страница и страница с указанием юридического адреса;
   • Сведения о единоличном исполнительном органе и сроке его полномочий;
   • Для физических лиц – копия паспорта и доверенности (если требуется).
3. Заполнение онлайн‑формы на портале заявителя (например, Госуслуги или ФНС).
4. Экспорт закрытого ключа (по необходимости ставим галочку «ДА»).
5. Подтверждение запроса и получение сертификата в электронном виде.

Через портал «Заявитель»

На портале заявителя доступна функция «Создание запроса на сертификат». После ввода сведений и сохранения заявки система генерирует запрос, который затем рассматривается УЦ.

Через Федеральный казначейство

Для выдачи сертификата в интересах государственных органов используется Квалифицированный сертификат УКЭП. Процедура аналогична, но требует указания реквизитов государственного органа и подтверждения полномочий руководителя.

Особенности использования сертификата

Для должностных лиц

Сотрудник, получивший сертификат, может использовать его для подписания документов от имени организации. При увольнении сертификат остается действующим, однако организация не может его аннулировать.

Для сотрудников

Сотрудник может использовать сертификат только в рамках своих полномочий. Для получения сертификата необходимо лично посетить аккредитованный УЦ или подать онлайн‑запрос.

Срок действия

Срок действия квалифицированного сертификата обычно составляет 1–3 года. Продление требует повторного обращения в УЦ с обновлёнными документами.

Экспорт и импорт закрытого ключа

При необходимости переноса сертификата на новый носитель (токен, USB‑ключ) пользователь должен экспортировать закрытый ключ, что делается в настройках клиентского приложения.

Примеры использования сертификата

• Подписание электронных договоров с контрагентами без необходимости сканировать бумажные копии.
• Подача деклараций в налоговый орган через личный кабинет ФНС.
• Участие в государственных закупках – обязательный требователь к наличию КЭП.
• Маркировка товаров (система «Честный знак») – использование обезличенного сертификата для отслеживания.

Часто задаваемые вопросы

1. Можно ли использовать сертификат должностного лица для личных целей?

   Нет. Сертификат, выданный на имя должностного лица, используется только в рамках его официальных полномочий.

2. Какие данные содержатся в сертификате для юридического лица?

   В сертификате указываются ИНН и ОГРН организации, её наименование, место нахождения, ОГРНИП (если есть), а также ФИО и должность физического лица, действующего от имени организации.

3. Что делать, если сертификат утерян?

   Необходимо обратиться в УЦ с заявлением о выдаче дубликата и предоставить документы, подтверждающие право на его получение.

4. Можно ли использовать сертификат сотрудника после его увольнения?

   Сертификат продолжает действовать, но организация не имеет права его аннулировать. Сотрудник может продолжать использовать его до истечения срока действия.

Сертификат должностного лица или юридического лица – важнейший элемент цифровой подписи, позволяющий легально и безопасно проводить бизнес‑операции, взаимодействовать с государством и защищать информацию. Правильный выбор типа сертификата, своевременное оформление и соблюдение требований к хранению ключей обеспечат соответствие законодательству и снизят риск юридических ошибок.

Если вы планируете получить сертификат, рекомендуем:

• Определить цель использования (КЭП, обычный, обезличенный).
• Выбрать аккредитованный УЦ.
• Подготовить полный пакет документов.
• Заполнить онлайн‑запрос на портале заявителя.
• Сохранить и правильно экспортировать закрытый ключ.

Соблюдая эти шаги, вы сможете быстро и без лишних сложностей получить необходимый сертификат и использовать его в работе.