Реестр документов при увольнении, это ключевой внутренний документ кадрового делопроизводства. Он служит для систематизации и учета всех бумаг, связанных с прекращением трудовых отношений. Его ведение обязательно для организаций, так как обеспечивает юридическую чистоту процесса и упрощает отчетность в контролирующие органы (ФНС, ПФР, Роструд).
Зачем нужен реестр? Основные цели
- Контроль и систематизация: Все документы по увольнению (приказы, заявления, характеристики) собираются в одном месте.
- Подготовка отчетности: Данные из реестра используются для заполнения форм СЗВ-ТД, ЕФС-1 и других.
- Юридическая защита: Наличие полного и правильно оформленного пакета документов минимизирует риски трудовых споров и проверок.
- Учет кадровых операций: Позволяет быстро анализировать текучесть кадров и готовить статистику.
Какие документы включаются в реестр? Полный перечень
В реестр заносятся все без исключения документы, созданные в процессе увольнения конкретного сотрудника. Типовой набор включает:
Инициативные документы от работника
- Заявление об увольнении (по собственному желанию, по соглашению сторон и т.д.).
- Расписка о получении (копии) заявления, если сотрудник подает его лично.
Документы от работодателя
- Приказ (распоряжение) об увольнении. Это главный документ, на основании которого прекращаются трудовые отношения. Должен быть издан в течение 3 дней с даты подачи заявления (если иное не предусмотрено ТК РФ).
- Трудовая книжка (в бумажном виде) с внесенной записью об увольнении. При электронной трудовой книжке (ЭТК), выписка из нее;
- Характеристика (справка) на работника (по требованию сотрудника или по инициативе работодателя).
- Расчетный листок (ведомость) с полным расчетом: заработная плата, компенсация за неиспользованный отпуск, удержания и т.д.
- Справка о доходах физического лица (форма 2-НДФЛ) за период работы в организации.
- Справка о среднем заработке для расчета пособий (если требуется).
Документы для отчетности в фонды и налоговую
- СЗВ-ТД (Сведения о трудовой деятельности). С 2021 года подается в электронном виде. В реестре хранится квитанция об отправке или подтверждение приема.
- СЗВ-СТАЖ (Сведения о страховом стаже). Подается при увольнении, если сотрудник не передает стаж в новую организацию.
- ЕФС-1 (Единая форма сведений). ьный лист и подразделы 1, 1.1 подаются в ПФР в течение 15 дней после увольнения. В реестре — подтверждение отправки.
- Документы по персональным данным: акт об уничтожении анкеты и других документов ПДн, если иное не требуется по закону хранения.
Образец реестра документов при увольнении (таблица)
Ниже представлен универсальный образец реестра в виде таблицы. Его можно адаптировать под нужды конкретной организации.
| № п/п | ФИО сотрудника | Подразделение, должность | Дата увольнения | Основание увольнения (статья ТК РФ, пункт приказа) | Перечень документов (наименование, номер, дата) | Примечание (кем и когда получены/отправлены) |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Иванов Петр Сергеевич | Отдел продаж, менеджер | Ст. 80 ТК РФ (по собственному желанию), п. 1 приказа № 125-к | 1. Заявление от . 2. Приказ № 125-к от . 3. Трудовая книжка (запись № 5). 4. Расчетный листок от . 5. Справка 2-НДФЛ за 2026 г. 6. СЗВ-ТД, квитанция от . 7. ЕФС-1, квитанция от ; | Документы переданы в архив (Иванова А.С., кадровик). | |
| 2 | … | … | … | … | … | .;. |
Как заполнять реестр: пошаговые правила
- Нумерация: Ведутся сквозные номера в течение календарного года.
- Дата увольнения: Указывается дата, указанную в приказе и запись в трудовой книжке.
- Основание: Точная ссылка на пункт приказа и статью Трудового кодекса РФ (например, «п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ», увольнение за прогул).
- Перечень документов: Перечисляются ВСЕ документы по каждому пункту из списка выше. Указываются их номера и даты. Это самый важный столбец.
- Примечание: Фиксируется, кто и когда передал документы в архив/сдал отчетность. Например: «Передано в архив , акт № 45» или «СЗВ-ТД отправлена в ПФР , трек-номер…».
Куда и как долго хранить реестр и сами документы?
Сроки хранения регулируются законодательством:
- Трудовая книжка (бумажная), 75 лет.
- Приказы по личному составу (включая об увольнении) — 75 лет.
- Расчетные листки, заявления, характеристики, 3 года (срок исковой давности по трудовым спорам), но рекомендуется хранить 5 лет для безопасности.
- СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, ЕФС-1 — бессрочно.
Реестр как документ хранится вместе с приложениями (копиями документов) в архиве организации в соответствии с номенклатурой дел.
Типичные ошибки при ведении реестра
- Неполный перечень документов: Забывают включить в реестр, например, справку 2-НДФЛ или подтверждение отправки СЗВ-ТД.
- Неточность в данных: Ошибки в ФИО, датах, номерах приказов.
- Отсутствие ссылок на законы: В графе «Основание» написано «увольнение по собственному желанию», а не «ст. 80 ТК РФ».
- Нет отметки о передаче в архив/отправке: Непонятно, где находятся документы после увольнения.
- Хранение только в электронном виде без резервной копии.
Реестр документов при увольнении — это не формальность, а важнейший инструмент кадрового и бухгалтерского учета. Его правильное ведение:
- Гарантирует соблюдение Трудового кодекса РФ.
- Обеспечивает бесперебойную сдачу отчетности в ПФР и ФНС.
- Защищает организацию от судебных исков бывших сотрудников.
Используйте приведенный образец, адаптируйте его под свою организацию и строго следите за полнотой и точностью заполнения. Помните: качество кадрового документооборота — это прямая залог правовой безопасности вашего бизнеса.
Примечание: Данный образец и инструкция составлены на основе актуального законодательства РФ (ТК РФ, Положение о документах и архивном деле). Перед применением рекомендуется ознакомиться с внутренними правилами(document management policy) вашей организации и, при необходимости, проконсультироваться с юристом.