Доверенность – это односторонняя сделка, whereby лицо (доверяющее) передаёт другому лицу (доверенному) право совершать определённые действия от своего имени. В организационной практике особенно важно правильно оформить, зарегистрировать и хранить доверенности, issued от юридического лица, чтобы избежать правовых рисков и обеспечить контроль за исполнением полномочий.

Нормативная база

• Гражданский кодекс РФ (ст. 185‑189) – общие положения о доверенности;
• Федеральный закон «О бухгалтерском учёте» № 402‑ФЗ (в части учёта первичных документов);
• Приказ Минфина России от № 94н «Об утверждении формы доверенности на получение материальных ценностей» (форма М‑2) – часто используется как базис;
• Внутренние нормативные акты организации: положение о работе с доверенностями, инструкция по делопроизводству, регламент бухгалтерского учёта.

Этапы регистрации доверенности в организации

1. Подготовка проекта доверенности – определение вида (генеральная, специальная, разовая), перечень полномочий, срок действия.
2. Согласование с юридической службой – проверка соответствия требованиям ГК РФ и внутренних нормативов.
3. Подписание доверенности – подпись руководителя (или лица, уполномоченного на подпись) и главного бухгалтера; при наличии печати – её проставление.
4. Регистрация в журнале учёта доверенностей – внесение записи с указанием реквизитов документа.
5. Нанесение отметки о регистрации – на самом бланке доверенности ставится номер регистрации и дата внесения в журнал.
6. Хранение оригинала и копий – оригинал хранится в деле доверенностей (обычно в отделе кадров или юридическом отделе); копия передаётся доверенному лицу.

Образец формы доверенности (для получения материальных ценностей)

Ниже представлен типовой бланк, соответствующий форме М‑2, с обязательными реквизитами. Вы можете адаптировать его под свои нужды (изменить наименование организации, добавить логотип, уточнить перечень полномочий).

ДОВЕРЕННОСТЬ № __
г. ___________________ «___» __________ 20__ г.

Наименование организации: ______________________________________________
Юридический адрес: _________________________________________________
ИНН: _______________________ КПП: _______________________
ОКПО: _______________________

Настоящей доверенностью ______________________________________________
(полное наименование организации, выдавшей доверенность)
в лице ______________________________________________
(должность, Ф.И.О. руководителя, действующего на основании __________________)
наименуемое dále «Доверитель», выдаёт доверенность:

Доверенному лицу: ______________________________________________
(должность, Ф.И.О., паспортные данные: серия № ____________ выдан ____________ кем ____________)
ИНН: _______________________ СНИЛС: _______________________

Наделён следующими полномочиями:

получать материальные ценности (товары, сырьё, готovou продукцию) от имени Доверителя;
подписывать накладные, акты приёма‑передачи, счета‑фактуры и иные сопроводительные документы;
представлять интересы Доверителя в отношениях с поставщиками, транспортными компаниями и таможенными органами;
иные действия, непосредственно связанные с получением и оформлением материальных ценностей (указать при необходимости).


Срок действия доверенности: с «___» __________ 20__ г. по «___» __________ 20__ г.
(или «бессрочно» – при условии, что доверенность не является безотзывной и не содержит права передоверия).

Право передоверия: не предоставляется (или «предоставляется» – уточнить при необходимости).
Подпись доверителя: _____________________ / _____________________/
Расшифровка подписи: ______________________________________________

Подпись главного бухгалтера: _____________________ / _____________________/
Расшифровка подписи: ______________________________________________

Печать организации: (при наличии) _______________________

Примечание: В поле «Дата составления» указывается день, месяц и год составления доверенности. Если доверенность выдаётся на неопределённый срок, в графе «Срок действия» пишут «бессрочно» и делают отметку о возможности её отзыва в соответствии с внутренним регламентом.

