Ведение бухгалтерии в ООО, работающем по упрощённой системе налогообложения (УСН), может показаться простым, но вопросы, связанные с оформлением документов, часто вызывают сомнения. Особенно это касается счёта-фактуры без НДС, которую необходимо выставлять при продаже товаров и оказании услуг, если покупатель является плательщиком НДС. Ниже приведён подробный разбор: когда и как выдать такой счёт, какие поля он должен содержать, а также пример готового шаблона.

Правовые основы

• Федеральный закон «О налогах и сборах» (ФЗ-54) и Федеральный закон «О бухгалтерском учёте» (ФЗ-86) регулируют оформление счетов-фактур.
• ООО, применяющее УСН, не обязано регистрировать НДС, но при продаже товаров и услуг покупателю, являющемуся плательщиком НДС, обязано выставить счёт-фактуру.
• Счёт-фактура без НДС – это документ, в котором поле «НДС» заполнено нулём. Он используется, если налоговый режим покупателя не предусматривает начисление НДС (например, покупатель – физическое лицо, не являющееся плательщиком НДС).

Когда необходимо выставлять счёт-фактуру без НДС

1. При продаже товаров или оказании услуг покупателю, являющемуся плательщиком НДС (например, ООО, ИП на УСН, которые обязаны вести НДС).
2. При продаже товаров или оказании услуг покупателю, не являющемуся плательщиком НДС (физическое лицо, ИП без НДС, ООО, применяющее УСН).
3. При необходимости подтверждения факта поставки для целей бухгалтерского учёта и налоговой отчётности.

Если покупатель – не плательщик НДС, можно оформить простой счёт (счёт без НДС), но в большинстве случаев для прозрачности и удобства аудитора лучше использовать счёт‑фактуру.

Какой формат счета‑фактуры использовать

Для ООО на УСН применяют тот же формат, что и для налогоплательщиков НДС. Унифицированный бланк не обязателен, но рекомендуется использовать фирменный бланк или лист А4 с надписью «Счёт‑фактура» в верхней части.

• Внутренний формат: шапка (номер, дата, реквизиты продавца и покупателя), тело (описание товаров/услуг, количество, цена, сумма), подвал (сумма, подпись, печать).
• В электронном виде – PDF с цифровой подписью.

Поля, обязательные для заполнения

Пример шаблона счета‑фактуры без НДС

+-----------------------------------------------------------+
| СЧЕТ-ФАКТУРА № 001/2026 |
| Дата: |
+-----------------------------------------------------------+
| Продавец: ООО "Ромашка" |
| ИНН: 7701234567, КПП: 770101001 |
| Адрес: 123456, Москва, ул. Лесная, д. 15 |
| Банковские реквизиты: |
| Банк: ПАО "Сбербанк" |
| Расч. счет: 40702###-###-####0001 |
| Корр. счет: 30101###-###-####0201 |
| БИК: 044525225 |
+-----------------------------------------------------------+
| Покупатель: ООО "Лотос" |
| ИНН: 7709876543, КПП: 770101002 |
| Адрес: 654321, Санкт-Петербург, пр. Невский, д; 10 |
+-----------------------------------------------------------+
| Описание товара/услуги | Кол-во | Цена за ед. | Сумма |
| Товар A | 10 шт | 1 000 руб | 10 000 руб |
| Услуга B | 2 шт | 5 000 руб | 10 000 руб |
+-----------------------------------------------------------+| НДС (0%) | | | 0 руб |
+-----------------------------------------------------------+
| Подпись: _____________________ Печать: _____________ |
+-----------------------------------------------------------+

В этом шаблоне поле «НДС» заполнено нулём, что соответствует требованиям для ООО на УСН. Если в будущем вы решите перейти на режим НДС, просто замените нулевое значение на соответствующий процент.

Как оформить счёт‑фактуру без НДС в электронном виде

1. Создайте документ в формате PDF, используя любой текстовый редактор (Word, Google Docs) или специализированную программу (1С, Тинькофф Бизнес).
2. Добавьте цифровую подпись (например, через сервисы Госуслуги или Сертификат ЭП).
3. Сохраните файл в папку, доступную для скачивания покупателю, либо отправьте в электронном виде по e-mail.
4. Сохраните копию в архиве бухгалтерии на 5 лет.

Что делать, если покупатель не требует счёт‑фактуру

• Если покупатель – физическое лицо, не являющееся плательщиком НДС, можно оформить простую квитанцию или счёт без НДС.
• Однако для удобства бухгалтерии и возможного аудита рекомендуется всё равно выставлять счёт‑фактуру, заполняя поле «НДС» нулём.

Часто задаваемые вопросы

1. Можно ли использовать один и тот же шаблон для всех клиентов? Да, но обязательно проверяйте наличие ИНН и КПП покупателя.
2. Нужно ли ставить печать на счёт‑фактуру без НДС? Печать не обязательна, но рекомендуется для официального вида.
3. Как хранить электронные счёты? В защищённом архиве, доступном только уполномоченным сотрудникам, в течение 5 лет.
4. Что делать, если покупатель просит счёт без НДС, но он является плательщиком НДС? Выдайте счёт‑фактуру с нулевым НДС, но обязательно укажите, что НДС не начислен по причине освобождения от налога.

ООО, работающие по упрощённой системе налогообложения, не обязаны регистрировать НДС, однако при продаже товаров и услуг покупателю, являющемуся плательщиком НДС, обязаны выставлять счёт‑фактуру. В таком документе поле «НДС» заполняется нулём, что делает его «счётом без НДС». Используйте готовый шаблон, соблюдайте обязательные поля и сохраняйте копии в течение 5 лет – это обеспечит прозрачность бухгалтерии и защиту от возможных проверок.

Если вам понадобится более подробная инструкция по конкретному программному обеспечению (1С, Тинькофф Бизнес, Microsoft Office), не стесняйтесь задавать вопросы – мы поможем адаптировать шаблон под ваши нужды.