Секретарь собрания садоводческого некоммерческого товарищества (СНТ) играет ключевую роль в обеспечении законности и прозрачности всех решений, принимаемых на общих и внеочередных собраниях членов. Его задачи регламентируются уставом СНТ, действующим законодательством (ФЗ‑217 «О садовых некоммерческих товариществах») и внутренними нормативными актами товарищества.
Основные обязанности секретаря собрания СНТ
- Подготовка и оформление документации к собранию:
- формирование повестки дня совместно с председателем правления;
- рассылка уведомлений о дате, времени и месте проведения собрания (по электронной почте, заказным письмом или размещению на информационном стенде);
- подготовка регистрационных листов, бюллетеней для голосования, проектов решений и протоколов;
- Регистрация участников собрания:
- ведение списка присутствующих членов СНТ и собственников, не являющихся членами (с указанием ФИО, номера участка, контактных данных);
- проверка наличия доверенностей у представителей отсутствующих членов;
- подписание регистрационного листа каждым участником;
- Ведение протокола собрания:
- фиксирование открытия и закрытия собрания, времени начала и окончания;
- запись докладов, выступлений, вопросов и ответов;
- отражение результатов голосования (количество «за», «против», «воздержалось») и принятых решений;
- подписание протокола председателем собрания и секретарем (в некоторых случаях также членами счетной комиссии);
- Обеспечение соблюдения порядка и процедуры голосования:
- контроль за соблюдением регламента собрания (время выступлений, очередь);
- организация тайного или открытого голосования в соответствии с уставом;
- подсчёт голосов совместно с счетной комиссией и объявление результатов;
- Хранение и предоставление документов:
- ведение архива протоколов собраний, решений, уставов и иных нормативных актов СНТ;
- обеспечение доступа членов товарищества к протоколам и другим документам в соответствии с требованиями прозрачности;
- подготовка выписок из протоколов по запросу правления, ревизионной комиссии или государственных органов;
- Взаимодействие с другими органами СНТ:
- информирование председателя правления и членов правления о принятых решениях;
- содействие в подготовке годовых отчетов, смет и иных финансовых документов;
- участие в работе счетной комиссии при необходимости (подсчёт голосов, проверка наличия кворума);
- Осуществление иных функций, предусмотренных уставом:
- ведение картотеки членов СНТ и собственников, проживающих на территории товарищества (адрес, телефон, данные о документах на землю, состав семьи);
- оформление и выдача справок о членстве в СНТ;
- подготовка документов для регистрации изменений в налоговой инспекции, Росреестре и других государственных органах (например, смена председателя, утверждение нового устава);
Порядок назначения секретаря собрания
- На общем собрании членов СНТ (или на внеочередном собрании) из числа присутствующих выбирается секретарь собрания. Выбор проводится открытым голосованием простым большинством голосов.
- Избранный секретарь принимает на себя обязанности, указанные в пункте Основные обязанности секретаря собрания СНТ.
- Срок полномочий секретаря определяется уставом СНТ; как правило, он действует до следующего общего собрания, где может быть переизбран или подтверждён в должности.
- В случае временного отсутствия секретаря (болезнь, отпуск и т.д.) его функции исполняет лицо, назначенное председателем правления или решением собрания.
Требования к кандидату на должность секретаря собрания
Хотя законодательство не устанавливает жёстких квалификационных требований к секретарю собрания, на практике предпочтительно наличие следующих качеств и навыков:
- Высшее или среднее профессиональное образование (юридическое, экономическое, административное – приветствуется);
- Опыт работы в документообороте, ведении протоколов или секретном деле;
- Знание устава СНТ и основ законодательства о садовых некоммерческих товариществах;
- Умение работать с офисными программами (текстовые редакторы, таблицы, электронная почта);
- Коммуникабельность, ответственность, пунктуальность и способность вести точную запись;
- Наличие навыков ведения реестра членов и работы с персональными данными (с соблюдением требований ФЗ‑152 «О персональных данных»).
Примерный фрагмент протокола собрания СНТ с указанием роли секретаря
ПРОТОКОЛ № 12 общего собрания членов СНТ «Зелёный Двор» Дата проведения: 25 мая 2026 г. Время начала: 18:00 Место проведения: клубный дом СНТ, актовый зал Присутствовали: 42 члена СНТ из 58 имеющих право голоса (кворум имеется). Секретарь собрания: Иванов Иван Иванович (член СНТ, участок № 17). Председатель собрания: Петров Петр Петрович (избран из числа присутствующих). Повестка дня: Отчёт председателя правления за 2025 г. Утверждение сметы доходов и расходов на 2026 г. Избрание новых членов правления. Разное. Решения: Отчёт принят единогласно. Смета утверждена голосованием: «за» – 38, «против» – 2, «воздержалось» – 2. Избраны в правление: Смирнова А.В., Кузнецов Д.М., Лебедева О.Н. Принято решение о проведении субботника 10 июня 2026 г. Подписи: Председатель собрания ______________ /Петров П.П./ Секретарь собрания ________________ /Иванов И.И./
Секретарь собрания СНТ – это не просто человек, фиксирующий слова в протоколе, а важный звено в системе управления товариществом. Его работа обеспечивает законность решений, прозрачность деятельности органов СНТ и защищает права членов товарищества. Чёткое выполнение перечисленных выше обязанностей способствует повышению доверия между садоводами, снижению количества конфликтов и эффективному использованию общего имущества СНТ.
При организации работы секретаря рекомендуется:
- Разработать внутреннюю инструкцию по ведению протоколов и регистрации участников;
- Проводить периодическое обучение секретаря и членов правления вопросам корпоративного права и работы с персональными данными;
- Использовать электронные инструменты (облачные хранилища, системы электронного голосования) для повышения эффективности и доступности документации.
Соблюдение этих принципов позволит СНТ функционировать стабильно и в интересах всех своих членов.