В современных реалиях защита личной информации становится всё более актуальной. При трудоустройстве работник передает работодателю значительный объем сведений о себе. Именно поэтому пункт трудового договора по персональным данным — это не просто формальность, а важнейшее юридическое условие, которое обязывает работодателя действовать в рамках закона и гарантирует сотруднику защиту его частной жизни.
Что относится к персональным данным работника?
Согласно законодательству (в частности, статье 86 ТК РФ), персональные данные — это любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному физическому лицу (субъекту персональных данных). К таким сведениям в контексте трудовых отношений относятся:
- Фамилия, имя, отчество;
- Год, месяц, дата и место рождения;
- Адрес проживания и регистрации;
- Паспортные данные;
- Семейное, социальное и имущественное положение;
- Сведения об образовании, профессии и трудовом стаже (трудовая книжка или сведения о стаже);
- Информация, указанная в анкете, которую соискатель заполняет при приеме на работу.
Важно понимать: сам трудовой договор, а также приказ о приеме на работу и другие документы, связанные с трудовой деятельностью, также относятся к персональным данным работника.
Обязателен ли пункт о персональных данных в трудовом договоре?
Работодатель обязан получать согласие на обработку личной информации. На практике существует два законных способа оформить это согласие:
- Включить специальный пункт непосредственно в текст трудового договора. Это удобно, так как работник подписывает один документ, и отпадает необходимость вести отдельный реестр согласий.
- Оформить согласие в виде отдельного документа (приложения к договору), который сотрудник подписывает при приеме на работу.
Если вы выбираете первый вариант, в договоре обязательно должен быть прописан соответствующий раздел.
Что должен содержать пункт трудового договора по персональным данным?
Чтобы условие о обработке имело юридическую силу и соответствовало требованиям ТК РФ и профильных законов, оно должно максимально прозрачно регламентировать процесс работы с информацией. Типовой пункт включает следующие элементы:
Перечень обрабатываемых данных
Необходимо указать, какая именно информация подлежит обработке. Рекомендуется привести исчерпывающий, но при этом достаточно гибкий список (ФИО, паспортные данные, сведения о стаже и т.д.).
Цели обработки
Работодатель не имеет права собирать данные ради любопытства. Цели должны быть четко прописаны, например:
- Кадровый учет и ведение личного дела;
- Начисление заработной платы и налогов;
- Обеспечение безопасности труда;
- Оформление доступа к корпоративным ресурсам.
Перечень действий с данными
Необходимо указать, что именно будет происходить с информацией: сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение, извлечение, использование, передача, обезличивание или удаление.
Сроки обработки
Обычно устанавливается срок, равный сроку действия трудового договора, плюс срок хранения документов, установленный законодательством (например, для налоговых и бухгалтерских целей, не менее 5 лет после увольнения);
Обязательства работодателя по защите
В пункте стоит зафиксировать, что работодатель обязуется не разглашать персональные данные работника без его согласия и принимать необходимые меры для их защиты от несанкционированного доступа.
Нюансы, о которых нужно помнить
Паспортные данные и действительность договора
Часто возникает вопрос: если в трудовом договоре не указаны паспортные данные работника, будет ли он считаться заключенным? Да, будет. Отсутствие паспортных данных не аннулирует факт трудовых отношений. Однако трудовой договор настоятельно рекомендуется дополнить этими сведениями, чтобы избежать проблем с идентификацией сотрудника и налоговыми органами.
Изменение персональных данных
В случае изменения сведений о работнике (например, смена фамилии при вступлении в брак), наниматель обязан внести эти изменения не только в личное дело сотрудника, но и в сам трудовой договор. Обычно это оформляется дополнительным соглашением к договору.
Обработка данных соискателей
Помните, что наниматели обрабатывают персональные данные еще до заключения договора — при рассмотрении резюме соискателей на трудоустройство. В этот момент также необходимо получить согласие кандидата на обработку его данных.
Пример формулировки пункта в трудовом договоре
Для наглядности приведем базовый пример того, как может звучать данный раздел:
«Условия обработки персональных данных работника»:
Работник дает согласие Работодателю на обработку своих персональных данных (ФИО, дата и место рождения, паспортные данные, адрес регистрации и проживания, сведения об образовании, семейном положении, трудовом стаже и иные сведения, необходимые для трудоустройства) в целях заключения и исполнения настоящего трудового договора, кадрового учета, начисления заработной платы и налогов.
Работодатель обязуется использовать персональные данные Работника исключительно в указанных целях, обеспечивать их защиту от несанкционированного доступа и не передавать их третьим лицам без согласия Работника, за исключением случаев, прямо предусмотренных действующим законодательством РФ.
Согласие на обработку персональных данных действует в течение срока действия настоящего трудового договора, а также в течение сроков, установленных законодательством РФ для хранения кадровой и бухгалтерской документации после его прекращения.
Грамотно составленный пункт трудового договора по персональным данным защищает обе стороны. Работник получает гарантии того, что его личная информация не попадет в чужие руки, а работодатель страхует себя от серьезных штрафов со стороны контролирующих органов. Уделите особое внимание формулировкам, и ваш кадровый документооборот будет безупречным.