Приём сотрудника на работу – один из ключевых моментов в деятельности любой организации. Правильное оформление трудовых отношений не только защищает права работника, но и минимизирует риски для работодателя, связанные с проверками трудовой инспекции и штрафами. Ниже представлена подробная инструкция, основанная на действующем Трудовом кодексе РФ (ТК РФ) и актуальной практике 2026 года.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ – ст. 67 ( заключение трудового договора ), ст. 68 ( оформление приёма на работу ), ст. 66 ( запись в трудовой книжке ).
• Федеральный закон от № 377‑ФЗ (изменения в ст. 68 ТК РФ).
• Постановления Правительства РФ о порядке подачи сведений в Социальный фонд РФ (форма ЕФС‑1).
• Локальные нормативные акты организации (положение о приёме на работу, внутренний трудовой распорядок).

Все перечисленные нормы обязательны для соблюдения при оформлении нового сотрудника.

Этапы приёма на работу

1. Приём заявления о приёме на работу (можно в свободной форме, но желательно с указанием должности, желаемого графика и даты начала работы).
2. Проверка документов кандидата (паспорт, СНИЛС, ИНН, трудовая книжка или электронный трудовой лист, документы об образовании/квалификации, медицинская справка при необходимости).
3. Издание приказа (распоряжения) о приёме на работу – оформляется в тот же день, что и трудовой договор, либо в течение трёх рабочих дней после начала работы.
4. Ознакомление сотрудника с приказом под подпись – должно состояться не позднее трёх рабочих дней с момента фактического начала работы (ч. 2 ст. 68 ТК РФ).
5. Внесение записи в трудовую книжку (или электронный трудовой лист) – в течение пяти рабочих дней после заключения договора (на основании приказа или самого договора).
6. Уведомление Социального фонда РФ – не позднее следующего рабочего дня после издания приказа (или начала работы) подаётся форма ЕФС‑1, подраздел 1.1 (ьный лист и подраздел 1).
7. Проведение инструктажа по охране труда и знакомство с локальными нормативными актами – обязательно перед допуском к самостоятельной работе.

Документы, необходимые для приёма на работу

От работника

• Заявление о приёме на работу (можно оформить в произвольной форме).
• Паспорт (страницы с данными и пропиской).
• СНИЛС.
• ИНН (при наличии).
• Трудовая книжка или электронный трудовой лист (если ведётся электронно).
• Документы об образовании, квалификации, профессиональные сертификаты (по требованию должности).
• Медицинская справка (если работа связана с вредными и/или опасными условиями труда).

От работодателя

• Трудовой договор (два экземпляра – один для работника, один для работодателя).
• Приказ о приёме на работу (форма Т‑1 или произвольная, но с обязательными реквизитами).
• Локальные нормативные акты (должностная инструкция, внутренний трудовой распорядок, политика конфиденциальности и т.д.).
• Согласие на обработку персональных данных (ФЗ‑152).
• Уведомление о приёме на работу в Социальный фонд РФ (форма ЕФС‑1).

Трудовой договор: основные положения

Трудовой договор должен содержать, как минимум, следующие пункты (ст. 57 ТК РФ):

1. Наименование сторон (ФИО работника, наименование и реквизиты работодателя).
2. Дата заключения договора и дата начала работы.
3. Должность, структурное подразделение, место работы (адрес).
4. Описание трудовой функции (краткое содержание должностных обязанностей).
5. Условия оплаты труда (оклад, надбавки, премия, система выплаты – не реже двух раз в месяц).
6. Режим работы и время отдыха (график, продолжительность рабочей недели, перерывы).
7. Условия отпуска (основной и дополнительный).
8. Права и обязанности сторон.
9. Условия изменения и расторжения договора.
10. Дополнительные положения (например, испытательный срок, конфиденциальность, конкуренция).

Важно, чтобы содержание приказа о приёме на работу полностью соответствовало условиям трудового договора (ст. 68 ТК РФ).

Приказ о приёме на работу

Форма и реквизиты

Приказ может быть оформлен на унифицированной форме Т‑1 или в произвольном виде, но обязательно должен содержать:

• Наименование организации.
• Номер и дата приказа.
• Основание издания (трудовой договор № …, дата заключения).
• ФИО сотрудника, его должность, структурное подразделение.
• Дата начала работы (фактическое допущение к работе).
• Указание на ознакомление сотрудника с приказом под подпись (с указанием срока – не более трёх рабочих дней).
• Подпись руководителя и расшифровка.

Пример приказа (упрощённый)

ПРИКАЗ
№ 123‑отд
г. Москва
«02» мая 2026 г.

О приёме на работу

В соответствии с трудовым договором № 456 от «02» мая 2026 г. заключённым между
ИП Иванов Иван Иванович (далее – Работодатель) и
Петров Петр Петрович (далее – Работник),

ПРИКАЗЫВАЮ:

Принять на работу Петрова Петра Петровича на должность менеджера по продажам
 в отдел продаж ООО «Ромашка» с «02» мая 2026 г.
Ознакомить Петрова П.П. с настоящим приказом под подпись в течение трёх
 рабочих дней с момента фактического начала работы.

