Разменный фонд (кассовый разменный фонд) – это сумма денежных средств, выделенная из основной кассы предприятия для обеспечения своевременной выдачи сдачи при расчётах с покупателями, клиентами и контрагентами. Оформление приказа о создании и использовании разменного фонда является обязательным внутренним нормативным актом, регламентирующим порядок его формирования, хранения, учёта и списания.

Нормативная база

• Федеральный закон № 402‑ФЗ «О бухгалтерском учёте» (ст. 12) – требования к учёту кассовых операций;
• Приказ Минфина России от № 94н «Об утверждении Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учёта» (счёт 50 «Касса»);
• Внутренние положения организации (Политика cash‑management, Положение о кассовой дисциплине).

Цели и задачи приказа

1. Установить размер разменного фонда на текущий финансовый год;
2. Определить порядок формирования, пополнения и возврата фонда в основную кассу;
3. Назначить ответственных лиц за хранение и учёт фонда;
4. Регламентировать документальное оформление операций с разменным фондом (приходно‑расходные ордера, ведомости).

Структура приказа

Типовой приказ состоит из следующих разделов:

• Наименование документа и его номер;
• Дата и место издания;
• Преамбула (основания для издания);
• Распорядительная часть (конкретные указания);
• Контроль исполнения (ответственные лица, сроки);
• Заключительные положения (вступление в силу, хранение).

Образец приказа о разменном фонде в кассе на год

ПРИКАЗ
№ __/2026 от «__» __________ 2026 г;
г. _______________

О разменном фонде в кассе

На основании:

 
Федерального закона № 402‑ФЗ «О бухгалтерском учёте»;
 
Приказа Минфина России от № 94н;
 
Внутреннего Положения о кассовой дисциплине (утв. приказом № __/2025).


Приказываю:

Установить размер разменного фонда кассы на 2026 финансовый год в сумме _____ рублей ___ копеек (в словах: ___________________________ __________ рублей ____ копеек).

Назначить ответственных лиц:
 

 
Главный бухгалтер – Ф.И.О. – отвечает за формирование фонда, его пополнение и возврат в основную кассу;
 
Кассир – Ф.И.О. – обеспечивает хранение фонда в сейфе кассы, ведение приходно‑расходных ордеров и ежедневную сверку остатка;
 
Руководитель отдела безопасности – Ф.И.О. – контролирует соблюдение режима доступа к сейфу и проводит внеплановые инвентаризации.
 

Порядок формирования и использования фонда:
 

 
Формирование фонда осуществляется путём выдачи из основной кассы суммы, указанной в п. 1 приказа, на основании приходно‑расходного ордера № __/2026;
 
Фонд хранится в отдельном sealed контейнере (сейфе) кассы, доступ к которому имеют только лица, указанные в п. 2;
 
При выдаче сдачи покупателям кассир производит расход из разменного фонда, оформляя каждый расходный ордер с указанием суммы, даты и номера чека;
 
Ежедневно, не позднее 18:00, кассир проводит сверку фактического остатка фонда с бухгалтерскими записями и оформляет ведомость сверки;
 
При недостатке средств в разменном фонде кассир оформляет запрос на пополнение, который после одобрения главного бухгалтера исполняется путём выдачи дополнительной суммы из основной кассы;
 
При излишке средств в фонде (например, после окончания рабочего дня) излишек возвращается в основную кассу оформлением приходно‑расходного ордера.
 
Учёт разменного фонда:
 

 
Счёт 50 «Касса» – субсчёт 50.1 «Разменный фонд»;
 
Все операции с фондом отражаются в бухгалтерском учёте приходно‑расходными ордерами и ведомостями сверки;
 
Ежемесячно главный бухгалтер представляет руководителю организации отчёт о состоянии разменного фонда (остаток на начало и конец месяца, суммы пополнения и возврата).
 


Контроль и ответственность:
 

 
Нарушение порядка хранения, использования или учёта разменного фонда влечёт дисциплинарную ответственность в соответствии с Трудовым кодексом РФ и внутренними локальными актами организации;
 
Факты недостачи или излишка фонда, выявленные при инвентаризации, оформляются актом и подлежат возмещению виновным лицом.
 

Настоящий приказ вступает в силу с момента его подписания и действует до г., если иное не будет установлено последующими приказами.

Главный бухгалтер _______________ /Ф.И.О./
Директор _______________ /Ф.И.О./
М.П.

Инструкция по заполнению образца

1. Заполните реквизиты приказа: номер, дата, место издания (город).
2. В пункте 1 укажите точную сумму разменного фонда, которая определена на основе анализа средней дневной выручки и необходимости сдачи (например, 50 000 руб. 00 коп.).
3. В пункте 2 укажите Ф.И.О. и должности ответственных лиц. При необходимости добавьте дополнительные ответственные (например, главный бухгалтер по cash‑management).
4. Пункты 3‑5 содержат типовые положения; при необходимости скорректируйте их под особенности вашей организации (например, добавьте положения о проведении еженедельной инвентаризации или о использовании электронного журнала кассовых операций).
5. После подписания приказа зарегистрируйте его в журнале регистрации приказов, присвоив регистрационный номер и дату регистрации.
6. Оригинал приказа хранится в отделе кадров или в архиве приказов организации сроком не менее 5 лет; копия направляется в бухгалтерию и в службу безопасности.

Правильно оформленный приказ о разменном фонде в кассе обеспечивает прозрачность кассовых операций, минимизирует риски недостачи и излишка денежных средств, а также упрощает внутренний и внешний контроль. Используя представленный выше образец, вы сможете быстро адаптировать его под специфику вашего предприятия и обеспечить соблюдение всех требований законодательства и внутренних нормативных актов.

---

Дата подготовки материала: .