Самое главное помнить‚ что регламент внесения договоров – это нормативный документ‚ который устанавливает единый порядок подготовки‚ согласования‚ регистрации и хранения всех видов договоров в организации. Его соблюдение обеспечивает правовую чистоту сделок‚ минимизирует риски и упрощает контроль исполнения обязательств.
Содержание регламента
-
Общие положения
- Цель регламента – обеспечить прозрачность и закономерность процесса внесения договоров.
- Сфера применения – все структурные подразделения организации‚ заключающие договоры с внешними и внутренними контрагентами.
- Нормативные ссылки – Гражданский кодекс РФ‚ Федеральный закон «О бухгалтерском учете»‚ внутренние положения о договорной работе.
-
Основные определения
- Договор – письменное соглашение между сторонами‚ устанавливающее взаимные права и обязанности.
- Внесение договора – процесс подготовки‚ согласования‚ регистрации и размещения договора в единой информационной системе (ЕИС) организации.
- Ответственное лицо – сотрудник‚ уполномоченный на выполнение конкретных этапов регламента (подготовка‚ согласование‚ регистрация).
-
Этапы внесения договора
- Инициация и подготовка проекта договора
- Инициатор (подразделение‚ инициирующее сделку) формирует техническое задание и передает его юристу.
- Юрист готовит проект договора‚ учитывая требования законодательства и внутренние стандарты.
- Согласование
- Проект направляется на согласование заинтересованным сторонам: финансовый отдел‚ служба безопасности‚ ИТ‑подразделение (при необходимости) и руководство.
- Каждое замечание фиксируется в системе изменений; после устранения всех замечаний проект считается согласованным.
- Утверждение
- Согласованный проект подписывается уполномоченным представителем организации (директор‚ генеральный директор или лицо‚ имеющее доверенность).
- Регистрация в ЕИС
- После подписания договор передается в отдел договорной работы для внесения в электронный реестр.
- Присваивается уникальный номер‚ фиксируются дата подписания‚ стороны‚ предмет и срок действия.
- Хранение и контроль исполнения
- Оригинал договора хранится в архиве (физическом или электронном) согласно установленным срокам.
- Ответственное лицо контролирует выполнение обязательств‚ напоминает о приближающихся сроках и инициирует процедуры продления или расторжения при необходимости.
- Инициация и подготовка проекта договора
-
Ответственность за соблюдение регламента
- Инициатор несет ответственность за completeness и актуальность исходных данных;
- Юрист отвечает за юридическую корректность текста договора.
- Ответственное лицо по регистрации обеспечивает timely внесение в ЕИС и контроль за хранением.
- Нарушение регламента может повлечь дисциплинарные меры‚ а в случае возникновения убытков – материальную ответственность.
-
Документация и формы
- Техническое задание на подготовку договора (форма ТЗ‑Дог).
- Лист согласования (форма Соглас‑Дог).
- Журнал регистрации договоров (форма Реестр‑Дог).
- Акт приема‑передачи оригинала договора (форма Акт‑Дог).
-
Порядок внесения изменений и дополнений
- Любое изменение договора оформляется дополнительным соглашением.
- Дополнительное соглашение проходит те же этапы: подготовка‚ согласование‚ утверждение‚ регистрация.
- В ЕИС делается ссылка на основной договор и указывается номер дополнительного соглашения.
-
Контроль и аудит
- Ежеквартально отдел внутреннего аудита проверяет соответствие фактического процесса регламенту.
- Результаты аудита оформляются в виде акта с указанием выявленных отклонений и рекомендаций по их устранению.
- По итогам аудита может быть проведено внеплановое обучение сотрудников.
Соблюдение Регламента внесения договоров является обязательным условием для обеспечения законности и эффективности хозяйственной деятельности организации. Четкое следование описанным этапам минимизирует риски‚ связанные с недобросовестным исполнением обязательств‚ и повышает прозрачность договорной работы для всех участников процесса.
Очень важно чтобы ответ был на русском языке.