Отдел кадров обеспечить внесение записи о приёме на работу в трудовую
 книжку (электронный трудовой лист) в течение пяти рабочих дней.

Бухгалтерии начислить заработную плату согласно условиям трудового договора
 с «02» мая 2026 г.

Директор: _____________ /Иванов И.И./

После издания приказа работник расписывается в специальном журнале ознакомления или на самом приказе.

Уведомление Социального фонда РФ (СФР)

С 2023 года подача сведений о приёме на работу осуществляется через форму ЕФС‑1 (бывшая СЗВ‑ТД).

• Кто подаёт: работодатель (или уполномоченное лицо).
• Когда: не позднее следующего рабочего дня после издания приказа о приёме на работу (или после фактического начала работы, если приказ не издан).
• Что включает: ьный лист и подраздел 1.1 формы ЕФС‑1 (сведения о работнике, дате приёма, должности, виде трудового договора).
• Способ подачи: электронно через личный кабинет на портале «Госуслуги» или через систему СБИС/Контур.Экстерн.

Несвоевременная подача влечёт штрафы согласно ст. 5.27 КоАП РФ (от 500 до 5000 руб. для должностных лиц, от 5000 до 10 000 руб. для организаций).

Трудовая книжка (электронный трудовой лист)

Запись о приёме на работу вносится:

• в бумажную трудовую книжку – в течение пяти рабочих дней после заключения трудового договора (на основании приказа или самого договора);
• в электронный трудовой лист – в тот же срок, но через личный кабинет работника на портале «Госуслуги».

Запись должна содержать: дату приёма, наименование организации, должность, номер и дату приказа (или трудового договора).

Особенности оформления при разных категориях работников

Срочный трудовой договор

Можно заключить, если есть основания (например, сезонная работа, проектный характер, статус ИП с численностью менее 15 человек). Срок указывается в договоре; если договор заключён на срок до шести месяцев, он считается срочным без необходимости указывать причину (ст. 59 ТК РФ).

Неполный рабочий день / неполная рабочая неделя

Условие указывается в трудовом договоре и в заявлении работника о приёме на работу. Оформляется так же, как и полная занятость, но с указанием графика (например, 20 часов в неделю).

Работник‑ИП или самозанятый

Если лицо зарегистрировано как ИП или самозанятый, но работает у вас по трудовому договору, необходимо оформить обычный трудовой договор (ГПХ не допускается для постоянной занятости). С 2025 года трудовая инспекция требует заключать трудовой договор даже с самозанятыми, если работа носит постоянный характер.

Иностранные работники

Требуется разрешение на работу, патент или вид на жительство, а также копия миграционной карты. Трудовой договор оформляется на русском языке; при необходимости – с переводом.

Ответственность за нарушения при оформлении приёма на работу

• Отсутствие трудового договора – штраф от 30 000 до 50 000 руб. для организации, от 1000 до 5000 руб. для должностного лица (ст. 5.27 КоАП РФ).
• Нарушение сроков ознакомления с приказом – штраф от 1000 до 5000 руб.
• Поздняя подача сведений в СФР – штраф от 500 до 5000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ).
• Отсутствие записи в трудовой книжке – штраф от 3000 до 5000 руб.

Кроме штрафов, возможны civil‑иски работника о возмещении ущерба (например, невыплата заработной платы за период, когда фактически работал, но не был оформлен).

Практические рекомендации для работодателя

1. Создайте чек‑лист приёма на работу, включающий все перечисленные этапы и документы.
2. Используйте электронный документооборот (например, систему «Контур.Экстерн» или «1C:Зарплата и управление персоналом») для автоматической генерации приказа, трудового договора и формы ЕФС‑1.
3. Обеспечьте обучение кадровой службы актуальным изменениям в ТК РФ и порядку взаимодействия с СФР.
4. Храните копии всех документов (договоры, приказы, заявления, согласие на обработку ПДн) в течение 50 лет (как требует законодательство о персональных данных).
5. Регулярно проводите внутренний аудит соблюдения процедур приёма на работу.

Приём рабочего по трудовому договору – процесс, требующий строгого соблюдения законодательных норм и внутренних процедур организации. Следуя представленной пошаговой инструкции, вы обеспечите:

• Законность трудовых отношений;
• Защиту прав работника и интересов работодателя;
• Минимизацию рисков штрафов и судебных споров;
• Прозрачную и эффективную работу кадровой службы.

Помните, что основой успешного оформления является чёткое соответствие содержания приказа условиям трудового договора и своевременное информирование всех заинтересованных сторон (работник, бухгалтерия, кадры, Социальный фонд).

Удачной работы и продуктивного найма!