Дата публикации:  г. 21:20:52

Что подразумевается под «незаключением договора»?

Термин «незаключение договора» охватывает несколько ситуаций:

• Отсутствие письменного договора вообще, хотя отношения между сторонами уже существуют;
• Наличие только электронных копий (сканов) без оригинального подписанного документа;
• Неполнота договора: недостающие подписи, печати, приложения.

В российском праве письменный договор считается доказательством существования и условий сделки, если иное не предусмотрено законом (например, сделки, допускающие электронную форму).

Почему организации часто «упускают» заключение договора?

1. Недостаток времени. Быстрый старт проекта порой ставит в приоритет выполнение работ, а не оформление бумаг.
2. Низкая правовая культура. Сотрудники могут считать, что «дело в деле», а формальности – лишняя бюрократия.
3. Отсутствие шаблонов. Если в компании нет готовых образцов договоров, процесс затягивается.
4. Сложные отношения с контрагентом. Недоверие к партнёру может привести к «устным» договорённостям.

Правовые последствия незаключения (или неполного оформления) договора

Гражданско‑правовые риски

• Трудности доказывать наличие обязательств в суде – отсутствие письменного доказательства может привести к отказу в удовлетворении иска.
• Риск признания сделки недействительной из‑за нарушения формы (например, отсутствие подписи сторон).
• Увеличение вероятности одностороннего расторжения договора без компенсации.

Налоговые последствия

• Налоговые органы могут отказать в признании расходов, если они не подтверждены договором (пункт 330.1 НК РФ).
• При проверке могут быть начислены штрафы за недостоверность бухгалтерской (и налоговой) отчетности.
• Отсутствие оригинального договора может стать основанием для признания расходов «необоснованными» и их последующего возврата.

Административные и уголовные риски

• В случае государственных закупок отсутствие надлежащего договора – нарушение Федерального закона № 44‑ФЗ, что влечёт административный штраф (до 30 % от стоимости контракта).
• Если отсутствие договора связано с сокрытием факта получения дохода, возможна квалификация как преступление (ст. 159 УК РФ – уклонение от уплаты налогов).

Репутационные потери

Контрагенты и инвесторы могут потерять доверие к компании, если в ходе проверок выявляются «скрытые» сделки без надлежащего оформления.

Что происходит при проверке, если договоров нет или они только в виде сканов?

Налоговые и аудиторские органы обычно требуют:

1. Наличие оригинального подписанного договора (бумажного или электронного, оформленного в соответствии с ФЗ‑63 «Об электронной подписи»).
2. Приложения к договору (технические задания, спецификации, акты выполненных работ).
3. Подтверждающие документы о передаче и получении оригиналов (передаточные акты).

Если предоставлены только сканы, проверяющие могут:

• Запросить оригиналы в течение 30 дней.
• Внести в акт проверки замечание о нарушении требований к документальному оформлению.
• Назначить штраф за несоблюдение требований к бухгалтерскому документированию.

Как правильно оформить договор и избежать проблем

Пошаговый план оформления

1. Подготовка шаблона. Разработайте типовые формы договоров (покупка, поставка, подряды, услуги) с учётом отраслевых требований.
2. Согласование условий. Утвердите все существенные условия (предмет, цена, сроки, ответственность).
3. Подписание. Осуществляйте подпись в двух экземплярах (бумажных) или используйте квалифицированную электронную подпись (КЭП).
4. Регистрация. При необходимости (например, договоры аренды недвижимости) регистрируйте в государственных реестрах.
5. Хранение. Оригиналы храните в архиве не менее 5 лет (по требованиям Налогового кодекса). Электронные копии – в системе электронного документооборота (ЭДО) с резервным копированием.
6. Контроль исполнения. Ведите журнал исполнения обязательств, фиксируйте акты приём‑передачи, счета‑фактуры.

Как оформить договор в электронном виде

• Используйте сервисы ЭДО, соответствующие требованиям ФЗ‑63.
• Каждая сторона подписывает документ своей КЭП.
• Система автоматически формирует журнал регистрации и сохраняет метаданные (время подписи, IP‑адрес).
• Электронный документ имеет ту же юридическую силу, что и бумажный, при условии соблюдения требований к подписи.

Практические рекомендации для компаний

• Внедрить политику обязательного заключения договора. Внутренний регламент должен предусматривать, что любые деловые отношения фиксируются письменно до начала работ.
• Обучать персонал. Проводите семинары по юридическим аспектам договоров и работе с ЭДО.
• Назначить ответственного за документооборот. Это может быть юрист или специалист по контрактному управлению.
• Проводить внутренние аудиты. Регулярно проверяйте наличие оригиналов договоров и их соответствие реальному исполнению.
• Хранить резервные копии. Обязательно делайте бэкапы электронных документов в независимых хранилищах.
• Контролировать сроки действия. Система напоминаний о предстоящем окончании срока действия договора поможет избежать автоматического продления без надлежащего оформления.

Отсутствие надлежащего договора или наличие лишь сканов – это не просто «формальная» недоработка. Это источник существенных правовых, налоговых и репутационных рисков, которые могут привести к финансовым потерям и судебным спорам. Правильное оформление, своевременное подписание и надёжное хранение договоров – фундамент надёжного бизнеса.

Следуя изложенным рекомендациям, организация сможет минимизировать вероятность возникновения проблем при проверках и обеспечить юридическую защиту своих интересов.

Статья подготовлена на основе актуальной информации по состоянию на  г.