Кадровое делопроизводство – один из ключевых элементов любой организации․ Эффективная работа с персоналом возможна только при наличии четко прописанных правил и процедур․ Именно поэтому в большинстве компаний и государственных органов существует инструкция по кадровому делопроизводству, а её утверждение оформляется приказом руководителя․ Ниже вы найдете подробный разбор того, как правильно подготовить и утвердить такой приказ, а также готовый образец, который можно сразу использовать․

Что такое приказ об утверждении инструкции по кадровому делопроизводству?

Приказ – это приказное решение руководителя, в котором формально утверждается документ (инструкция) и приостанавливается его ввод в действие․ Приказ содержит:

• Наименование организации
• Номер и дата приказа
• Утверждающий орган (обычно руководитель или совет директоров)
• Содержание утверждаемой инструкции
• Сроки и ответственные лица за внедрение
• Подпись и печать

После утверждения приказа инструкция переходит в статус действующего документа, а её исполнение начинается в соответствии с указанными сроками․

Законодательная база

Приказ об утверждении инструкции по кадровому делопроизводству регулируется следующими нормативными актами:

1. Федеральный закон «О государственной гражданской службе» (для государственных органов)
2. Трудовой кодекс РФ
3. Постановления правительства РФ о кадровом делопроизводстве
4. ГОСТ Р 6․30-2003 «Библиографическая запись․ Общие требования и правила составления» (для оформления документов)

При подготовке приказа важно учитывать требования конкретного законодательства, действующего в вашей организации․

Содержание приказа

Ниже приведён список обязательных пунктов, которые должны присутствовать в приказе:

• Наименование организации и подразделения
• Номер и дата приказа
• Утверждающий орган (например, Генеральный директор)
• Утверждение инструкции (указывается название, номер и дата утверждения)
• Сроки внедрения и ответственные лица
• Печать и подпись руководителя

Шаблон приказа об утверждении инструкции по кадровому делопроизводству

Ниже представлен готовый образец приказа, который можно адаптировать под свои нужды․ Замените текст в квадратных скобках на актуальные данные вашей организации․

ПРИКАЗ
№ [номер приказа] от [дата]

Об утверждении инструкции по кадровому делопроизводству

В целях обеспечения эффективного кадрового делопроизводства, в соответствии с Федеральным законом «О государственной гражданской службе» и Трудовым кодексом РФ, а также в соответствии с внутренними регламентами организации, утверждаю:

Инструкцию по кадровому делопроизводству, утверждённую приказом [название органа] от [дата утверждения], с номером [номер инструкции]․

Ввести в действие данную инструкцию с [дата начала действия]․
Назначить ответственными за внедрение инструкции:
 ― [ФИО, должность] – ответственный за подготовку кадровых документов;
 ⏤ [ФИО, должность] – ответственный за контроль исполнения инструкций;
 ⏤ [ФИО, должность] – ответственный за обучение персонала․

Обязую всех сотрудников организации соблюдать положения данной инструкции․

Приказ вступает в силу с момента его подписания․

[Подпись руководителя]
[ФИО руководителя]
[Должность]
[Печать организации]

Как подготовить инструкцию по кадровому делопроизводству?

Перед тем как утвердить приказ, необходимо подготовить саму инструкцию․ Ниже перечислены основные разделы, которые обычно включаются в такой документ:

• Общие положения (определения, принципы работы)
• Порядок оформления кадровых документов (заявления, приказов, справок)
• Сроки и ответственные лица за каждый этап
• Контроль исполнения и аудиторские проверки
• Ответственность за нарушение инструкций
• Внесение изменений и дополнений (порядок утверждения)

При разработке инструкции важно учитывать требования ГОСТ 6․30-2003 и другие стандарты оформления документов․

Как внедрить инструкцию в действие?

После утверждения приказа необходимо выполнить следующие шаги:

1. Разослать копию приказа и инструкции всем сотрудникам․
2. Провести обучающие сессии для кадровой службы и руководителей подразделений․
3. Установить контрольные точки (например, ежемесячные отчёты о выполнении инструкций)․
4. Провести аудит после 3–6 месяцев внедрения․
5. Внести корректировки в инструкцию, если это необходимо․

Пример заполнения приказа (Word / PDF)

Для вашего удобства можно скачать готовый шаблон приказа в формате Word и PDF:

• Приказ об утверждении (Word)
• Приказ об утверждении (PDF)

Часто задаваемые вопросы

• Можно ли утвердить инструкцию и план внедрения в одном приказе? Да, это распространённая практика․ В таком случае в приказе перечисляются пункты по внедрению с указанием сроков и ответственных․
• Что делать, если инструкция требует изменений? Внесение изменений оформляется отдельным приказом, в котором указывается номер и дата исходной инструкции, а также перечень изменений․
• Как проверить, что инструкция соблюдается? Проводятся регулярные внутренние аудиты и контрольные проверки․ Результаты фиксируются в отчётах и передаются руководству․

Приказ об утверждении инструкции по кадровому делопроизводству – это ключевой документ, который обеспечивает порядок и прозрачность работы с персоналом․ Следуя приведённому образцу и рекомендациям, вы сможете быстро и без ошибок подготовить, утвердить и внедрить инструкцию в своей организации․

Успехов в работе с кадровой документацией!