Требования к оформлению доверенности

• Документ должен быть составлен на русском языке;
• Обязательные реквизиты: наименование и адрес организации‑доверителя, её ИНН/КПП/ОКПО, дата и номер доверенности, полное наименование и паспортные данные доверенного лица, перечень полномочий, срок действия, подписи руководителя и главного бухгалтера, печать (при наличии);
• Текст должен быть чётким, без двусмысленностей; полномочия формулируются глаголами в повелительном наклонении (получать, подписывать, представлять и т.д.);
• При наличии права передоверия необходимо прямо указать это в доверенности и приложить согласие передоверителя;
• Доверенность, выдаваемая на срок более одного года или безотзывная, должна быть нотариально заверена (ст. 185 ГК РФ).

Журнал регистрации доверенностей

Для учёта доверенностей организации рекомендуется вести журнал (можно в электронном виде) с následujющими колонками:

Каждая запись получает уникальный номер, который одновременно ставится на самом бланке доверенности (например, «Доверенность № ДВ‑2026‑001»).

Хранение и учёт доверенностей

• Оригиналы доверенностей хранятся в деле «Доверенности» (обычно в отделе кадров или юридическом отделе) в течение срока действия плюс 5 лет после его истечения (в соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учёте» и внутренними нормативами хранения документов);
• Копии доверенностей передаются доверенному лицу и, при необходимости, бухгалтерии для проведения операций;
• При прекращении действия доверенности (истечение срока, отзыв, выполнение поручения) в журнале делается отметка «Аннулирована» с указанием даты и основания (приказ, заявление доверяющего лица);
• Аннулированные оригиналы помещаются в отдельную папку «Аннулированные доверенности» и хранятся не менее 3 лет.

Отзыв и аннулирование доверенности

Доверитель вправе отозвать доверенность в любой момент, если иное не предусмотрено законом или договором (ст. 188 ГК РФ). Процедура отзыва включает:

1. Составление письменного заявления об отзыве (можно в виде приказа руководителя);
2. Уведомление доверенного лица о отзыве (лично под роспись или заказным письмом с уведомлением о вручении);
3. Внесение записи в журнал регистрации с отметкой «Отозвано» и указанием даты и основания;
4. Изъятие оригинала доверенности у доверенного лица (если он её всё ещё хранит) и помещение её в дело аннулированных документов;
5. Уведомление контрагентов (поставщиков, транспортных компаний) о прекращении полномочий доверенного лица, если это необходимо для предотвращения несанкционированных действий.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли нотариально заверять доверенность на получение ТМЦ?

Если доверенность выдаётся на срок не более одного года, не содержит права передоверия и не является безотзывной, нотариальное заверение не требуется. Достаточно подписи руководителя и главного бухгалтера и печати организации.

Можно ли использовать электронную цифровую подпись (ЭЦП) при оформлении доверенности?

Да, с 2021 года допускается оформление доверенности в электронном виде с использованием ЭЦП, при условии, что внутренние нормативы организации это позволяют и контрагент принимает электронный документ.

Какой срок хранения копии доверенности у доверенного лица?

Копия хранится у доверенного лица до момента отзыва или истечения срока действия доверенности. После этого копия подлежит возврату в организацию или уничтожению по акту.

Нужно ли вносить изменения в доверенность при смене реквизитов организации (например, изменение ИНН)?

Если изменение не влияет на суть полномочий (например, изменение только юридического адреса), достаточно сделать приложение к доверенности с указанием новых реквизитов. При изменении наименования организации или её организационно‑правовой формы рекомендуется оформить новую доверенность.

Регистрация доверенностей в организации – важный элемент внутреннего контроля и правовой безопасности. Соблюдение установленного порядка оформления, внесение данных в журнал учёта, правильное хранение и своевременный отзыв позволяют минимизировать риски неправомерного использования полномочий и обеспечить прозрачность взаимодействия с контрагентами. Представленный выше образец формы доверенности и рекомендации по её регистрации могут быть использованы как отправная точка для разработки внутренних нормативных актов вашей организации.

Если у вас возникнут вопросы по адаптации образца под специфику вашей деятельности или по внедрению электронного документооборота, рекомендуется проконсультироваться с юристом и специалистом по делопроизводству.