Прекращение трудового договора — одна из ключевых процедур в кадровом делопроизводстве, требующая строгого соблюдения законодательных требований. Правильное документирование увольнения защищает интересы как работодателя, так и работника, а также позволяет избежать юридических рисков и спорных ситуаций.

Законодательная база

Основные требования к документированию увольнения закреплены в Трудовом кодексе Российской Федерации, в частности в статье 84.1 ТК РФ. Согласно данной норме, работодатель обязан в день увольнения выдать работнику ряд документов, а также произвести с ним окончательный расчёт.

Обязательные документы при увольнении

В 2025–2026 годах работодатель обязан выдать следующие документы без каких-либо заявлений или запросов со стороны работника:

• Трудовую книжку с записью об увольнении — если ведение осуществлялось в бумажном виде;
• Форму СТД-Р — для работников, у которых трудовая книжка ведётся в электронном виде;
• Расчётный листок с указанием всех начислений и удержаний;
• Выписки из отчётов РСВ — с 2024 года формы отчётов изменились, отдельные разделы необходимо предоставить работнику;
• Персонализированные сведения из системы электронных трудовых книжек;
• Сведения из ЕФС-1 — единая форма отчётности;
• Личные документы работника (включая копии), если они хранились в организации.

Документы, выдаваемые по запросу работника

Помимо обязательного перечня, работник вправе запросить дополнительные документы, связанные с его трудовой деятельностью. Согласно законодательству, работодатель обязан предоставить их в течение трёх дней с момента обращения:

• Справки любого вида, подтверждающие трудовую деятельность;
• Выписки из кадровых документов;
• Копии приказов и распоряжений;
• Иные документы, имеющие отношение к работе в организации.

Порядок оформления увольнения: пошаговый алгоритм

Шаг 1. Получение заявления от работника (при увольнении по собственному желанию)

Работник пишет заявление об увольнении с указанием предполагаемой даты увольнения. При иных основаниях прекращения трудового договора этот шаг пропускается;

Шаг 2. Издание приказа об увольнении

На основании заявления или иных оснований издаётся приказ об увольнении по форме Т-8 или Т-8а. Работник должен быть ознакомен с приказом под подпись.

Шаг 3. Оформление записи в трудовой книжке

В бумажной трудовой книжке делается запись об увольнении с указанием:

Шаг 4. Подготовка расчёта и документов

Бухгалтерия производит окончательный расчёт: заработная плата, компенсация за неиспользованный отпуск, иные выплаты.

Шаг 5. Выдача документов в день увольнения

В последний рабочий день работник получает все обязательные документы. Рекомендуется составить опись выданных документов с подписью работника.

Рекомендации по организации процесса

Для минимизации рисков кадровым службам следует:

1. Составлять опись документов при увольнении, это подтверждение факта выдачи;
2. Собирать подписи в кадровый журнал — фиксация всех процедур;
3. Оставлять вторые экземпляры с расписками, для внутреннего учёта;
4. Печатать сведения из электронных отчётов — если отчётность сдаётся в электронном виде, для работника распечатываются необходимые разделы;
5. Проверять актуальность форм — с 2024 года изменились формы РСВ и ЕФС-1.

Ответственность работодателя за нарушения

Невыдача обязательных документов в день увольнения влечёт административную ответственность. Работник вправе обратиться в трудовую инспекцию или суд, что может привести к:

• Штрафам для должностных лиц и организаций;
• Обязательной компенсации морального вреда;
• Рассмотрению иска о признании увольнения неправомерным.

Ключевые выводы

Самое главное помнить, что соблюдение процедуры документирования увольнения — это не только формальное требование, но и гарантия защиты прав обеих сторон трудовых отношений. Очень важно отдавать предпочтение системному подходу: вести учёт, фиксировать все действия подписами работников, своевременно обновлять знания о законодательных изменениях. Невероятно важно помнить: в 2025–2026 годах актуальны обновлённые формы отчётности, а электронные трудовые книжки требуют предоставления работникам формы СТД-Р вместо бумажного документа.

Грамотная организация процесса увольнения позволяет работодателю избежать претензий со стороны проверяющих органов и судебных разбирательств, а работнику — гарантированно получить все полагающиеся документы для дальнейшего трудоустройства и оформления социальных гарантий.